نظم معلومات الموارد البشرية

تعد نظم معلومات الموارد البشرية من أهم الأدوات الرقمية التي تساعد المنشآت على إدارة بيانات الموظفين وتحسين العمليات اليومية وتعزيز الكفاءة التشغيلية وتقليل التكاليف. فما هو نظام معلومات الموارد البشرية HRIS؟ وما فوائده ومجالات استخدامه؟ وما الفرق بينه وبين نظام إدارة الموارد البشرية؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح نظم معلومات الموارد البشرية
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  
  • ما هي فوائد استخدام نظم إدارة معلومات الموارد البشرية HRIS؟
  • ما هي مجالات استخدام نظم معلومات الموارد البشرية؟
  • ما هي مكونات نظم معلومات الموارد البشرية؟
  • ما أنواع نظم معلومات الموارد البشرية؟
  • ما الفرق بين نظام إدارة الموارد البشرية ونظم معلومات الموارد البشرية؟
  • كيف ساهمت نظم المعلومات في تخطيط الموارد البشرية؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما تعريف نظم معلومات الموارد البشرية؟

نظام إدارة معلومات الموارد البشرية أو human-resources information systems هو نظام رقمي متكامل يهدف إلى جمع وتخزين وإدارة البيانات المتعلقة بالموارد البشرية داخل المنظمة عبر قاعدة بيانات مركزية تحتوي على معلومات شاملة عن الموظفين، مثل بياناتهم الشخصية وسجلاتهم الوظيفية وتاريخهم المهني ورواتبهم وإجازاتهم وتقييمات أدائهم وغيرها من المعلومات ذات الصلة، مع مجموعة من الأدوات والوظائف والتطبيقات التي تدير العمليات الرئيسية المتعلقة بهذه البيانات، مثل التوظيف والرواتب وتقييمات الأداء والإجازات وغيرها، ويهدف HRIS إلى تحسين كفاءة العمليات الإدارية وزيادة دقة البيانات وتعزيز اتخاذ القرارات التشغيلية والمالية، كما يُعد أداة حيوية للمؤسسات لتقليل التكاليف وتوفير بيئة عمل متطورة قائمة على التكنولوجيا.

ما هي فوائد استخدام نظم إدارة معلومات الموارد البشرية HRIS؟

تُعدّ نظم معلومات الموارد البشرية أداة أساسية في عالم الأعمال الحديث، إذ تقدم حلولاً متكاملة تُحسّن كفاءة العمليات وتُعزّز من فعالية إدارة الموارد البشرية، وتبرز أهميتها للمنشآت والشركات عبر تقديم الفوائد التالية:

تحسين الكفاءة والفعالية

تعمل نظم معلومات الموارد البشرية HRIS على أتمتة المهام الروتينية اليومية مثل كشوفات الرواتب وإدارة المزايا وتتبع الإجازات، ما يقلل من الوقت والجهد المبذولين، ويعمل على تبسيط العمليات، ويحسن سير العمل داخل قسم الموارد البشرية، كما يتيح الوصول إلى المعلومات بسرعة وسهولة دون الحاجة إلى البحث في ملفات متعددة أو استخدام جداول بيانات معقدة.

حفظ البيانات وتعزيز دقتها وأمانها

يوفر نظام HRIS قاعدة بيانات موحدة تشكل مستودعًا مركزيًا لجميع بيانات الموظفين، ما يضمن دقة المعلومات وموثوقيتها وتحديثها المستمر، كما يقلل من الأخطاء البشرية المرتبطة بإدخال البيانات يدويًا، بالإضافة إلى ذلك تتيح إجراءات الأمان المتقدمة التي تشملها منصة نظم معلومات الموارد البشرية مثل التشفير وتحديد صلاحيات الوصول ومسارات التدقيق والمراجعة الدورية حماية المعلومات الحساسة للموظفين والامتثال لمتطلبات خصوصية البيانات.

دعم اتخاذ القرارات

تعد التقارير المتقدمة التي توفرها نظم معلومات الموارد البشرية على اختلاف مكوناتها أدوات تحليلية قوية تساعد مختصي الموارد البشرية على فهم الاتجاهات والأنماط داخل المنشأة، ويمكن استخدامها لتطوير خطط فعالة في التوظيف والترقيات وتحديد الرواتب والمكافآت، كما يتيح الوصول إلى البيانات في الوقت الحقيقي اتخاذ قرارات مستنيرة تعزز من قدرة المنظمة على التكيف مع التغيرات والتحديات الجديدة في بيئة العمل.

تقليل التكاليف التشغيلية

يمكن لنظام HRIS من خلال أتمتة المهام الروتينية وتقليل الحاجة إلى العمليات اليدوية تقليل التكاليف التشغيلية المرتبطة بإدارة الموارد البشرية، كما يساهم في تقليل الاعتماد على الورق والأخطاء التي قد تكلف المنظمة مبالغ إضافية في التصحيحات وإعادة العمل.

تحسين تجربة الموظفين وزيادة رضاهم

غالبًا ما توفر نظم معلومات الموارد البشرية تطبيقات الخدمات الذاتية للموظفين التي تتيح لهم إدارة شؤونهم الخاصة مثل تحديث معلوماتهم الشخصية وتقديم طلبات الإجازات والسلف والاطلاع على مسيرات رواتبهم، وهو ما يخفف من العبء الإداري على قسم الموارد البشرية، ويحقق الشفافية والعدالة، ويعزز من رضا الموظفين.

الامتثال للوائح والقوانين

تمكّن أتمتة حفظ السجلات وإعداد التقارير الاحتفاظ بسجلات تفصيلية لجميع الأنشطة، ما يسهل عمليات التدقيق والتحقيقات القانونية عند الحاجة، كما يوفر النظام تحديثات مستمرة للأنظمة واللوائح لحماية المنشأة من مخاطر الغرامات والعقوبات التي قد تواجهها المنظمة نتيجة عدم الامتثال.

التكامل مع الأنظمة الأخرى

يتكامل نظام HRIS بسلاسة مع أنظمة الأعمال الأخرى الخاصة بالعمليات اليومية والتشغيلية للموارد البشرية مثل أنظمة مسيرات الرواتب والحضور والانصراف، أو برامج المحاسبة ومنصات التوظيف، ما يضمن تدفق البيانات بسلاسة بين مختلف أقسام المنظمة، ويعزز من الكفاءة التشغيلية، ويقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات يدوياً في أنظمة متعددة.

ما هي مجالات استخدام نظم معلومات الموارد البشرية؟

تعد نظم معلومات الموارد البشرية ركيزة أساسية في إدارة الموارد البشرية الحديثة، وتستخدم في عدة مجالات أساسية تغطي مجموعة متنوعة من الوظائف المتعلقة بالموظفين، مثل:

الملفات الشخصية للموظفين

تسجيل جميع بيانات الموظفين الأساسية مثل الاسم والعنوان وتاريخ الميلاد والمعلومات المصرفية والمؤهلات العلمية وغيرها، وتحديثها باستمرار، لضمان دقة المعلومات وتوفرها آنيًا عند الحاجة لها، إضافة إلى توفير ميزات أمان عالية لضمان سرية البيانات وحماية خصوصيتها من الوصول غير المصرح به.

الحضور والانصراف

يتيح نظام معلومات الموارد البشرية تتبع ساعات العمل وحضور الموظفين باستخدام التكنولوجيا المتطورة مثل بصمة الأصابع أو البطاقات الذكية، ما يتيح دقة تسجيل الغياب وساعات العمل الإضافية والإجازات، ويقوم بإعداد تقارير دورية بالحضور والغياب تساعد على تحسين إدارة الموارد البشرية والامتثال لقوانين العمل المحلية.

إدارة الأجور والمزايا

تقوم نظم HRIS بحساب الرواتب والمزايا بدقة مع مراعاة العناصر المختلفة مثل الرواتب الأساسية والحوافز والخصومات والضرائب، ويساهم نظام معلومات الموارد البشرية في تقليل الأخطاء البشرية عبر توليد مسيرات الرواتب رقميًا، وتحويل الرواتب إلى الموظفين عبر وسائل الدفع المتاحة مثل البنوك، إضافة لتمكين العاملين من الاطلاع على تفاصيل رواتبهم لتعزيز الشفافية والرضا الوظيفي.

تقييم الأداء

يتيح هذا النظام تحديد أهداف أداء محددة للموظفين ووضع النقاط على كل منها وتوجيهها للمسؤولين عن التقييم، إضافة إلى جدولة وإجراء التقييمات الدورية أو تكرارها وفق أوقات معينة، مع التأكيد على أنه يختص بالجانب الكمي من تقييم الأداء.

التوظيف

يعمل نظام HRIS على أتمتة عملية التوظيف بالكامل بدءًا من نشر إعلانات الوظائف على مواقع التوظيف وحتى اختيار المرشحين المناسبين، ويدعم النظام إدارة طلبات التوظيف وفرز السير الذاتية وتنسيق المقابلات، ويتيح نظام تتبع المتقدمين ATS عدة معايير وأسئلة لضمان وصول السير الذاتية المناسبة للمسؤولين عن التوظيف، ما يقلل من الوقت والجهد المبذولين في عمليات التوظيف التقليدية، ويسهم في اختيار أفضل الكفاءات.

الخدمة الذاتية للموظفين

واحدة من الميزات المهمة التي تقدمها نظم معلومات الموارد البشرية هي بوابة الخدمة الذاتية للموظفين، فمن خلال هذه البوابة يمكن للموظفين الوصول إلى بياناتهم الشخصية وتقديم طلبات الإجازات واستعراض كشوف الرواتب وغيرها من الخدمات التي تسهل عليهم تنفيذ الطلبات والإجراءات والعمليات المختلفة المتعلقة بشؤونهم المهنية، وتمنحهم المزيد من التحكم في معلوماتهم الشخصية، وتقلل من عبء العمل على إدارة الموارد البشرية.

التقارير والتحليلات

توفر نظم معلومات الموارد البشرية القدرة على توليد تقارير تحليلية دقيقة عن أداء الموظفين ونسب الغياب ومعدلات الدوران الوظيفي وغيرها من المعلومات الكمية المهمة، وتساعد هذه التقارير على اتخاذ قرارات مستنيرة لتحسين إدارة الموارد البشرية وتخطيط القوى العاملة المستقبلية.

ما هي مكونات نظم معلومات الموارد البشرية؟

تتضمن مكونات نظم معلومات الموارد البشرية أربعة عناصر رئيسية تعمل معًا لتحقيق إدارة فعالة للموارد البشرية، وهذه المكونات هي:

المدخلات

تشمل جميع معلومات الموظفين وبيانات التوظيف والتدريب والمكافآت والتعويضات، وتعد هذه المعلومات الأساس لتخطيط الموارد البشرية وتحقيق أهداف الإدارة، ويتم جمع البيانات من عدة مصادر مثل ملفات الموظفين أو قواعد البيانات الداخلية أو المصادر الخارجية مثل القوانين الحكومية والاتحادات العمالية.

العمليات

معالجة البيانات المدخلة باستخدام تقنيات متعددة مثل التصنيف والتحليل والهيكلة والتنبؤ لتحويل البيانات المدخلة إلى معلومات قيمة تستخدم في اتخاذ القرارات وإدارة الموارد البشرية وتسيير العمليات الإدارية المختلفة، كما تشمل العمليات مراجعة وتحديث سجلات الموظفين لتواكب التغيرات التنظيمية.

المخرجات

النتائج النهائية لعمليات المعالجة وتتمثل في تقارير الموظفين والمخططات والجداول والقوائم، ويتم استخدام هذه المعلومات لإنجاز المعاملات واتخاذ القرارات المبنية على البيانات حول الأداء والتوظيف والخصومات والمزايا.

التغذية العكسية

جميع المعلومات التي يحصل عليها النظام من المستخدمين بعد التطبيق، وتهدف إلى تقييم مدى نجاح النظام وكفاءته في تحقيق الأهداف وتحديد نقاط الضعف والقوة فيه، كما تساعد التغذية العكسية على تحسين نظم المعلومات عبر التحديثات المستمرة والمواءمة مع احتياجات المؤسسة.

ما أنواع نظم معلومات الموارد البشرية؟

يمكن تقسيم نظم معلومات الموارد البشرية إلى عدة أنواع رئيسية بناءً على الغرض والاستخدام، وتختلف هذه الأنظمة في قدرتها على معالجة المهام إذ يركز كل منها على نطاق ووظائف محددة تدعم أقسام الموارد البشرية بطرق متنوعة، وهذه الأنواع هي:

نظام معلومات الموارد البشرية التشغيلي

يركز على العمليات الروتينية واليومية مثل إدارة سجلات الموظفين وتحديث البيانات والتعامل مع اللوائح الحكومية، ويوفر قاعدة بيانات واسعة يمكنها تخزين التفاصيل الشخصية والمهنية للموظفين، كما يساهم في تحسين عملية التوظيف من خلال تتبع المتقدمين للوظائف ATS وتصنيف السير الذاتية وإدارة المقابلات، بالإضافة لتوفير أدوات تسمح بتوثيق أداء الموظفين دوريًا.

نظام معلومات الموارد البشرية الإستراتيجي

يركز على دعم القرارات الإستراتيجية بعيدة المدى المتعلقة بإدارة رأس المال البشري، ويتميز بإمكانية تحليل البيانات واتخاذ قرارات تتعلق بالتخطيط المستقبلي للقوى العاملة بما في ذلك تطوير الموظفين وتحديد المهارات والموارد المطلوبة لتحقيق أهداف النمو المستقبلية.  

نظام معلومات الموارد البشرية التكتيكي

يقدم دعمًا للقرارات المتعلقة بالموارد البشرية التي تؤثر على العمليات اليومية والمتوسطة الأجل، مثل التوظيف والتعويضات، ويساهم في تحقيق الكفاءة من خلال إدارة الرواتب والمزايا وتطبيق القوانين والسياسات الداخلية، كما يجمع معلومات عن الرواتب ومتطلبات السوق لتحديد موقع الشركة مقارنة مع المنافسين.

نظام معلومات الموارد البشرية الشامل

نظام متكامل يغطي جميع وظائف إدارة الموارد البشرية من التوظيف وإدارة الأداء إلى إدارة الرواتب والمزايا، ويتميز بقدرته على التكامل مع الأنظمة الأخرى في المؤسسة ما يتيح رؤية شاملة لكل العمليات. مثل برنامج جسر الذي يساعد على إدارة كافة جوانب الموارد البشرية بواجهة سهلة الاستخدام وتكامل مع تطبيقات أخرى وتحديث دائم للمتطلبات والقوانين السعودية.

نظام معلومات الموارد البشرية المتخصص أو محدود الوظائف

يركز على أداء وظيفة محددة أو عدد قليل من الوظائف، مثل إدارة الرواتب أو الجداول الزمنية، وتعد هذه الأنظمة مفيدة للشركات التي تحتاج إلى أدوات متخصصة لتحسين كفاءة إدارة وظائف محددة.  

نظم معلومات الموارد البشرية السحابية

تعمل عبر الإنترنت وتوفر إمكانية الوصول إلى البيانات من أي مكان وفي أي وقت، وهو فعّال خاصة للشركات التي تسعى إلى تقليل التكاليف المرتبطة بالبنية التحتية التقنية التقليدية، إذ يقدم تكلفة أولية منخفضة مع تحديثات تلقائية وإمكانية التوسع بسهولة مع نمو الشركة، ويعد نظام جسر الشامل نظامًا سحابيًا يوفر قاعدة بيانات آمنة وتحديثات دورية تواكب تغيرات السوق السعودية.

نظم معلومات الموارد البشرية الداخلية

تعمل على البنية التحتية الخاصة بالمؤسسة ما يمنحها مزيدًا من التحكم في البيانات وتخصيص النظام بناءً على احتياجاتها، لكنها ذات تكلفة أعلى وتحتاج إلى دعم فني داخلي مستمر.

ما الفرق بين نظام إدارة الموارد البشرية ونظم معلومات الموارد البشرية؟

يعد نظام إدارة الموارد البشرية HRMS حلًا تقنيًا متكاملًا يهدف إلى تحسين وتنظيم كافة جوانب إدارة الموارد البشرية داخل المؤسسة، ويشمل هذا النظام مجموعة واسعة من الوظائف التي تدعم العمليات اليومية بالإضافة إلى الوظائف الإستراتيجية، ومن أبرز الفروق بين نظم معلومات الموارد البشرية HRIS ونظام إدارة الموارد البشرية HRMS:

شمولية النظام

تركز نظم معلومات الموارد البشرية على إدارة البيانات التشغيلية للموظفين فتشمل وظائف الرواتب وتتبع الحضور والغياب والإجازات وتخزين المعلومات الشخصية والمهنية، ويعد مناسبًا للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تحتاج إلى تنظيم بيانات الموظفين بكفاءة دون الحاجة إلى ميزات إستراتيجية متقدمة.

في المقابل يقدم نظام إدارة الموارد البشرية حلًا شاملًا يغطي جميع وظائف نظم معلومات الموارد البشرية بالإضافة إلى وظائف إستراتيجية تتضمن أدوات تخطيط القوى العاملة وإدارة الأداء والتدريب والتطوير وتحليل البيانات الضخمة لدعم القرارات الإستراتيجية، وهو مثالي للشركات التي تسعى لدمج العمليات اليومية مع التخطيط المستقبلي وتنمية الموارد البشرية.

الوظائف والقدرات

تركز وظائف نظم معلومات الموارد البشرية على تسهيل العمليات اليومية بصورة دقيقة وفعالة، ويسعى النظام للتركيز على البيانات الكمية فقط بهدف تحسين الكفاءة اليومية للوظائف التشغيلية في الموارد البشرية وتوفير قاعدة بيانات مركزية لأتمتة هذه الوظائف. 

بينما تتوسع قدرات نظام إدارة الموارد البشرية لتغطي البيانات الكمية والنوعية، ويقدم إمكانات متقدمة لتحديد الأهداف الفردية والجماعية من عملية التقييم، وتوفير البرامج التدريبية، وتحليل احتياجات القوى العاملة المستقبلية وتخطيطها بما يتناسب مع أهداف المؤسسة، واستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي وتحليل البيانات الكبيرة لدعم اتخاذ القرارات الإستراتيجية بناءً على معلومات دقيقة وشاملة.

التكامل مع الأنظمة الأخرى

يوفر نظام المعلومات HRIS تكاملًا بسيطًا مع أنظمة أخرى تختص بتسيير العمليات الروتينية مثل إدارة الوقت والرواتب، وتعمل قاعدة البيانات المركزية على إدارة المعلومات الأساسية للموظفين لخدمة العمليات اليومية وأتمتة المهام الإدارية.

بينما يقدم نظام إدارة الموارد البشرية HRMS تكاملًا أكثر تعقيدًا مع كافة التطبيقات والأنظمة الأخرى التي تدعم العمليات الإستراتيجية وتحليل البيانات الضخمة وتوفير الإحصاءات والتقارير إضافة لأدوات الذكاء الاصطناعي.

كيف ساهمت نظم المعلومات في تخطيط الموارد البشرية؟

تلعب نظم معلومات الموارد البشرية دورًا في تخطيط الموارد البشرية من خلال إدارة العمليات التشغيلية والبيانات الكمية التي توفرها، إذ تتيح هذه الأنظمة للشركات عبر البيانات الأساسية للموظفين وقاعدة المعلومات تحليل الاتجاهات والتنبؤ باحتياجات القوى العاملة مستقبلًا  والتخطيط لتوظيفات جديدة بناءً على الفجوات المتوقعة.

وتساعد مراقبة الحضور وتحديد معدلات الإنتاجية على تحديد أية مشكلات في الحضور أو الأداء ما يدعم قرارات توزيع العمل والموارد بدقة أكثر، كما يساعد تتبع تكلفة الرواتب والمزايا على إعداد ميزانيات دقيقة تتيح اتخاذ قرارات مدروسة بشأن التعيينات الجديدة أو توزيع الموارد المتاحة.

ويمكن لأدوات تحليل معدل دوران الموظفين ومراجعة البيانات المتعلقة بالاستقالات والتعيينات تقييم مدى استقرار القوى العاملة وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تعزيز أو تحسين، وتقدم البيانات الكمية رؤية واضحة حول مدى الحاجة لتوظيفات إضافية أو تعديل في خطط الموارد البشرية وحلولًا تشغيلية تساعد على تخطيط وتوزيع الموارد البشرية بفاعلية.