نظام إدارة الموارد البشرية

يعد نظام إدارة الموارد البشرية Human Resources Management System أداةً برمجية شاملة لإدارة العمليات اليومية المتعلقة بالموارد البشرية في الشركات، وتوفير حلول تقنية لتسيير جميع وظائف القوى العاملة، وتقديم تقارير دقيقة لدعم اتخاذ القرارات، فما هي أهمية ووظائف النظام؟ وكيف يمكن اختيار تطبيق إدارة الموارد البشرية المناسب لأعمالك؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح نظام إدارة الموارد البشرية
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  
  • ما المقصود بنظام موارد بشرية سحابي؟
  • ما أهمية نظام إدارة الموارد البشرية؟
  • ما هي طبيعة وظائف نظام إدارة الموارد البشرية؟
  • ما الفروق بين نظام إدارة الموارد البشرية HRMS ونظم HRIS وHCM؟
  • ما هي الميزات الأساسية لاختيار نظام إدارة الموارد البشرية المناسب لأعمالك؟
  • ما أهمية أمان نظام إدارة الموارد البشرية
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما هو نظام إدارة الموارد البشرية؟

نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) هو تطبيق برمجي شامل لتبسيط وإدارة العمليات اليومية المتعلقة بالموارد البشرية في الشركات. يقوم هذا النظام بأتمتة مجموعة متنوعة من المهام الروتينية مثل تتبع أوقات الحضور والانصراف، وإدارة الرواتب، وحساب الإجازات المأجورة وغير المأجورة، وتقييم الأداء، وعملية التوظيف والتدريب، وتصميم جداول العمل، ويتكامل النظام مع الأنظمة الأخرى مثل المحاسبة لتسهيل إتمام الإجراءات والحصول على رؤى شاملة تستند إلى بيانات دقيقة.

بالإضافة إلى ذلك، يوفر HRMS منصة للخدمة الذاتية تتيح للموظفين إدارة شؤونهم الخاصة مثل طلبات الإجازة وتحديث المعلومات الشخصية، ما يعزز من كفاءة العمل ويضمن تنظيم البيانات وسهولة الوصول إليها.

ما المقصود بنظام موارد بشرية سحابي؟

نظام إدارة الموارد البشرية السحابي Cloud HR Management System هو أداة تكنولوجية حديثة تُستخدم لإدارة جميع جوانب الموارد البشرية في المؤسسة عبر الإنترنت، وتخزين البيانات والمعلومات على خوادم سحابية، ما يسمح بالوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت باستخدام أي جهاز متصل بالإنترنت، مثل برنامج جسر الأكثر تكاملاً في إدارة الموارد البشرية في المملكة العربية السعودية.

ومن ميزات نظام إدارة الموارد البشرية السحابي:

• المرونة في الوصول والتحكم: يسمح نظام الخدمة الذاتية بتسجيل الحضور وتقديم الإجازات وتحديث المعلومات والوصول إلى البيانات من أي جهاز حاسوب أو جوال، ما يوفر وقتًا وجهدًا كبيرين، ويدعم الأعمال عن بعد.
• الأمن واستعادة البيانات: تضمن أنظمة الموارد البشرية السحابية تخزين بيانات الموظفين بأمان مع تحديد صلاحيات الوصول، وتتيح استعادة البيانات بسهولة عند فقدها.
• تكلفة مقبولة: لا يتطلب نظام إدارة الموارد البشرية السحابي شراء أجهزة جديدة أو خودام، أو أجور صيانة وتحديثات.
• قابلية التوسع: يمكن توسيع نطاق البرنامج بسهولة بما يتناسب مع حجم المؤسسة وميزانيتها ونموها.
  
• التحديثات التلقائية: يتم تحديث النظام تلقائيًا دون الحاجة إلى تدخل يدوي، ما يضمن الحصول على أحدث الميزات والتحسينات.
• التكامل مع الأنظمة الأخرى: سواء الأنظمة الأخرى الموجودة في الشركة، أو الأنظمة الخارجية مثل التأمينات الاجتماعية والبنوك.

أهمية نظام إدارة الموارد البشرية

تعد أنظمة الموارد البشرية أداة فعالة لتحسين كفاءة العمليات الإدارية في المؤسسات. عبر تقديم العديد من الفوائد، مثل:

• تحسين الكفاءة والإنتاجية: تعمل أتمتة العمليات على تبسيط كافة الإجراءات ومنع الأخطاء البشرية، ما يقلل من الوقت والجهد المطلوبين ويجعل إدارة الموارد البشرية أكثر قدرة على التركيز على المهام الإستراتيجية.
• تحقيق الشفافية: يجمع النظام الوظائف المعقدة في منصة مركزية آمنة تسمح بالحصول على بيانات دقيقة ومحدثة يمكن الوصول إليها وفق الصلاحيات الممنوحة، ومشاركتها بسرعة وفعالية، ما يعزز الثقة بين الإدارة والموظفين، ويساعد في خلق بيئة عمل أكثر شفافية وعدالة.
• توفير رؤى شاملة وقرارات مستنيرة: يستخدم المديرون البيانات والتقارير والتحليلات والتقارير المستخلصة من النظام لتحسين جودة القرارات الإدارية، والتأكد من توافقها مع أهداف الشركة.
• ضمان الامتثال القانوني: يمكّن النظام من ضمان امتثال الإجراءات والمستندات للقوانين والتشريعات واللوائح المعتمدة، إضافة لتوثيقها وإدارتها بصورة صحيحة، وسهولة تتبعها وتدقيقها دوريًا.
• تخفيض التكاليف: يوفر نظام إدارة الموارد البشرية السحابي تكاليف التشغيل والصيانة التقليدية للأجهزة والمعدات، ما يعني ترشيد النفقات وعددًا أقل من الموظفين والمصروفات الورقية.

ما هي طبيعة وظائف نظام إدارة الموارد البشرية؟

يقدم نظام إدارة الموارد البشرية حلولًا تقنية لتسيير جميع وظائف القوى العاملة، وإدارة العمليات المرتبطة بها،  وتوفير تقارير دقيقة لدعم اتخاذ القرارات، ومن مكوناته:

• بيانات الموظفين: إنشاء ملف رقمي لكل موظف لتخرين معلوماته الشخصية والمهنية بصورة آمنة، وتوفير قاعدة بيانات مركزية تتيح الوصول السريع إلى المعلومات وتحديثها بسهولة.
• مسير الرواتب: أتمتة حساب الرواتب، وإعداد الكشوف الخاصة بها وفق النموذج المعتمد، والتأكد من الامتثال للمتطلبات القانونية مثل التأمينات الاجتماعية والضرائب، وحساب كافة المزايا والتعويضات.
• نظام الحضور والانصراف: أتمتة تسجيل الحضور والانصراف، وتتبع ساعات العمل، وإدارة الإجازات، وتوفير جداول فورية عن أوقات الدوام.
• إدارة الأداء: توفير الأدوات اللازمة لتتبع تقييم أداء الموظفين بانتظام، وتقديم التغذية الراجعة، وإعداد تقارير مفصلة تساعد في تحسين الأداء الفردي والجماعي، ووضع الأهداف المستقبلية.
• التوظيف واستقطاب المواهب: تحسين كفاءة كافة عمليات التوظيف وأتمتتها، مثل الإعلان عن الوظائف الشاغرة، وجمع السير الذاتية وفرزها، وجدولة المقابلات لاختيار الموظفين المناسبين.
• التدريب والتطوير: تقديم أدوات لتصميم برامج التدريب وحسن تنفيذها، وتقييم تأثيرها على الأداء الوظيفي، وتطوير مهارات الموظفين وزيادة كفاءتهم من خلال برامج التدريب المستمرة.
• إدارة العلاقات مع الموظفين: تسهيل التواصل بين الإدارة والموظفين من خلال منصات التواصل الداخلي الرقمية، لتعزيز الحوار، ومشاركة الأفكار، وحل النزاعات، وتحفيز الموظفين.
• التقارير والتحليلات: إنشاء تقارير مفصلة، وإحصاءات موثقة، عن جميع جوانب إدارة الموارد البشرية، ما يساعد في اتخاذ القرارات المستنيرة المبنية على البيانات.

ويوفر نظام إدارة الموارد البشرية من جسر نموذجًا مثاليًا لهذه الأنظمة، إذ يقدم حلولًا متكاملة تشمل جميع الوظائف والمكونات، ويحول العمليات اليدوية إلى مسارات عمل مؤتمتة، ويوفر تكاملًا مع تطبيقات خارجية تدعم مهام الموارد البشرية المختلفة، مع تركيز خاص على تلبية احتياجات السوق السعودي.  

ما الفروق بين نظام إدارة الموارد البشرية HRMS ونظم HRIS وHCM؟

يعرف نظام معلومات الموارد البشرية Human Resource Information System بأنه تطبيق برمجي لإدخال وتخزين بيانات الموظفين، وتتبع وإدارة بعض عمليات الموارد البشرية في المنشأة، إذ يوفر هذا النظام وصولًا سهلًا إلى قاعدة بيانات قابلة للتشغيل سواء كانت سحابية أو مستضافة على خوادم الشركة أو بواسطة مزود خارجي. 

بينما يعد نظام إدارة رأس المال البشري Human Capital Management Systems نظامًا متكاملًا لإدارة وأتمتة عمليات الموارد البشرية، يدمج بين إدارة الموارد البشرية وإدارة المواهب، ويهدف إلى تحويل الوظائف الإدارية التقليدية إلى فرص لتعزيز قيم العمل والإنتاجية بالاعتماد على الحلول الرقمية والذكاء الاصطناعي، ويَعتبر الموظفين أصولًا قيمة للشركة تحتاج إلى الاستثمار والدعم المستمر. مثل استقطاب المواهب، وإدارة الأداء، والتخطيط، والتعويضات، وإستراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين.

ومن مقارنة التعريفات للمفاهيم السابقة نجد أن نظام HRIS يركز  على جمع وإدارة وتحليل البيانات المتعلقة بالموارد البشرية، فهو يتعامل فقط مع البيانات الكمية، مثل كشوف الرواتب، وتتبع الحضور، والمحاسبة، وبيانات الاتصال، بينما يتعامل نظام إدارة الموارد البشرية HRMS مع كل من البيانات الكمية والنوعية لإدارة جميع جوانب الموارد البشرية، مثل تقييمات الأداء والوصف الوظيفي وتدريب العاملين. بينما يغطي نظام HCM دورة حياة الموظف كاملة ويركز على تطوير الإستراتيجيات والسياسات لتحسين إدارة المواهب، وتعظيم أداء الموظفين وإنتاجيتهم.

الميزات الأساسية لاختيار نظام إدارة الموارد البشرية المناسب لأعمالي

يمثّل تطبيق نظام جديد للموارد البشريّة تحديًا لبعض الشّركات في البداية، لما يتضمنه من تغييرات في بعض آليات سير العمل، وضرورة تدريب الموظفين على استخدامه، ومن النقاط التي يجب مُراعتها عند اختيار النظام الجديد والنجاح في تطبيقه:

• واجهة سهلة الاستخدام: أن تكون واجهة العمل مصممة بطريقة تجعل التفاعل معها سهلًا ومباشرًا لكل المستخدمين، بغض النظر عن مستوى خبرتهم التقنية، ما يساعد الموظفين والمديرين على إنجاز مهامهم بسرعة وكفاءة، مثل أن يكون التصميم منظمًا بصورة تسهّل التنقل بين وظائفه، ويستخدم تلمحيات وأدلة مرئية.
• ميزة الخدمة الذاتية والوصول عبر الهاتف المحمول: التأكد من قدرة الموظفين على القيام بإجراءات معينة مثل طلب الإجازة، وتسجيل الحضور والانصراف، وتحميل الوثائق، وتتبع جدول العمل، إضافة لتوفر الخدمة الذاتية للهاتف المحمول، وهو تطبيق جوال أو تصميم متجاوب مع الهواتف المحمولة يمكّن الموظفين والمديرين ومسؤولي الموارد البشرية من الوصول إلى النظام بسهولة عبر هواتفهم.
• أتمتة كاملة للعمليات مع إمكانية تخصيصها: اختيار نظام الموارد البشرية المناسب يقتضي إمكانية الاعتماد عليه لتنفيذ كافة المهام الروتينية بصورة تلقائية، دون الحاجة إلى تدخل بشري مستمر، مع القدرة على تعديل العمليات وفق حاجات الشركة وسياسات العمل فيها.
• توفر الإحصاءات والتقارير والتحليلات: ضرورة إنتاج تقارير تحليلية مفصلة تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات، وتقديم إحصاءات شاملة حول الوظائف المختلفة، ما يساهم في تحسين إستراتيجيات إدارة الموارد البشرية، ويوفر عناء جمع المعلومات وتصنيفها وتحليلها.
• التوافق مع قانون العمل: يساعدك نظام HR المتقدم على ضمان أن تبقى الشركة متوافقة مع المتطلبات القانونية التي تحكم سوق العمل وشؤون الموظفين في المملكة، عبر التحديث الدوري والتلقائي لأي تغييرات في القوانين واللوائح دون الحاجة إلى متابعة التحديثات يدويًا.

ويعد نظام جسر لإدارة الموارد البشرية الخيار الأمثل لشركتك، إذ يقدم مجموعة واسعة من المميزات التنافسية التي تخدم المنظمات خاصة في المملكة العربية السعودية، ويقدم حلولًا مبنية على الحاجات المحلية مقارنة مع الأنظمة الأخرى المبنية وفقًا لحاجات الأسواق الخارجية.

أهمية أمان نظام إدارة الموارد البشرية

يعد أمان نظام إدارة الموارد البشرية HRMS أمرًا حيويًا وضروريًا لأي شركة، كونه يحتوي على معلومات حساسة عن الموظفين تتطلب حماية متقدمة، مثل البيانات الشخصية، والسجلات الوظيفية، والرواتب، وتقييمات الأداء، ومن أبرز الممارسات التي يمكن اتخاذها للحفاظ على الأمان:

• تقييد الوصول: يجب تقييد الوصول إلى النظام للمستخدمين المصرح لهم فقط، فيحصل موظفي الموارد البشرية على صلاحيات وصول أوسع من باقي الموظفين، وضمن إدارة الموارد البشرية أيضًا يمكن تحديد صلاحيات وصول مختلفة تعتمد على الأدوار الوظيفية لوصول كل موظف إلى المعلومات الضرورية لأداء مهامه فقط.
• استخدام كلمات مرور قوية: تتضمن رموزًا وحروفًا وأرقام يُعاد تعيينها بانتظام كل فترة، ما يقلل من فرص الوصول غير المصرح به، ويضمن عدم اختراق كلمات المرور أو سرقتها.
• المصادقة الثنائية: وضع خطوة إضافية لتأكيد هوية المستخدم عند تسجيل الدخول. مثل التأكيد عبر تطبيقات الهواتف المحمولة، ما يجعل من الصعب على المتسللين الوصول إلى النظام حتى مع معرفة كلمات المرور.
• تشفير البيانات: إجراء أساسي لحماية المعلومات الحساسة المخزنة في النظام عند عدم استخدامها، لضمان أن بيانات الموظفين لن تُقرأ إلا من الموظفين المصرح لهم.
• تسجيل الأحداث: يجب تسجيل كافة عمليات الدخول والخروج من النظام، بما في ذلك التوقيت وعنوان الـ IP الخاص بالمستخدم، ومحاولات الوصول غير المصرح، وكافة التغييرات التي يتم إجراؤها على البيانات مثل تعديل معلومات الموظفين أو تحديثات الرواتب، إضافة لتحليل الأنماط السلوكية للمستخدمين لتحديد النشاطات غير الاعتيادية، وتفعيل التنبيهات والإشعارات الأمنية.
• تدريب الموظفين: توعية الموظفين بالمخاطر المحتملة والتصرفات التي تساهم في تعزيز الأمان، مثل التعرف على الهجمات الإلكترونية، والرسائل البريدية المشبوهة، والروابط غير الآمنة، والإجراءات التي يجب اتباعها في حال اكتشاف أي نشاط مشبوه.