نظام تتبع المتقدمين للعمل

يعد نظام تتبع المتقدمين (ATS) أداة تقنية متقدمة تُستخدم لتسهيل عمليات التوظيف وتحسينها، عبر  أتمتة فحص السير الذاتية للمتقدمين وتتبع طلباتهم، فما هي آلية عمل ATS؟ وما أهميته في عالم الأعمال والمنافسة في عصرنا الراهن؟ وما هي الملاحظات التي تسمح بإعداد سيرة ذاتية متوافقة مع ATS؟ 

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح نظام تتبع المتقدمين للعمل
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  
  • كيف يعمل الـATS؟
  • ما أهمية نظام تتبع المتقدمين للعمل؟
  • كيف تختار برنامج تتبع طلبات التوظيف الأنسب لأعمالك؟
  • ما هي ميزات نظام جسر لتتبع المتقدمين للعمل؟

• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

تعريف نظام تتبع المتقدمين للعمل Applicants Tracking System

نظام ATS هو برنامج مصمم لأتمتة وتبسيط عمليات فحص المتقدمين للعمل وتتبعهم، عبر جمع وتخزين وتنظيم وتحليل السير الذاتية والطلبات الواردة من المرشحين للوظائف في قاعدة بيانات مركزية، بناءً على مجموعة من المعايير المحددة مسبقًا لكل وصف وظيفي، مثل الكلمات المفتاحية، والشهادات الأكاديمية، والخبرات المهنية، والمؤهلات الأخرى، ثم فرزها آليًا لاستبعاد غير المؤهلين، والتعرف على المتقدمين المناسبين لاحتياجات العمل، ما يسهل على مديري الموارد البشرية ومسؤولي التوظيف الوصول إلى هذه المعلومات ومعالجتها بفعالية.

آلية عمل نظام تتبع المتقدمين للوظائف ATS 

يقوم نظام تتبع المتقدمين للوظائف (ATS) بترتيب عملية التوظيف وتحسينها من خلال عدة خطوات أساسية:

• جمع بيانات المتقدمين عند تقديم الطلبات: يجمع النظام كافة البيانات المتعلقة بالمرشحين مثل السير الذاتية، خطابات التقديم، والشهادات، ثم يخزن هذه البيانات في قاعدة بيانات مركزية يمكن لمسؤولي التوظيف الوصول إليها بسهولة، ويستطيع النظام أيضًا طرح مجموعة من الأسئلة على المتقدمين للمساعدة في تضييق نطاق المرشحين.
• فحص السيرة الذاتية: يَستخدم نظام ATS للسيرة الذاتية خوارزميات متقدمة تعتمد على تقنيات معالجة اللغة الطبيعية لمسح السير الذاتية وتحليلها بحثًا عن الكلمات المفتاحية والمهارات المطلوبة. إذ يتم مقارنة السيرة الذاتية بوصف الوظيفة المحدد، وتحديد مدى تطابقها مع المتطلبات، ويمكن للنظام أيضًا تقييم السيرة الذاتية بناءً على معايير كمية مثل سنوات الخبرة، ومستوى التعليم، وعدد المشاريع المكتملة.
• تصنيف المرشحين: يتم فرز المرشحين بعد التصفية الأولية بناءً على مدى تطابقهم مع متطلبات الوظيفة، وإنشاء قوائم مرتبة تسهّل على مسؤولي التوظيف الوصول إلى أفضل المرشحين.
• إدارة التواصل مع المرشحين: التواصل مع المرشحين من خلال إرسال إشعارات حول حالة طلباتهم، وترتيب مواعيد المقابلات معهم.
• تحليل البيانات وإعداد التقارير: توفير تقارير تفصيلية تتضمن إحصاءات المتقدمين من المقبولين والمرفوضين، وتحليل المعلومات وفق عدة اعتبارات ومعايير، مثل المناطق الجغرافية، والعمر، والكفاءات الأكثر طلبًا، وإصدار تنبيهات بأي مشكلات تواجه عملية التتبع.

ما أهمية نظام تتبع المتقدمين للعمل؟

تُعد أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) أدوات حديثة تُحدث ثورة في مجال التوظيف، وتحسن كفاءة وفعالية عملية استقطاب المواهب، وتُقدم هذه الأنظمة مجموعة واسعة من الفوائد، منها:

• توفير الوقت والجهد: تعمل الأتمتة والتحليل السريع للبيانات على تقليل الوقت والجهد بالمقارنة مع فحص السير الذاتية بالطرق اليدوية، ما يتيح لمسؤولي الموارد البشرية التركيز على مهام أخرى، ويتيح للشركة أيضًا خفض تكاليف التوظيف.
• زيادة الكفاءة والدقة: يوفر النظام ميزة فلترة السير الذاتية تلقائيًا بناءً على معايير محددة، ما يُحسّن الدقة في تقييم المتقدمين، ويزيد من احتمال اختيار  الأكثر تأهيلًا.
• تعظيم فرص الوصول وتجربة تقديم أفضل للمتقدمين: يمكن للمتقدمين إنشاء سير ذاتية متوافقة مع ATS، ما يزيد من فرص وصولهم إلى مرحلة المقابلة، ويُتيح لهم معرفة حالة طلباتهم، ويُقلل من القلق والتوتر المرتبط بعملية التقديم.
• تعزيز الاحتفاظ بالمرشحين وتجنب التحيز: يمنع نظام تتبع المتقدمين التحيز أو المحاباة التي قد تحدث في الطرق التقليدية للتوظيف، ويساعد المؤسسات على بناء رؤية أكبر لدورة حياة المتقدمين، ما يُعزز من عدالة التوظيف وكفاءته، ويزيد من معدلات الاحتفاظ بأفضل المرشحين.
• تحسين التنوع والشمولية: من خلال توفير معلومات دقيقة حول المتقدمين تساعد في عملية الاختيار  لتعزيز التنوع، وبناء سمعة طيبة للشركة بوصفها بيئة يعمل فيها كافة أطياف الموظفين.

اختيار برامج تتبع طلبات التوظيف الأنسب لأعمالك

اختيار نظام تتبع المتقدمين المناسب هو قرار حاسم لأي شركة ترغب في تحسين عمليات التوظيف فيها، ولا بدّ لاتخاذ القرار الصحيح من مراعاة العوامل التالية:

• فهم المشكلات الأساسية التي تواجهها المؤسسة في عملية التوظيف: على سبيل المثال إذا كانت التحديات تكمن في تحديد وتوظيف أفضل المواهب، فإن النظام المثالي يجب أن يوفر أدوات لإنشاء توصيف وظيفي دقيق، وأتمتة تقييمات المهارات.
• التوافق مع قدرات المؤسسة التنظيمية والمالية: تحديد أنواع الوظائف في الشركة وقدرة البرنامج على التعامل مع هذه الأنواع، وتقييم الاستعداد التنظيمي وجاهزية المنظمة للتكيف مع التغييرات واستخدام أدوات جديدة، إضافة لمراعاة الميزانية المتاحة والتأكد من أن التكلفة تتناسب مع الفوائد المتوقعة من جهة الوقت والتكلفة.
• ملائمة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في الشركة: التأكد من جاهزية البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في العمل لدعم نظام تتبع المتقدمين، سواء من الموارد اللازمة لتبني النظام، وتكامله مع البرامج الخارجية الهامة لعملية التوظيف، أو توافقه مع الأنظمة الأخرى المستخدمة في المؤسسة مثل أنظمة إدارة الموارد البشرية، وإدارة الأداء.
• سهولة الاستخدام: يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام لمسؤولي التوظيف، مثل واجهة المستخدم سهلة الفهم، والتوافق مع الهواتف المحمولة، وقابلية التوسع لمواكبة نمو الشركة وزيادة احتياجاتها بمرور الوقت.
• الخصوصية والأمان: توفر معايير عالية من الخصوصية والسرية لحماية بيانات المتقدمين والمعلومات الحساسة للشركة، مثل تقييد صلاحيات المستخدميين، واستخدام تقنيات التشفير لمنع التسريبات والانتهاكات.

ما هي ميزات نظام جسر لتتبع المتقدمين للعمل؟

يجمع نظام جسر لتتبع المتقدمين للوظائف (Jisr ATS) كل الميزات الضرورية لعمليات التوظيف في مكان واحد، إذ يقدم حلولًا مدمجة مع نظام جسر للموارد البشرية، لتعزيز كفاءة وفعالية عملية التوظيف من خلال:

• إلغاء التعاملات الورقية والتحول إلى نظام رقمي يقدم أتمتة كاملة لعملية التوظيف والمهام الروتينية، والتخلص من الأعباء اليدوية.
• توفير قاعدة بيانات مركزية لتخزين جميع بيانات المرشحين، وتتبع جميع مراحل طلبات المتقدمين بسهولة ويسر.
• إضافة الوظائف المتاحة ونشرها على منصات التواصل الاجتماعي وغيرها من المواقع الإلكترونية بسهولة.
• تصفية الوظائف بناءً على حالتها مفتوحة أو مغلقة، وإمكانية البحث بين المرشحين والوظائف الشاغرة، واستعراض السير الذاتية للمتقدمين والوصول إلى بياناتهم.
• إظهار إحصائيات متعددة، مثل عدد المتقدمين لكل وظيفة، وعدد المرفوضين، والأشخاص الذين تم توظيفهم.
• إمكانية توسيع أو تقييد صلاحيات المستخدمين، أو دعوة مستخدمين محددين من مؤسستك لاستخدام النظام، مع خاصة إضافة التعليقات والملاحظات لتسهيل التعاون بين أعضاء فريق التوظيف.
• رفع المرشحين إلى النظام بشكل مجمّع أو دفعة واحدة، وإضافة مرشحين جدد وتعيينهم للوظائف الشاغرة لمراقبة تقدمهم.