مسير الرواتب

تعد مسيرات الرواتب من أهم الوثائق في إدارة الموارد البشرية لأنها تضمن الشفافية والدقة في صرف الأجور، وتضمن الامتثال للقوانين والأنظمة، فما المقصود بمسير الرواتب؟ وما هي أهميته وكيفية استخراجه؟ وما هي مكونات كشف مسير الرواتب في المملكة العربية السعودية؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح مسير الرواتب
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  
  • ما أهمية مسيرات رواتب الموظفين؟
  • متى ترفع مسيرات الرواتب؟
  • كيف استخرج مسير رواتب؟
  • ما هي محتويات نموذج مسير الرواتب في السعودية؟
  • ما هي أفضل الممارسات المتبعة في تجهيز مسيرات الراتب؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

تعريف مسير الرواتب 

مسير رواتب الموظفين Payroll هو أداة لمعالجة كشوف رواتب العاملين تعالج جميع العمليات المتعلقة بحساب وتوزيع الأجور والرواتب للموظفين، بما يضمن دفع المستحقات بدقة وفق القوانين واللوائح المرعية وفي الوقت المحدد، ويشمل مسير الرواتب حساب الأجر الأساسي، والبدلات، والمكافآت الشاملة، والسلف، والخصوم، والضرائب، وصافي الراتب، وغيرها من الحسابات المالية المتعلقة بالرواتب.

ما أهمية مسيرات رواتب الموظفين؟

تعد مسيرة الرواتب عملية أساسية في أي مؤسسة لحساب ودفع الأجور والمستحقات المالية للموظفين بانتظام، وتبرز أهميتها للأفراد والمنظمات في النقاط التالية:

أهمية مسير الرواتب للموظفين

تقدم مسيرة رواتب الموظفين وثيقة رسمية توضح تفاصيل الراتب وملحقاته، وتستخدم لإثبات الدخل عند التقدم للقروض أو التأشيرات، ما يساهم في:

• زيادة الشفافية والثقة بين الموظف وصاحب العمل عبر نظام رواتب منصف ومتوازن يحسن العلاقة بين الموظف والمؤسسة ويدفعهم لتقديم أفضل أداء.
• تعزيز رضا العاملين من خلال ضمان الدقة التامة في حساب الأجور وما يتبعها من تعويضات ومكافآت وخصومات، ودفع المستحقات في الوقت المحدد دون أي تأخير يمكن أن يؤثر على معنويات الموظفين وإنتاجيتهم.
• تمكين الموظف من تتبع دخله وإدارة أمواله بصورة أفضل تعزز شعور الموظف بالاستقرار المالي، ما يدفعه للانضباط في العمل.
• تشجيع الموظفين على التدريب والتطوير بفضل نظام المكافآت والحوافز العادل والمحسوب بدقة دون محاباة.

أهمية مسير الرواتب للشركات

تعد مسيرة الرواتب مهمة معقدة تتطلب الدقة والاهتمام بالتفاصيل، ويسمح نظام مسيرات الرواتب المؤتمت للشركات تحقيق الفوائد التالية:

• ضمان دقة حساب الرواتب، ما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء أو نزاعات أو شكاوى، تؤثر على سير العمليات المالية للمنظمة.
• سهولة الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة لجميع المدفوعات والخصوم، وتنظيمها وسهولة الوصول إليها وتدقيقها.
• توفير الوقت والجهد المبذول في الحسابات، إذ يخفف عن كاهل مسئولي الموارد البشرية هذه المهمة الحساسة والصعبة، وتسمح له بالتفرغ لأداء مهام أخرى.
• تحقيق الامتثال للقوانين والأنظمة واللوائح الخاصة بالعمل والضرائب، ما يحمي الشركة من العقوبات والغرامات.
• توفير معلومات قيمة عن تكاليف الموارد البشرية، وإعداد التقارير المالية اللازمة لاتخاذ قرارات مالية مستنيرة.

متى ترفع مسيرات الرواتب؟

تختلف مواعيد رفع كشوف مسيرات الرواتب من شركة إلى أخرى وفقًا لسياسة الشركة في دفع الرواتب والعقود المبرمة مع الموظفين وقوانين العمل المرعية، ومن الأوقات الشائعة لرفع كشوف مسير الرواتب:

• دورة دفع الرواتب: تدفع الرواتب دوريًا للموظفين سواء شهريًا أو نصف شهري أو أسبوعيًا، وتضبط إعدادات مسير الرواتب وفق الموعد المحدد لها، والطريقة الأكثر شيوعًا هي الدورة الشهرية، ففي السعودية مثلاً، حددت وزارة المالية مواعيد رفع مسيرات رواتب الموظفين لمختلف الجهات الحكومية في السابع والعشرين من كل شهر ميلادي أو اليوم الذي يسبقه أو يليه إذا صادف يوم عطلة.
• المناسبات الخاصة والعطلات: يمكن أن ترفع مسيرات الرواتب مسبقًا قبل العطلات أو المناسبات الخاصة مثل الأعياد لتلبية احتياجات الموظفين في هذه الأوقات.
• التغيرات في القوانين واللوائح: تعدل طريقة حساب الأجور والضرائب امتثالًا لأي تغييرات في القوانين الضريبية أو قوانين العمل والتأمينات.
• المنح والمكافآت والحوافز: تصرف المنح والبعض المكافآت والحوافز فور إقرارها، ما يتطلب تحديثات فإعداد مسير رواتب خاص لتضمين هذه المدفوعات.
• تصفية حقوق الموظف: عند مغادرة الموظف للشركة أو حصوله على إجازة طويلة يرفع مسير الرواتب راتبه بصورة إفرادية لتصفية حقوقه وتسليمه مستحقاته قبل المغادرة.

كيف أستخرج مسير رواتب؟

يتضمن مسير الرواتب مخزنًا للبيانات المجمعة عن الموظفين وساعات عملهم، وقاعدة بيانات بعقودهم، وأداة لتدقيق الحسابات والمعلومات، وهيكلًا لكشف المرتبات، بالإضافة إلى أداة تحويل الراتب إلى حساب كل موظف، وتمر عملية الاستخراج بالمراحل التالية:

1. تهيئة إعدادات برنامج مسير الرواتب بتحديد سياسة الرواتب، ووضع كافة تفاصيل حساب الأجور والحسوم والعلاوات.
2. جمع بيانات الموظفين مثل الأسماء، وعناوين السكن، والرواتب الأساسية، وساعات العمل، والمزايا، والمكافآت، أو الخصوم الخاصة بكل موظف.
3. حساب الراتب الأساسي سواء كان راتبًا مقطوعًا أو محسوبًا وفق معدل الأجر مضروبًا بعدد ساعات العمل الفعلي.
4. حساب الراتب الإجمالي بإضافة الأجر  الإضافي أو المكافآت أو طبيعة العمل إلى الراتب الأساسي.
5. تطبيق الحسوم مثل الضرائب والتأمينات الاجتماعية والتأمين الصحي، وغيره من الخصوم المقتطعة سواء مبلغ ثابت أو نسبة مئوية من الراتب الإجمالي.
6. بيان صافي الراتب وهو المبلغ الذي يحصل عليه الموظف بعد طرح إجمالي الحسوم من الراتب الإجمالي.
7. مراجعة البيانات والملاحظات التي يقدمها البرنامج للتحقق من صحة الحسابات والمعلومات المدخلة.
8. إعداد وثيقة إشعار الدفع المتضمن تفاصيل الراتب لكل موظف وفق النموذج المعتمد.
9. توزيع الرواتب إما عن طريق الإيداع المباشر في حسابات الموظفين البنكية أو وفق خدمة دفع مناسبة.
10. الاحتفاظ بسجلات دقيقة وحديثة لكشوف مسيرات الرواتب لاستخدامها في الأغراض الضريبة أو إعداد التقارير المالية.

ويتيح مسير الرواتب المؤتمت بالكامل من جسر الاستخراج بثلاث خطوات سلسلة تبدأ بتحضير كل البيانات التي يتطلبها العمل على إعداد مسير الرواتب من حضور وانصرف وطلبات، ثم مراجعة الملاحظات الواردة من النظام لحساب الراتب والخصوم، وأخيرًا الدفع إما عن طريق مدد أو البنك.

محتويات نموذج مسير الرواتب في السعودية

تعد مسيرات الرواتب وثيقة هامة توضح تفاصيل أجر الموظف وتتضمن معلومات شاملة لضمان الشفافية والامتثال للقوانين واللوائح في المملكة العربية السعودية، لذا لا بدّ أن يتضمن مسير الرواتب المكونات الأساسية التالية:

• معلومات الموظف الشخصية مثل اسمه ورقمه الوطني.
• بيانات العمل مثل المسمى الوظيفي والقسم وتاريخ التوظيف.
• تاريخ الفترة الزمنية التي يشملها الدفع، سواء إسبوعيًا أو شهريًا.
• معدل الأجور سواء الأجر المقطوع قبل التعويضات أو معدل الأجر بالساعة أو اليوم.
• ساعات أو أيام العمل والغياب، والإجازات غير المدفوعة.
• الأجور الإضافية مثل الحوافز والتعويضات وطبيعة العمل وغيرها، مفصلة بدقة.
• الراتب الإجمالي.
• الحسوم مثل الضرائب والتأمينات، على أن توضع نسبتها المئوية ومبلغها بعد حساب كل منها.
• صافي الراتب.
• إشعار الدفع أو التحويل، مع ترك مكان لتوقيع الموظف عند استلام الراتب نقدًا.

ما هي أفضل الممارسات المتبعة في تجهيز مسيرات الراتب؟

يمكن للمؤسسات تحقيق الدقة والكفاءة في إعداد كشوف مسيرات الرواتب باتباع الممارسات التالية:

• استخدام برامج متخصصة في مسير الرواتب تؤتمت العمليات وتقلل الأخطاء، ومن أهمها برنامج جسر لمسير رواتب مؤتمت بالكامل بدون إجراء يدوي أو عمل ورقي.
• التحديث الدوري لبيانات الموظفين بما في ذلك تغييرات الرواتب، والحسوم، وأي تفاصيل أخرى تؤثر على حساب الرواتب.
• إجراء التعديلات المطلوبة عند أي تغيير في القوانين واللوائح المتعلقة بالعمل والضرائب، لضمان الامتثال الكامل.
• المراجعة والتدقيق للإشعارات التي يقدمها النظام والبيانات المدخلة فيه لاكتشاف الأخطاء وتصحيحها.
• حماية بيانات الموظفين وضمان أمن وسرية المعلومات الخاصة بهم.
• الحفاظ على شفافية العمليات بإبلاغ الموظفين بأي تغييرات في حساب الأجور، وذكر ذلك صراحة في كشف الراتب.
• إنجاز مسيرات الرواتب في الوقت المطلوب وصرف الرواتب في المواعيد المقررة.
• التأكد من كفاءة الموظفين المسؤولين عن إدارة مسير الرواتب، وتدريبهم بانتظام لرفع أدائهم.
• ربط مسير الرواتب مع النظم الأخرى مثل نظام الحصور والانصراف، وبرنامج المحاسبة، واستخراج تقارير مفيدة من بيانات مسير الرواتب.