.jpg?width=580&height=688&name=643988e81cacf7121a1399a3_Group%202676%20(1).jpg)
نظام الحضور والانصراف
يعد نظام الحضور والانصراف وسيلة رقمية حيوية لنجاح المؤسسات الحديثة، إذ ترصد هذه الأداة أوقات دخول العاملين وخروجهم، وتقدم بيانات دقيقة عن ساعات عملهم، ما يمكن من إدارة الوقت والموارد البشرية بفاعلية، ويحقق الشفافية والعدالة والانضباط في بيئة العمل.
موضوعات الصفحة:
- التعريف بمصطلح نظام الحضور والانصراف
- أسئلة شائعة حول المصطلح
- حمّل كتاب مصطلحات الموارد البشرية
ما هو نظام الحضور والانصراف؟
نظام الحضور والانصراف هو تطبيق رقمي يتتبع ساعات عمل الموظفين وإجازاتهم، ويسجل بدقة أوقات الدخول والخروج، ويوفر بيانات وتقارير مفصلة لكل عامل لاستخدامها في مراقبة امتثاله لمدة العمل المطلوبة، وحساب مستحقاته المالية وإجازاته المأجورة وغير المأجورة.
ما مفهوم الحضور والانصراف في نظام العمل؟
تتطلب نظم العمل في مختلف المؤسسات العامة والخاصة ضبط أوقات حضور الموظفين وانصرافهم لضمان سير العمل بفاعلية وكفاءة، والتأكد من صحة احتساب الأجور والإجازات، ويترك قانون العمل السعودي ولائحته التنفيذية لصاحب العمل اختيار آلية تسجيل الحضور والانصراف بما يضمن حقوق طرفي عقد العمل وامتثالهم للنظم المرعية.
ما فوائد استخدام نظام الحضور والانصراف؟
يقدم نظام الحضور والانصراف الرقمي العديد من الفوائد التي تحسن آلية العمل ومن أهمها:
- التتبع اللحظي الدقيق: يوفر التطبيق تتبعًا فوريًا للحضور والانصراف باستخدام تقنيات سهلة الاستخدام، تضمن موثوقية التسجيلات، وأمانها، وسرعة الوصول إليها.
- الحسابات التلقائية: يحسب النظام البيانات بدقة وفقًا للقواعد المحددة مسبقًا، مثل ساعات العمل وأيام الغياب والساعات الإضافية، ما يقلل من الأخطاء ويضمن الشفافية والعدالة.
- توفير الوقت والتكاليف: يستطيع نظام الحضور والانصراف أتمتة العديد من المهام، مثل حساب نسب الحضور وإنشاء التقارير وإرسال الإشعارات، ما يخفف من الجهد والوقت والنفقات الإدارية.
- التكامل مع النظم الأخرى: مثل نظم الرواتب أو سجلات الدرجات في المدارس أو أن يكون ضمن نظم إدارة الموارد البشرية في الشركات، ما يبسط من العمليات ويوفر بيانات دقيقة لصنع القرار.
- تحسين الإنتاجية: يساعد تسجيل حضور الموظفين على تحسين امتثالهم للقوانين واللوائح، ويشجعهم على رفع إنتاجيتهم، ويقلل من خلافاتهم حول ساعات العمل.
- إعداد التقارير وتحليل البيانات: يقدم التطبيق أدوات تحليلية تتيح إنشاء التقارير الدورية والمخصصة، وتحليل بياناتها، أو رفع قوائم يدوية وعكسها فورًا على الكشوف والمهام، ما يساعد الإدارة في تحديد المشكلات واتخاذ الحلول الصحيحة.
ما أنواع أنظمة الحضور والانصراف؟
اعتمد الحضور والانصراف قديمًا على التسجيل اليدوي الذي يحتاج جهدًا ووقتًا، ويبقى معرضًا للأخطاء والتلاعب، لكن حديثًا تتنوع نظم الحضور والانصراف الرقمية وفقًا لحاجات العمل والتقنية المستخدمة فيها، ومنها:
- النظم القائمة على البطاقات أو الأكواد: بطاقات ممغنطة أو ذكية يحملها الموظفون تحتوي على بيانات فردية لكل منهم، ويتم التسجيل من خلال تمرير البطاقة على جهاز مخصص، أو إدخال رمز PIN أو كلمة المرور الخاصة بالموظف لتخزين الحضور تلقائيًا في النظام، لكن أبرز مشكلات هذه النظم أنها عرضة للضياع أو التبادل بين الموظفين.
- النظم البيومترية: تعتمد على استخدام البيانات الحيوية للتعرف على الأفراد، وتتميز بدقتها العالية وصعوبة تزويرها، مثل بصمات الأصابع، والمسح الشبكي، والتعرف على الوجوه أو الأصوات. وتتجه المؤسسات ذات الأنظمة الأمنية العالية إلى اعتماد تقنيات التعرف على الوجه أو قزحية العين، بينما يلبي نظام الحضور والانصراف بالبصمة متطلبات الشركات التجارية.
- النظم الإلكترونية: تدمج بين تقنيات مختلفة لتوفير حلول شاملة لإدارة الوقت ومتطلبات العمل، وتشمل تطبيقات الويب والهواتف الذكية، والتقنيات السحابية، وتقنية تحديد المواقع الجغرافية لتسجيل حضور الموظفين وانصرافهم عبر موقع الشركة باسم مستخدم خاص بهم، أو على أجهزتهم المحمولة داخل مساحات محددة جغرافيًا يطلق عليها السياج الجغرافي.
ما أسس اختيار نظام الحضور والانصراف الصحيح؟
تراعي الشركات والمؤسسات المختلفة عددًا من العوامل لضمان اختيار نظام الحضور المناسب لها، مثل:
- حجم الشركة: على سبيل المثال، تفضل الشركات الكبيرة ذات الفروع المختلفة أو المساحات الواسعة استخدام نظام حضور يعتمد السياج الجغرافي، بينما تنحى الشركات الأصغر ذات البيئة التقليدية لاستخدام نظام البصمة.
- متطلبات العمل: يراعي التطبيق احتياجات الشركة وطبيعتها، فتتجه بعض المؤسسات نحو النظم الأسهل استخدامًا، بينما تفضل شركات أخرى نظم أكثر مرونة يمكنها تخصيصه وفق سياسة العمل.
- التوافق مع القوانين: يجب أن يتوافق النظام المستخدم مع التشريعات المعتمدة مثل قانون العمل السعودي، أو القوانين واللوائح المحلية والدولية المتعلقة بحفظ البيانات وخصوصية الموظفين.
- المرونة والتكامل: قدرة النظام على التكامل مع النظم الأخرى المستخدمة في الشركة، مثل مهام إدارة الموارد البشرية والرواتب والمحاسبة. كما يجب أن يوفر مرونة كافية لتلبية احتياجات الشركة الحالية والمستقبلية.
- الأمان والموثوقية: اعتماد نظام آمن وموثوق، قادر على توفير الدقة في تسجيل الحضور والانصراف وحفظ البيانات وتخزينها.
- الميزانية المتاحة: أن تكون تكلفة النظام متناسبة مع ميزانية الشركة، مع مراعاة التكاليف الأخرى مثل الصيانة الدورية والدعم الفني والتقني.
ما برامج الحضور والانصراف الأكثر شيوعًا؟
انطلاقًا من الأسس السابقة لاختيار نظام الحضور الأنسب تتجه غالبية الشركات السعودية إلى اعتماد البرامج التالية في نظام الحضور والانصراف:
1. نظام البصمة
يعتمد نظام الحضور والانصراف بالبصمة على تقنية مسح بصمة الإصبع لتحديد هوية الموظف وتسجيل أوقات حضوره وانصرافه في مكان العمل بدقة وأمان، وهو الأكثر استخدامًا في المؤسسات الحكومية.
تتميز نظم الحضور بالبصمة بأنها:
- دقيقة وموثوقة فلكل منا بصمات فريدة لا تتطابق مع أي شخص آخر.
- آمنة بفضل التكنولوجيا المتقدمة المستخدمة في تخزين البصمة وتحليلها، وصعوبة التلاعب بها.
- سريعة وسهلة الاستخدام ولا تتطلب سوى وضع الاصبع على الجهاز دون أي بطاقات أو كلمات مرور.
- قادرة على توفير بيانات دقيقة يمكن استخدامها لتحليل أنماط الحضور والانصراف وإنشاء تقارير شاملة للموظفين.
آلية عمل نظام البصمة
تُخزن بصمة الموظف في النظام لأول مرة، ويتم مسح البصمة في كل مرة يضع الموظف إصبعه على الجهاز لتسجيل الدخول أو الخروج، إذ يقارن الجهاز النقاط والتقاطعات في البصمة مع السجل الموجود في قاعدة البيانات ويسجل الوقت لحظة التعرف على البصمة، ثم يخزنه في قاعدة بيانات مركزية.
ويتيح ربط أجهزة البصمة بنظام رقمي متقدم عناء تتبع وحساب بصمات الحضور والانصراف ويوفر مرونة أكبر في إدارة سجلات العاملين واستخراج تقارير تفصيلية تسهل عملية إدارة الوقت والأجور.
2. نظام الحضور والانصراف الإلكتروني
وهو نظام آلي يسمح برصد الحضور والانصراف عبر الإنترنت باستخدام التكنولوجيا السحابية، يتيح هذا النظام إجراء عمليات تسجيل الدخول والخروج والوصول للبيانات من أي جهاز متصل بالإنترنت، مثل الكمبيوترات المحمولة، الهواتف الذكية، أو الأجهزة اللوحية.
ومن أبرز ميزات النظام الإلكتروني:
- المرونة: يمكن للموظفين تسجيل حضورهم وانصرافهم باستخدام أي جهاز متصل بالإنترنت سواء عبر تطبيقات الهواتف المحمولة أو الموقع الإلكتروني الخاص بالعمل، خاصة الذين يعملون عن بُعد أو في مواقع العملاء أو وظائف المبيعات الخارجية.
- سهولة الاستخدام: يأتي النظام بواجهة مستخدم بسيطة تتيح تسجيل الحضور بنقرة زر واحدة، ما يوفر الوقت ويقلل من التعقيدات، إضافة لإمكانية التخصيص وفقًا لاحتياجات الشركة ونوع أعمالها.
- اعتماد السياج الجغرافي لتسجيل الدخول: إنشاء منطقة جغرافية افتراضية حول موقع العمل أو فروع الشركة، وتسجيل حضور الموظف أو انصرافه عبر الهاتف المحمول حصرًا عند دخوله أو خروجه من هذه المنطقة، وهي تقنية مفيدة للشركات التي تعتمد على العمل الميداني أو لديها فروع متعددة.
- إمكانية الوصول عن بُعد: تعمل الأنظمة السحابية على تخزين البيانات على خوادم خارجية آمنة يمكن للموظفين والمديرين على حد سواء الوصول إليها عبر الإنترنت.
3. برنامج تتبع أوقات الراحة
تهتم العديد من الشركات بتتبع فترات الراحة التي يأخذها الموظفون، لذا يعد برنامج تتبع وقت الراحة ضروريًا لها، إذ يمكن للموظفين تسجيل الدخول والخروج عدة مرات خلال اليوم، فيتم تسجيل أول عملية دخول على أنها حضور الموظف إلى مقر العمل، وكل عملية خروج ودخول لاحقة تُعد استراحة من العمل وتحسب فترتها الزمنية على أنها فترة راحة واحدة.
ويساعد البرنامج على:
- زيادة الإنتاجية: تحديد الأوقات المثلى للراحة بناءً على بيانات فعلية لأوقات الإنتاجية.
- تحسين رفاهية الموظفين: تقليل الإجهاد والأخطاء البشرية من خلال ضمان فترات راحة كافية.
- ضمان الامتثال للقوانين: تنظم ساعات العمل وفترات الراحة خلال اليوم وفق قانون العمل السعودي بحيث لا يعمل أي موظف لأكثر من 5 ساعات متتالية دون فترة راحة لا تقل عن نصف ساعة، ويجب ألا يبقى الموظف في مكان العمل لأكثر من إحدى عشرة ساعة في اليوم الواحد.
