نظام إدارة الأداء

يُعد نظام إدارة الأداء أداة إستراتيجية تهدف إلى تحسين كفاءة الموظفين عبر تتبع وتقييم أدائهم بانتظام، عبر التركيز على تحديد أهداف واضحة تتماشى مع الرؤية العامة للمؤسسة، وتعزيز التواصل الفعّال بين الموظفين والإدارة من خلال تقديم التغذية الراجعة المستمرة، كما يوفر تحليلات دقيقة لدعم اتخاذ القرارات المتعلقة بالترقيات أو التدريب، ويعمل على تطوير مهارات الموظفين وتوجيه جهودهم نحو تحقيق أهداف المنشأة.

فما هو نظام إدارة الأداء؟ وما هو الغرض منه؟ ولماذا يعد جسر نظام إدارة الأداء الأمثل في المملكة العربية السعودية؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح نظام إدارة الأداء
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  • ما هو الغرض من أنظمة إدارة أداء الموظفين؟
  • ما الفرق بين تقييم الأداء وإدارة الأداء؟
  • ما هي الميزات التي يجب أن تبحث عنها في نظام إدارة الأداء؟
  • كيف يساعدك برنامج جسر في إدارة أداء العاملين في منشأتك؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما هو نظام إدارة الأداء؟

نظام إدارة الأداء Performance Management System هو نظام تقني يهدف إلى تتبع وقياس أداء الموظفين وفقاً لأهداف محددة مسبقاً تشمل الأفراد والفرق والأقسام المختلفة داخل المنظمة، ويتيح النظام تحديد الأهداف بدقة ومتابعة الأداء بصورة منظمة وقابلة للقياس، وتقديم التغذية الراجعة الفورية، ما يسهم في تحقيق التكامل بين أداء الموظفين والأهداف الإستراتيجية للشركة.

يتضمن النظام مكونات متعددة تشمل تخزين تفاصيل الأداء السابق ومراجعات الأداء والاجتماعات الدورية وتصميم تقييمات مخصصة وتحليل البيانات، كما يوفر ملفات تعريف شاملة للموظفين تحتوي بيانات عن المهام والإنجازات ونقاط القوة والضعف، ما يساعد في اتخاذ قرارات حاسمة مثل الترقية أو التدريب أو الاستغناء عن الموظفين.

ويتميز النظام بقدرته على تعزيز التواصل بين الموظفين والإدارة، وتحسين الشفافية في تقييم الأداء، إضافة إلى دعم الإنتاجية ورفع كفاءة الأداء التنظيمي من خلال مواءمة الجهود الفردية والجماعية مع الأهداف الإستراتيجية للشركة.

ما هو الغرض من أنظمة إدارة أداء الموظفين؟

تهدف أنظمة إدارة الأداء إلى تعزيز كفاءة الموظفين وربط أهدافهم بالأهداف التنظيمية لضمان تحقيق نتائج فعالة، وتعمل هذه الأنظمة على تحسين الشفافية، ودعم التطوير المهني، وتعزيز ثقافة التحسين المستمر، ما ينعكس إيجاباً على أداء الموظفين والمنظمة. وتتلخص فوائد أنظمة إدارة الأداء في النقاط التالية:

ما الفرق بين تقييم الأداء وإدارة الأداء؟

يعرّف تقييم الأداء بأنه عملية دورية تستهدف مراجعة أداء الموظف خلال فترة زمنية محددة عادةً سنوية أو نصف سنوية، وتركز هذه العملية على قياس الإنجازات مقارنة بالأهداف المحددة مسبقاً، مع تحديد نقاط القوة والضعف، واتخاذ القرارات المناسبة بالترقية أو المكافأة أو التدريب.

بينما تعرّف إدارة الأداء بأنها عملية مستمرة وشاملة تهدف إلى تحسين الأداء المستقبلي عبر مواءمة أهداف الموظفين مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة، وتشمل هذه العملية وضع الأهداف ومراقبة التقدم وتقديم التغذية الراجعة المستمرة وتوفير خطط تطوير شخصية ومهنية بصورة استباقية.

ومن أبرز الفروق بين المفهومين:

• النطاق الزمني: يركز تقييم الأداء على مراجعة الأداء الماضي خلال فترات زمنية محددة، مثل سنة أو نصف سنة. في حين أن إدارة الأداء عملية مستمرة تتطلب التفاعل والمتابعة على مدار العام، مع التركيز على تحسين الأداء المستقبلي.
• الهدف: يهدف تقييم الأداء إلى توثيق الإنجازات الماضية واتخاذ قرارات بشأن الترقيات أو المكافآت أو التصحيحات. في المقابل تهدف إدارة الأداء إلى تحسين الأداء المستقبلي وتعزيز النمو المهني عبر التغذية الراجعة المستمرة وخطط التطوير الوظيفي.
• المنهجية: يعتمد تقييم الأداء على مقاييس كمية ثابتة لتحليل الأداء وتحديد النتائج. بينما تجمع إدارة الأداء بين الأساليب الكمية والكيفية، مثل المناقشات التفاعلية وتحديد الأهداف.
• المشاركة والمسؤولية: يعد تقييم الأداء مسؤولية قسم الموارد البشرية، مع إشراف محدود من المديرين. بينما تعد إدارة الأداء مسؤولية مشتركة بين المديرين والموظفين والمشرفين وجميع الأطراف ذات الصلة.
• طبيعة العملية: تقييم الأداء هو عملية منظمة وموحدة تنفذ وفقاً لإجراءات رسمية محددة مسبقاً لمراجعة الأداء السابق مرة أو مرتين في السنة بهدف تقييم النجاح أو الفشل. بينما تعد عملية إدارة الأداء مستمرة ومرنة وديناميكية، تتكيف مع التغيرات وتدعم النقاش وسماع الآراء، وتركز على تحسين المستقبل.
• استخدام النتائج: تُستخدم نتائج تقييم الأداء لاتخاذ قرارات إدارية مباشرة، مثل الترقيات أو إنهاء الخدمة. بينما تُستخدم إدارة الأداء لتعزيز تطوير المهارات ومواءمة الأهداف الشخصية والتنظيمية وتحسين الإنتاجية على المدى الطويل.

ما هي الميزات التي يجب أن تبحث عنها في نظام إدارة الأداء؟

تعد إدارة الأداء من أهم العمليات التنظيمية التي تساعد المؤسسات على تحسين إنتاجية الموظفين وضمان تحقيق الأهداف المشتركة، وفي ظل التطور التكنولوجي السريع أصبحت الشركات تعتمد على أنظمة إدارة الأداء الرقمية الحديثة لتحسين الكفاءة وتقديم التغذية الراجعة بفعالية. ومن الميزات الأساسية التي يجب البحث عنها عند اختيار نظام إدارة الأداء:

واجهة سهلة الاستخدام

يجب أن يكون البرنامج بديهياً ومناسباً لجميع المستخدمين، سواء كانوا تقنيين أو غير تقنيين، إذ يساهم النظام سهل الاستخدام في تقليل الحاجة إلى التدريب المكثف، وتوفير الوقت والموارد، كما يعزز من سرعة تبني الموظفين للنظام وفاعلية استخدامه.

تحديد الأهداف ومتابعتها

تتيح هذه الميزة وضع أهداف واضحة تتماشى مع الأهداف العامة للمؤسسة، ما يساعد على تتبع التقدم للتأكد من تحقيق هذه الأهداف، ويعزز من الشفافية والمساءلة. كما يتيح تحسين الأداء المرحلي والرد السريع على المشكلات.

التواصل والتغذية الراجعة المستمرة

تساعد التغذية الراجعة المستمرة في تحسين الأداء عبر تقديم ملاحظات بناءة بانتظام، ما يتيح تعزيز التفاعل بين الموظفين والمديرين وفهم توقعات الأداء بوضوح، فيشجع النظام الموظفين على نقاش المسؤولين والتواصل معهم أو حتى الاعتراض على نتائجهم ما يؤدي إلى أداء أفضل ورضا وظيفي أعلى.

مقاييس الأداء القابلة للتخصيص

من الضروري أن يكون النظام مرناً في تحديد مقاييس الأداء التي تتناسب مع احتياجات المؤسسة، فكل منظمة لها معاييرها الفريدة لقياس النجاح، ويجب أن يوفر النظام القدرة على تخصيص هذه المقاييس بما يخدم إستراتيجيات الشركة وأهدافها.

التقارير والتحليلات المتقدمة

توفر هذه الميزة القدرة على استخراج تقارير آلية دقيقة تسلط الضوء على اتجاهات الأداء، وتساعد التحليلات المتقدمة المؤسسات في اتخاذ قرارات مستنيرة مبنية على بيانات دقيقة، ما يعزز من كفاءة العمليات وتحقيق الأهداف.

إدارة خطط التطوير والنمو الوظيفي

يجب أن يوفر النظام أدوات لدعم التطوير المهني للموظفين من خلال تحديد الفجوات المهارية ووضع خطط تدريبية لمعالجتها، وتساهم هذه الخاصية في تحفيز الموظفين وزيادة فرص النمو والاحتفاظ بالمواهب داخل المؤسسة.

التكامل مع الأنظمة الأخرى

تعد القدرة على التكامل مع أنظمة الموارد البشرية الحالية، مثل مسيرات الرواتب وملفات الموظفين، من الميزات الضرورية التي تضمن تدفق البيانات بسلاسة وكفاءة، إذ يسهم هذا التكامل في توفير وقت الموظفين وتوحيد العمليات الإدارية المختلفة.

الأمان والامتثال

تتميز بيانات الأداء بحساسية كبيرة، لذا يجب أن يوفر النظام أعلى مستويات الأمان لحماية البيانات من أي اختراقات، مع ضمان الامتثال للمعايير والقوانين المعمول بها، وتعد هذه الميزة ضرورية لضمان ثقة الموظفين بالمعلومات المخزنة في النظام.

مراجعات الأداء الشاملة

دعم مراجعات الأداء على اختلاف أنواعها، بما في ذلك التقييم بزاوية 360 درجة، للوصول إلى تقييم شامل لأداء الموظفين، وتقديم نظرة متكاملة تجمع بين تقييمات المديرين وزملاء العمل والعملاء لضمان العدالة والدقة.

الأتمتة والكفاءة

يجب أن يسهم النظام في أتمتة المهام الإدارية المتكررة، مثل جدولة المراجعات وتجميع التغذية الراجعة، وتجميع البيانات، للمساعدة في تقليل العبء على فرق الموارد البشرية وزيادة الكفاءة العامة للمؤسسة.

سهولة الوصول عبر الأجهزة المختلفة

مع تزايد الحاجة إلى العمل عن بُعد، يجب أن يدعم النظام الوصول من خلال الأجهزة المحمولة، ويتيح ذلك للموظفين والمديرين تتبع الأداء وتقديم التغذية الراجعة بسهولة من أي مكان وفي أي وقت.

كيف يساعدك برنامج جسر في إدارة أداء العاملين في منشأتك؟

نظام جسر هو الحل الرقمي الأمثل لإدارة الموارد البشرية بكفاءة وذكاء، إذ يتيح للشركات تبسيط الإجراءات وأتمتة المهام اليومية بسهولة، ويوفر النظام مجموعة شاملة من الحلول، تشمل إعداد مسير الرواتب ومتابعة الحضور والانصراف والإجازات وتقييم الأداء الذي يعد أداة متكاملة واحترافية تساعد الشركات على تتبع أداء الموظفين وتقييمهم بفعالية وشفافية، ويقدم برنامج إدارة الأداء من جسر الميّزات التالية:

أهداف واضحة ومعايير مخصصة لتقييم الأداء

يمكن للشركات من خلال نظام جسر تحديد أهداف أداء دقيقة لكل موظف وتحديثها بمرونة، مع ربط هذه الأهداف بطبيعة مهام الموظفين وأدوارهم ضمن الشركة، ما يساعد في تحقيق العدالة والموضوعية في التقييمات. كما يوفر النظام أيضاً إمكانية إنشاء معايير تقييم مخصصة تتوافق مع احتياجات وأهداف الشركة، وضبطها بسهولة بما يتناسب مع متطلبات كل قسم أو إدارة، سواء كانت هذه المعايير تعتمد على الكفاءات والمهارات الفردية للموظفين أو على الأهداف التنظيمية.

مرونة في إجراء التقييمات

يتيح النظام للمديرين مرونة في تخصيص وتطبيق عمليات التقييم:

• • التقييم الدوري: يمكن للمدير المباشر إجراء التقييمات وفق دورات زمنية محددة سواء سنوية، نصف سنوية أو شهرية.
  • تقييم 360 درجة: يسمح بمشاركة زملاء الموظف والموظف نفسه في عملية التقييم، ما يوفر نظرة شاملة ودقيقة عن الأداء.
  • الملاحظات الموثقة: يمكن للمديرين تسجيل ملاحظاتهم على أداء الموظف وفق الأهداف المحددة، ما يساعد على تحديد المجالات التي تحتاج إلى تطوير بوضوح.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن مشاركة التقييمات مع أصحاب الصلاحية الآخرين داخل الشركة، مع ضمان تحديثها تلقائياً في ملف الموظف الشخصي للرجوع إليها أو الاعتراض عليها عند الحاجة.

تتبع نتائج الأداء بفعالية

يقدم نظام جسر حلولاً متقدمة لمتابعة نتائج التقييم بمرور الوقت، إذ يمكن للشركات:

• • مقارنة أداء الموظفين ضمن دورات زمنية محددة.
  • تحليل النتائج الحالية ومقارنتها بالأهداف الموضوعة مسبقاً.
  • كشف نقاط القوة والضعف واستخلاص التحديات المحتملة.

ويضمن هذا التتبع الدوري للإدارة اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة وموثوقة فيما يتعلق بترقيات الموظفين أو التدريب أو تحديد إستراتيجيات الأداء المستقبلية.

خطط تطوير مخصصة بناءً على النتائج

لا يتوقف دور النظام عند تقييم الأداء فحسب، بل يساعد المديرين في إعداد خطط تدريب وتطوير فعّالة لكل موظف بناءً على نتائج تقييمه، فبفضل الأدوات التفاعلية المتاحة، يمكن مشاركة خطط التطوير مع المعنيين لضمان التنسيق المستمر بين الإدارات لتحسين كفاءة الموظفين وتطوير مهاراتهم بما يتناسب مع احتياجات الشركة.

لوحات معلومات وتقارير شاملة

يوفر نظام جسر لوحات معلومات سهلة الاستخدام وتقارير تفصيلية تساعد المديرين على:

• • متابعة أداء الفرق.
  • تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للموظفين.
  • رصد التوجهات العامة في الأداء الفردي والجماعي.

وتُمكّن هذه التحليلات الشركات من تحسين إستراتيجيات العمل واتخاذ قرارات مبنية على رؤية دقيقة للأداء.

تجربة مستخدم سهلة واحترافية

يمتاز نظام إدارة الأداء من جسر بواجهة تفاعلية تُسهّل على المديرين متابعة الأداء بكل شفافية، وتشمل:

• • إدارة دورات المراجعة: إمكانية تخصيص دورات المراجعة الشهرية أو النصف سنوية أو السنوية.
  • تعيين الأهداف: يمكن إضافة أهداف جديدة أو تحديث الأهداف الحالية بكل مرونة.
  • استعراض الكفاءات: يتيح النظام للمديرين الاطلاع على جميع الكفاءات المسندة لكل موظف.

وتضمن هذه الخصائص تجربة تقييم أداء عملية واحترافية، بعيداً عن التعقيد والإجراءات الورقية التقليدية.

إشعارات فورية لضمان التواصل الفعّال

لضمان اطلاع جميع الأطراف على أحدث التحديثات، يوفر نظام جسر إشعارات فورية تُرسل عند:

• • إكمال التقييمات.
  • تحديث خطط التطوير.
  • إدخال أي تغييرات على ملف الأداء الشخصي للموظف.

وتساهم هذه الإشعارات في تعزيز سرعة اتخاذ القرارات وتمنع أي فجوات في التواصل بين الفرق والإدارات.

نظام مترابط ومؤتمت بالكامل

يمتاز نظام جسر بترابطه مع باقي ميزات إدارة الموارد البشرية في البرنامج، ما يضمن تحديث المعلومات تلقائياً مع:

• • ملف تقييم الموظف.
  • المكافآت.
  • تقارير الأداء العامة.

ويختصر هذا التكامل الكثير من الوقت والجهد، ويُسهل على الإدارة التركيز على تحقيق الأهداف الإستراتيجية للشركة.