تخطيط التعاقب الوظيفي
يسعى تخطيط التعاقب الوظيفي إلى ضمان استمرارية الأعمال داخل المؤسسات من خلال تطوير قيادات مستقبلية مؤهلة، ويركز هذا النهج الإستراتيجي على تقييم المهارات الحالية وتحديد الاحتياجات المستقبلية وتدريبها لاستلام المناصب المحتمل شغورها مستقبلاً، ما يعزز من استقرار المنشآت وتطورها على المدى الطويل. فما ما هو التعاقب الوظيفي؟ وما أهمية تخطيط التعاقب؟ وما هي مراحله؟
موضوعات الصفحة:
- التعريف بمصطلح تخطيط التعاقب الوظيفي
- أسئلة شائعة حول المصطلح
- حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية
ما المقصود بتخطيط التعاقب الوظيفي؟
تخطيط التعاقب الوظيفي Succession Planning هو عملية إستراتيجية طويلة المدى تهدف إلى ضمان استمرارية الأعمال داخل المؤسسات من خلال تحديد وتطوير الموظفين المؤهلين لتولي المناصب القيادية والحيوية عند شغورها، تركز هذه العملية على تطوير خبرات ومعارف ومهارات الموظفين الداخليين لتتناسب مع احتياجات الوظائف المستقبلية المهمة، وضمان سلاسة انتقال المسؤوليات، وتقليل تأثير التغييرات المفاجئة، مثل التقاعد أو الاستقالة أو الوفاة.
وتشمل هذه الإستراتيجية تقييم القدرات الحالية للموظفين وتحديد الاحتياجات المستقبلية ووضع برامج تدريبية وتأهيلية مخصصة لتعزيز المهارات القيادية والمهنية لديهم، إضافة لإنشاء خطط احتياطية يتم تحديثها باستمرار لضمان جاهزية شغل الوظائف عند أي تغييرات محتملة.
ما أهمية تخطيط التعاقب الوظيفي في المنشآت؟
تعد خطة التعاقب الوظيفي من الإستراتيجيات الحيوية التي تساهم في تعزيز استدامة الشركات وتحقيق استقرارها على المدى الطويل عبر تحضير الموظفين الداخليين لتولي المناصب المستقبلية، ومن أهم فوائد التعاقب الوظيفي في الشركات:
الاحتفاظ بالمواهب
يعد تخطيط التعاقب الوظيفي أداة قوية للحفاظ على المواهب داخل المنظمة، لمساهمته في تقديم فرص التطور الوظيفي للموظفين المتميزين، ما يزيد من ولائهم ويقلل من احتمالية مغادرتهم، ويزيد من شعورهم بالتقدير من خلال تسليط الضوء على إمكانياتهم القيادية.
ضمان استمرارية العمل
تستمر الأعمال بكفاءة حتى عند مغادرة القيادات الحالية من خلال التخطيط الاستباقي للقيادات المستقبلية وتحديد بدلاء مؤهلين بدلاً من الاعتماد على توظيف موظفين جدد بصورة مفاجئة، ويوفر التخطيط مساراً واضحاً للموظفين الجاهزين لتولي المناصب يضمن استمرار العمليات دون انقطاع أو تأخير.
تقليل التكاليف المرتبطة بالتوظيف
تخفيض التكاليف المرتبطة بتوظيف وتدريب موظفين جدد من خلال تعيين بديل مؤهل بسرعة من الموظفين المدربين سابقاً، ما يحد أيضاً من التأخير في التعيين، ويقلل من فترة التكيف المرتبطة بتوظيف موظف جديد، ويعين المنشأة على توفير موارد ضخمة لتدريب موظفين جدد قادرين على استيعاب ثقافة الشركة ومهارات العمل.
ضمان انتقال المعرفة والخبرة
أحد الأهداف الرئيسية لتخطيط التعاقب الوظيفي هو ضمان انتقال المعارف والخبرات من القادة الحاليين إلى خلفائهم، من خلال تأهيل البدلاء مسبقاً ومعرفتهم بأساليب العمل والطرق والمهارات التي كان يتبعها الموظف القيادي السابق، ما يضمن أن العمليات التشغيلية والإدارية تتم بسلاسة ودون فقدان للمعلومات الحيوية، وهو ما يساهم في استمرارية الأداء بكفاءة، ويحمي المنظمة من الفجوات المعرفية التي قد تنشأ نتيجة للمغادرة المفاجئة.
تعزيز ثقافة التدريب والتطوير
يُعد تخطيط التعاقب الوظيفي وسيلة فعالة لتعزيز ثقافة التدريب والتطوير داخل المنظمة عبر توضيح فجوة المهارات في العمل وتوفير برامج تدريبية متخصصة لتطوير هذه المهارات، مثل ورشات العمل والدورات التدريبية والشهادات المهنية، ما يسهم في زيادة معارف الموظفين ويحضّرهم للمناصب الأعلى، ويحسّن قدرتهم على التعامل مع التحديات المستقبلية ويضمن نجاحهم.
الوضوح التنظيمي
خلق وضوح تنظيمي بين الموظفين بتفاصيل الهيكل التنظيمي ومسؤوليات ومتطلبات كل وظيفة، كما أن الدراية بالمؤهلين لشغل المناصب العليا لاحقاً يُقلل من الشكوك والاضطرابات الناتجة عن تغييرات القيادات، وهو ما يؤدي إلى تعزيز الاستقرار النفسي للموظفين وزيادة الولاء للمؤسسة وتكوين بيئة عمل أكثر تنظيماً وانسجاماً بين جميع مستويات المؤسسة.
تحسين التواصل داخل المنظمة
يمكن تعزيز التواصل بين الإدارات والموظفين من خلال مشاركة جميع الأطراف المعنية في تحديد وتنفيذ خطة التعاقب الوظيفي والمسارات الوظيفية المحتملة، ما يُسهم في تحسين الشفافية وبناء بيئة من التعاون المتبادل التي تعزز الإحساس بالمسؤولية لدى الموظفين وتمنحهم فرصة أكبر للتطور والنمو.
ما هي مراحل تخطيط التعاقب الوظيفي؟
تعد عملية تخطيط التعاقب الوظيفي أساساً لضمان استمرارية القيادة والكفاءة التشغيلية في المؤسسات، وتتطلب هذه العملية خطوات منهجية وفق التسلسل التالي:
- تحديد الوظائف القيادية الحرجة: تبدأ العملية بتحديد المناصب التي تعد ضرورية لنجاح المنظمة، ويشمل ذلك تقييم أهمية كل وظيفة والوظائف القريبة من التقاعد أو التي تعاني من ندرة المواهب المناسبة لشغلها.
- تحليل متطلبات الوظائف: تشمل هذه المرحلة دراسة المتطلبات الحالية والمستقبلية من المهارات والخبرات والسلوكيات لكل منصب، ما يتيح فهم الاحتياجات الوظيفية بدقة.
- تقييم الموظفين الحاليين: إجراء تقييم شامل لأداء الموظفين الحاليين وقدراتهم مقارنة بمتطلبات الوظائف القيادية، مع تحديد الذين يتمتعون بإمكانات قيادية عالية.
- تحديد الفجوات المهارية: تحليل الفروق في المهارات بين الكفاءات المتوفرة والكفاءات المطلوبة مستقبلاً، مع وضع خطط لسد هذه الفجوات عبر برامج تدريب وتطوير مناسبة.
- تطوير الموظفين: تشمل هذه المرحلة وضع خطط مخصصة وفردية لتطوير الموظفين وتزويدهم بالمهارات اللازمة من خلال التدريب وورش العمل والإرشاد، بالإضافة إلى منحهم فرصاً للتناوب الوظيفي والمشاركة في مشاريع تساهم في تعزيز قدراتهم.
- اختيار البدلاء المحتملين: يتم تحديد الموظفين الذين أظهروا كفاءة قيادية ويملكون الإمكانات لتولي المناصب، مع إعداد خطط واضحة تمهد لوصولهم إلى الوظائف المستهدفة.
- تنفيذ خطط التطوير: تنفيذ برامج التدريب والتأهيل المقررة ومتابعة تطور أداء الموظفين ومدى تقدمهم في تحقيق أهداف الخطة.
- مراجعة الخطة وتحديثها: تُعد هذه الخطوة حيوية لضمان فعالية التخطيط، إذ يتم متابعة التقدم باستمرار وإجراء التعديلات اللازمة بما يتماشى مع التغيرات التنظيمية.
- التواصل والشفافية: تشمل هذه المرحلة تعزيز الشفافية داخل المنظمة من خلال توضيح إستراتيجيات التخطيط ومشاركة الأهداف مع الجهات المعنية لضمان التوافق وإدارة التوقعات.
- التقييم والتحسين المستمر: تُختتم العملية بتقييم مدى نجاح الخطط المعتمدة في تحقيق أهدافها، مع العمل على تحسين الإستراتيجيات استناداً إلى النتائج المحققة.
ما الفرق بين الإحلال الوظيفي والتعاقب الوظيفي؟
يعرف الإحلال الوظيفي بأنه عملية تهدف إلى سد الشواغر الوظيفية بصورة فورية وطارئة عند حدوثها، مثل استقالة أو تقاعد موظف، بهدف ضمان استمرارية العمل دون تعطيل من خلال اختيار موظف بديل يمتلك المهارات المطلوبة للوظيفة الشاغرة.
ومن أهم الفروق بين الإحلال الوظيفي وتخطيط التعاقب الوظيفي:
الهدف
- يتمثل الإحلال الوظيفي بهدف ضيق ومحدد يرتبط بسد الشاغر بسرعة لتجنب تعطل العمليات، وينصب التركيز فيه على ضمان سير العمل اليومي دون انقطاع من خلال تعيين شخص مؤهل للقيام بمهام المنصب بصورة فورية.
- في المقابل يرتكز على تخطيط التعاقب الوظيفي على بناء رؤية إستراتيجية واسعة تهدف إلى تعزيز القيادة واستدامة المؤسسة على المدى الطويل، عبر تطوير قادة مستعدين لتولي المناصب العليا المستقبلية.
الزمن والتخطيط
- يتميز الإحلال الوظيفي بالإطار الزمني القصير الذي يعتمد على رد الفعل تجاه حالات طارئة مثل الاستقالة أو المرض، مع تخطيط بسيط يقتصر على إيجاد بدائل جاهزة دون التركيز على تطوير مهاراتهم.
- يأخذ تخطيط التعاقب الوظيفي طابعاً استباقياً يتم التخطيط له بعناية قبل الحاجة إلى التغيير، ويشمل تحديد الموظفين المحتملين لتولي أدوار رئيسية، مع توفير برامج تدريبية وتطويرية، وإعدادهم تدريجياً لتولي المناصب القيادية لضمان استمرارية القيادة في ظل تغيرات مستقبلية متوقعة أو غير متوقعة.
نطاق التركيز والتطوير
- يركز الإحلال الوظيفي على المهام الفنية المحددة التي يحتاجها المنصب بصورة فورية، ولا يعطي الوقت الكافي لتطوير مهارات الموظف المكلف بالوظيفة بل يتم الاعتماد على قدراته الحالية فقط، إذ أن نطاقه محدود بالوظيفة الحالية ومتطلباتها المباشرة.
- يتخطى التعاقب الوظيفي متطلبات الوظيفة الحالية ليشمل بناء المهارات القيادية والتفكير الإستراتيجي والقدرة على حل المشكلات، بهدف تغطية القدرات المستقبلية المطلوبة للنمو المؤسسي عبر التطوير المهني والشخصي.
الاستدامة والابتكار
- يعد الإحلال الوظيفي حلاً فورياً لكنه غير مستدام، فهو يعالج الاحتياجات المؤقتة لكنه لا يُضيف قيمة ابتكارية للمنشأة، وقد يؤدي الاعتماد المتكرر عليه إلى قصور في تطوير ثقافة القيادة.
- في المقابل يُعزز التعاقب الوظيفي من استدامة المؤسسة عبر تمكينها من التعامل مع التحديات المستقبلية بوجود قيادات مستعدة، كما يدعم الابتكار من خلال تدريب قادة قادرين على تقديم رؤى جديدة.
التكلفة والعائد على الاستثمار
- يتطلب الإحلال الوظيفي تكلفة أقل على المدى القصير نظراً لتركيزه على حل فوري، لكنه قد يتسبب بتكاليف أكبر لاحقاً إذا لم يكن الشخص المختار للمنصب جاهزاً للعمل.
- يحتاج التعاقب الوظيفي إلى استثمار طويل الأجل في التدريب والتطوير والتقييم المستمر، ومع ذلك، فإن عائد الاستثمار أكبر لأنه يدعم استقرار المؤسسة ويقلل من مخاطر فقدان المواهب.
التطبيق المؤسسي
- غالباً ما يُستخدم الإحلال الوظيفي في المؤسسات الصغيرة ذات الهيكل البسيط والاحتياجات المحدودة للتطوير القيادي، والتي تعتمد على استجابات سريعة للمتغيرات.
- بينما يُطبق التعاقب الوظيفي بصورة أكبر في المؤسسات الكبيرة أو التي تسعى للنمو المستدام، كونه يتطلب بيئة مؤسسية داعمة لبرامج التدريب، وقيادة موارد بشرية متطورة ورؤية استراتيجية.
المرونة في التنفيذ
- يتمتع الإحلال الوظيفي بمرونة عالية نظراً لكونه عملية استجابة سريعة، لكنه قد يُظهر محدودية في تلبية احتياجات طويلة المدى.
- يعد التعاقب الوظيفي أقل مرونة نتيجة للتخطيط الطويل، ولكنه يوفر رؤية أكثر وضوحاً واستقراراً للمستقبل.
ما أهم التحديات التي تواجه تخطيط التعاقب الوظيفي؟
يُعد تخطيط التعاقب الوظيفي إحدى الأدوات الحيوية لضمان استمرارية القيادة والمهارات داخل المؤسسات، ومع ذلك، تواجه هذه العملية العديد من التحديات التي يمكن أن تعرقل نجاحها، ومن أبرزها:
عدم التوافق مع رؤية المؤسسة المستقبلية
غالباً ما تكون خطط التعاقب الوظيفي غير متماشية مع الأهداف الإستراتيجية طويلة المدى للمؤسسة، ما يؤدي ذلك إلى فجوة بين الكفاءات المتوفرة والمهارات المطلوبة لتحقيق الأولويات الإستراتيجية. ويتطلب ذلك مراجعة مستمرة للخطط لتحديثها بما يتماشى مع التغيرات في الأهداف.
قلة المرونة
تجعل التغييرات التنظيمية مثل إعادة الهيكلة أو الأزمات الاقتصادية أو التطورات التكنولوجية خطط التعاقب الوظيفي غير قابلة للتكيف، وعندما تكون الخطط جامدة وغير محدثة بما يكفي لمواجهة هذه التغيرات فإنها تفقد فعاليتها وتُعرّض المؤسسة لمخاطر عدم وجود بدائل قيادية جاهزة.
التقييم غير العادل
يشوب آليات التقييم في بعض المؤسسات عيوب عدم الموضوعية مثل المحاباة أو التحيز الشخصي بدلاً من استخدام أدوات تقييم دقيقة تعتمد على الأداء الفعلي والكفاءات، ويؤدي ذلك إلى اختيارات غير مناسبة للمرشحين، ما يضعف الثقة في النظام ويؤثر على معنويات الموظفين.
نقص الموارد المالية
يتطلب تنفيذ برامج تدريبية فعالة وجود موارد مالية كافية، لكن العديد من المؤسسات تعاني من قيود في الميزانية تعيق تنفيذ هذه البرامج، وقد يؤدي ذلك إلى ضعف الاستثمار في تطوير الموظفين وإعدادهم للمناصب القيادية المستقبلية.
مقاومة الموظفين
عدم وضوح خطط التعاقب الوظيفي أو نقص الشفافية في تنفيذها قد يثير اعتراضات الموظفين الذين يشعرون بعدم التقدير أو الإقصاء، ويسبب ذلك تراجع الثقة في الإدارة وانخفاض معنويات الفريق، ويعيق نجاح التخطيط للتعاقب.
ضعف دعم الإدارة العليا
غياب الالتزام والتأييد من القيادة العليا يمثل تحدياً كبيراً لتنفيذ خطط التعاقب الوظيفي بنجاح، فقد لا تُخصص الموارد الكافية أو لا يُظهر القادة اهتماماً بهذه الخطط، ما يقلل من فعاليتها أو عدم تنفيذها.
ضعف البرامج التدريبية
تعاني العديد من المؤسسات من نقص البرامج التدريبية الفعالة التي تُعد الموظفين لتولي المناصب القيادي، ما يضعف تطوير المهارات الأساسية مثل القيادة وإدارة الأزمات والتخطيط الإستراتيجي، أو المهارات التقنية والإدارية الخاصة بالوظيفة.
ضعف الثقافة التنظيمية والتكامل بين الإدارات
يؤدي نقص التنسيق إلى صعوبة تحديد الاحتياجات المستقبلية من القيادات، وضعف التعاون في تصميم الخطط وتطوير المواهب، ومن ناحية أخرى، فإن غياب ثقافة تدعم التعاقب الوظيفي يعوق تطوير القيادات داخل المنظمة، ويجعل من الصعب تحقيق الالتزام اللازم من الموظفين والإدارة لتنفيذ الخطط بنجاح.
التركيز على الكفاءات الحالية
تُركز العديد من المنشآت على الكفاءات الحالية للموظفين بدلاً من المهارات المستقبلية المطلوبة، ويؤدي ذلك إلى تجهيز قيادات لا تتماشى مع التغيرات المستقبلية وتحديات السوق.
غياب آليات القياس
عدم وجود مقاييس دقيقة لتقييم فعالية خطط التعاقب الوظيفي يعوق قدرة المؤسسات على قياس جاهزية القيادات أو فعالية برامج التطوير. ويؤدي ذلك إلى صعوبة تحسين العمليات واستمرار الأخطاء دون معالجة.
ما هي أهم نماذج التعاقب الوظيفي؟
تشمل نماذج التعاقب الوظيفي طرقاً وآليات مختلفة يتم اعتمادها لضمان استمرارية القيادة والكفاءات المؤسسية، ويعتمد اختيار النموذج الملائم على طبيعة المنظمة وأهدافها الإستراتيجية، ومن أبرز هذه النماذج:
- التعاقب المخطط مسبقاً: يعتمد على وضع خطة إستراتيجية طويلة الأمد لتحديد الموظفين المناسبين لشغل المناصب القيادية مستقبلاً، ويتضمن تطوير الكفاءات القيادية من خلال برامج تدريبية وتأهيلية مناسبة، ويناسب هذا النموذج المؤسسات التي تهدف إلى تحقيق استدامة القيادة وتحضير كوادر قيادية بصورة مستمرة.
- التعاقب الطارئ: يركز على معالجة حالات الطوارئ مثل الاستقالة المفاجئة أو وفاة أحد القادة، ويعتمد على وجود خطط بديلة جاهزة يمكن تفعيلها فوراً، ويستخدم في المؤسسات التي تتعرض لتغييرات غير متوقعة في الهيكل التنظيمي.
- التعاقب الوظيفي المتدرج: يعتمد على تهيئة الموظفين تدريجياً من خلال منحهم مهام متزايدة المسؤولية ضمن المناصب الحالية، ويُعد نموذجاً فعالاً لتطوير المواهب الداخلية بطريقة مدروسة ومتدرجة، وغالباً ما يناسب هذا النموذج الشركات التي تسعى إلى تعزيز الخبرات الداخلية وتطوير الموظفين على المدى البعيد.
- التعاقب الجماعي: يقوم على تحديد مجموعة من الموظفين المحتملين لشغل مناصب معينة بدلاً من التركيز على شخص واحد، ما يزيد من مرونة المؤسسة في اختيار البديل الأنسب عند الحاجة، ويُفضل في المؤسسات التي تواجه تحديات في تحديد قائد مستقبلي محدد.
- التعاقب المستمر: يشمل تحديث خطط التعاقب باستمرار وفقاً للتغيرات في سوق العمل واحتياجات المؤسسة، ويركز على تدريب الموظفين بصفة مستمرة لتلبية المتطلبات المستقبلية، ويشاع استخدامه في الشركات التي تسعى للتكيف مع التطورات التكنولوجية والسوقية بسرعة.
- التعاقب الخارجي: البحث عن مواهب قيادية خارجية عند عدم توفر الكفاءات المناسبة داخلياً، ويُستخدم لتلبية الاحتياجات الفورية أو إدخال خبرات جديدة إلى المؤسسة، ويمكن أن يكون مناسباً للشركات التي ترغب في تعزيز التنوع الفكري والتجارب القيادية الجديدة، أو التي تعاني من قلة وجود الكفاءات داخلياً.
