إدارة شؤون الموظفين

تعد إدارة شؤون الموظفين جزءًا من إدارة الموارد البشرية بمفهومها الحديث، وتُعني بإدارة كافة الجوانب التشغيلية واليومية المتعلقة بالموظفين، بدءًا من التوظيف وتخطيط الاحتياجات، مرورًا بالتدريب وتقييم الأداء، وصولًا إلى إدارة الرواتب والامتيازات، فما هو مفهوم إدارة شؤون الموظفين؟ وما هي المهام الأساسية التي تقع ضمن نطاقها، وما أهميتها في تحسين الإنتاجية وتعزيز رضا الموظفين وضمان الامتثال القانوني؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح إدارة شؤون الموظفين
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  • ماذا يندرج تحت شؤون الموظفين؟
  • ما هي أهمية إدارة شؤون الموظفين؟
  • ما الفرق بين إدارة الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين؟
  • كيف يمكن إدارة شؤون العاملين بفاعلية؟
  • ما هو برنامج إدارة شؤون الموظفين؟
  • ما أهمية أتمتة مهام شؤون الموظفين؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما المقصود بإدارة شؤون الموظفين؟

يمكن تعريف إدارة شؤون الموظفين Personnel Management بأنها وظيفة إدارية تهدف إلى تعزيز فعالية العمل عبر التركيز على الجوانب التشغيلية واليومية للعاملين، مثل تخطيط احتياجات الموظفين، وتوظيفهم، وتدريبهم، لضمان تحقيق أهداف المؤسسة، إضافة للأمور الإدارية الروتينية مثل الرواتب، والامتيازات، والامتثال للقوانين، وحل النزاعات، بهدف تحقيق أقصى استفادة من الموظفين وتحسين بيئة العمل، والحفاظ على استمرارية المنظمة وتحقيق أهدافها بكفاءة.

ويعد شؤون الموظفين منهجًا تقليديًا يُركز على إدارة القوى العاملة بصورة يومية من تخطيط وتنظيم وتعويض ورعاية، دون اهتمام كبير بالإستراتيجية الأوسع أو تطوير الموظفين على المدى الطويل.

ماذا يندرج تحت شؤون الموظفين؟

تتنوع مهام إدارة شؤون الموظفين وفقًا لطبيعة الشركة وحجمها، لكنها تتضمن عدة جوانب أساسية يمكن تفصيلها في النقاط التالية:

التوظيف

• تحليل احتياجات الشركة من القوى العاملة، وتحديد الوظائف الشاغرة أو التي تحتاج إلى استحداث، ووضع الوصف الوظيفي لكل منها بما فيه المهام والمسؤوليات المطلوبة، والمؤهلات والخبرات اللازمة، والمهارات التي يجب أن يتمتع بها المرشح المثالي، ثم الإعلان عن هذه الوظائف عبر القنوات المناسبة.
• إدارة عملية التوظيف عبر دراسة المرشحين المحتملين للوظائف المتاحة، وإجراء مقابلات العمل معهم، ثم اختيار أنسبهم بناء على المؤهلات والخبرات والشخصية.
• إدارة عمليات التعيين واستكمال الأوراق والوثائق المطلوبة، وإعداد عقود العمل وتوقيعها لضمان انضمام العامل بصورة قانونية للشركة.

التدريب والتطوير

• تحديد الاحتياجات التدريبية الخاصة بالموظفين بناءً على متطلبات العمل الحالية والمستقبلية، ومتابعتها مع الإدارة.
• إعداد البرامج التدريبية اللازمة لتزويد الموظفين بالمهارات الجديدة وإعدادهم لتولي المسؤوليات المطلوبة منهم.
• تنفيذ الحقائب التدريبية ومتابعة تأثيرها على أداء الموظفين لضمان تحقيق الأهداف المرجوة.

إدارة الأداء

• تحديد معايير الأداء، بما يستند إلى أهداف الشركة وقيمها، ويحقق التوازن بين متطلبات العمل وطموحات الموظفين.
• الإشراف على أداء الموظفين وتقييمه دوريًا، مع تقديم ملاحظات بنّاءة تهدف إلى تحسين الأداء وتحقيق النمو المستدام.
• إعداد خطط عمل فردية وجماعية تتضمن تقديم التوجيه والدعم اللازمين للموظفين لضمان تطورهم المستمر.

التنظيم والتوثيق

• إدارة الشؤون الإدارية المتعلقة بالموظفين، مثل جداول الدوام، والحضور والانصراف، وساعات العمل الإضافية.
• متابعة جميع أنواع الإجازات التي يحصل عليها الموظفون، سواء كانت إدارية، أو صحية، أو طارئة، لضمان سير العمل بانتظام.
• حفظ جميع الوثائق والسجلات الخاصة بالموظفين بدقة، بما في ذلك أوراق التعيين، وشهادات التأمينات، وتحديث السجلات دوريًا ومتابعتها مع الجهات الحكومية.
• إعداد جداول الرواتب، والاقتطاعات، واستحقاقات الأجور، ورفعها للقسم المالي لضمان حصول الموظفين على حقوقهم المالية كاملة.

إدارة المكافآت والمنافع

• تصميم وتنفيذ برامج مكافآت تتماشى مع إستراتيجيات الشركة لتعزيز الأداء، بما في ذلك المكافآت المالية، والترقيات، والمزايا الوظيفية الأخرى.
• إدارة التعويضات من خلال العلاوات والمنح، والتنسيق الوثيق مع الإدارة المالية لضمان دقة تنفيذ هذه البرامج.
• ضمان عدالة توزيع الامتيازات بين الموظفين، وتحديث سياسات المكافآت والمنح بناءً على متطلبات العمل والسوق.

الاتصال والعلاقات العامة

• توفير بيئة عمل صحية وآمنة بتطبيق معايير السلامة والصحة المهنية.
• بناء قنوات اتصال فعالة بين الإدارة والموظفين، لتعزيز التواصل والتفاهم والتعاون داخل الشركة وبناء علاقات طويلة الأمد مع الموظفين.
• تقديم الدعم الإداري المستمر للموظفين لمساعدتهم على فهم مسؤولياتهم والنجاح في أداء وظائفهم، والتعامل الفوري مع أي شكاوى أو مخالفات لضمان بيئة عمل عادلة.
• تحسين رضا الموظفين، والتأكد من أن القوى العاملة سعيدة ببيئة العمل الحالية ودورها الوظيفي.

الامتثال الإداري والقانوني

• إعداد سياسات وإجراءات العمل وتعميمها على جميع الموظفين لضمان فهمهم والتزامهم بها.
• مراقبة الالتزام بالسياسات الداخلية للعمل، مع رفع تقارير دورية للإدارة العليا حول حالات عدم الامتثال لفرض العقوبات الصحيحة والعادلة.
• ضمان الامتثال التام للتشريعات العمالية واللوائح التنظيمية، لضمان سلامة الشركة القانونية وحماية حقوق الموظفين.

ما هي أهمية إدارة شؤون الموظفين؟

تلعب إدارة شؤون الموظفين دورًا أساسيًا في استقرار وتنمية المنظمة من خلال إدارة العمليات اليومية للقوى العاملة بفاعلية، وتبرز أهمية هذا الدور في الجوانب التالية:

• تحسين الإنتاجية والأداء العام: تسهم إدارة شؤون الموظفين في تحسين إنتاجية المؤسسة من خلال اختيار الكفاءات المناسبة وتوظيفها، بالإضافة إلى ذلك، توفر هذه الإدارة التدريب المستمر وتطوير الموظفين، ما يمكنهم من أداء وظائفهم بجودة أعلى ويزيد من قدرتهم على الابتكار والإبداع وتحقيق الأرباح.
• تعزيز رضا الموظفين وتقليل معدل دورانهم: تعمل إدارة شؤون الموظفين تعمل على خلق بيئة عمل محفزة ومستقرة من خلال توفير مزايا تنافسية، وإدارة عادلة، وتحفيز الموظفين عبر المكافآت والتقدير،  كما تسهم في بناء علاقات طويلة الأمد بين الموظفين والإدارة تزيد من الولاء وتحافظ على استقرار القوى العاملة.
• ضمان الامتثال القانوني وحماية المؤسسة: متابعة التشريعات وضمان تطبيقها، لحماية المؤسسة من المخاطر القانونية المحتملة، مثل الدعاوى القضائية أو الغرامات المالية، كما يعزز الامتثال القانوني من سمعة المؤسسة ويساعد في خلق بيئة عمل آمنة ومنصفة للجميع، إضافة لضمان سلامة الأعمال المالية الخاصة بالأجور والحوافز والمكافآت عبر إعداد جدول الاستحقاق الشهري ومتابعتها مع القسم المالي.
• تحقيق التوازن بين العمل والحياة: المساهمة في تحقيق تكامل بين احتياجات الموظفين ومصالح المؤسسة، وتقديم برامج مرنة تتيح للموظفين الحفاظ على توازن صحي بين حياتهم المهنية والشخصية، ما يعزز من رضاهم وإنتاجيتهم.
• إدارة النزاعات وحل المشكلات: وضع سياسات واضحة لحل النزاعات وآليات التعامل مع الشكاوى، ما يقلل من التوتر والصراعات داخل المنظمة، ويضمن سير الأعمال بسلاسة ويعزز التعاون بين الموظفين.

ما الفرق بين إدارة الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين؟

تمثل إدارة الموارد البشرية التطور الحاصل على إدارة شؤون الموظفين، إذ توسعت لتشمل دورًا استراتيجيًا يتجاوز مجرد إدارة الأنشطة اليومية إلى تحقيق أهداف الشركة على المدى الطويل من خلال الاستثمار في رأس المال البشري، وتشترك إدارة الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين في العديد من المهام المتعلقة بإدارة الأفراد داخل المؤسسات، لكنهما يختلفان في النقاط التالية:

• الأهداف: تركز إدارة شؤون الموظفين على تنفيذ المهام الإدارية اليومية، والتأكد من سير العمليات الروتينية، مثل إدارة الامتثال، وحفظ السجلات، والتوظيف والتدريب، بينما تتبنى إدارة الموارد البشرية نهجًا أكثر شمولية وإستراتيجية مثل إدارة المواهب، وتطوير القيادة.
• التركيز على الموظف: تهتم إدارة شؤون الموظفين بتلبية احتياجات الموظفين الحالية والحفاظ على رضاهم من خلال الأنشطة الإدارية اليومية والمعتادة لتسيير الأعمال، في المقابل تنظر إدارة الموارد البشرية للموظف على أنه مورد بشري قيّم وتسعى لاستقطابه، وتطوير مهاراته، والاحتفاظ به.
• الدور المنوط بكل منهما: تؤدي إدارة شؤون الموظفين دورًا تنفيذيًا يركز على العمليات اليومية بدون التدخل في التخطيط الإستراتيجي طويل الأمد، بينما تشارك إدارة الموارد البشرية في وضع الخطط الإستراتيجية للشركة وتعتبر جزءًا من عملية اتخاذ القرار على المستوى الأعلى.
• منهجية العمل: تعمل إدارة شؤون العاملين على تسيير الأعمال ببطء وبصورة روتينية وتتخذ القرارات بآلية إدارية ونهج بيروقراطي، خاصة في الاستجابة للقضايا والمشكلات المتعلقة بالموظفين إذ تحاول حلها بعد ظهورها، في حين طورت إدارة الموارد البشرية آليات عمل مرنة وسريعة تمكنها من اتخاذ القرارات السليمة بصورة إستراتيجية وبوقت قصير، إضافة لاتخاذ تدابير استباقية لمنع حدوث المشكلات أو تلافيها.
• آلية تحديد الأجور وتقسيم العمل: تعتمد إدارة شؤون الموظفين على تقسيم العمل إلى مجموعة من الوظائف لإنجازه، وتقييم الوظيفة المسندة للعامل أساسًا للأجر المقدم، بينما تقسم إدارة الموارد البشرية العاملين إلى فرق عمل يعملون معًا لإنجاز العمل، وتأخذ تقييم الأداء معيارًا للأجور المستحقة.
• الاهتمام بالثقافة التنظيمية: تركز إدارة شؤون العاملين على تطبيق السياسات والإجراءات دون اهتمام كبير بأثر الثقافة التنظيمية على الأداء، لكن إدارة الموارد البشرية تنظر للثقافة المؤسسية على أنها جزء أساسي من دورها، فتسعى إلى خلق بيئة عمل إيجابية ومحفزة تساهم في تشكيل وتوجيه ثقافة المنظمة بما يتماشى مع القيم والأهداف الاستراتيجية.

كيف يمكن إدارة شؤون العاملين بفاعلية؟

تحتاج المؤسسات إلى اتباع مجموعة من الأساليب والإستراتيجيات التي تضمن إدارة شؤون العاملين بكفاءة، ومن أهم هذه الخطوات:

• اختيار المرشحين المناسبين الذين يتوافقون مع متطلبات الوظائف ويتمتعون بصفات شخصية ومؤهلات وخبرات تسهم في نجاح العمل الجماعي.
  تحديد أهداف العمل بوضوح، وبصورة قابلة للقياس، ليتمكن العامل وموظف شؤون العاملين من بيان نسبة الإنجاز ومدى جودته.
• وضع سياسات وإجراءات شاملة تغطي جميع جوانب إدارة شؤون الموظفين، مثل التوظيف، والرواتب، والإجازات، والإجراءات التأديبية. ويجب أن تكون هذه السياسات مدونة ومفهومة من قبل جميع الموظفين لضمان الشفافية والعدالة.
• خلق بيئة عمل تدعم التواصل المفتوح بين الموظفين والإدارة، وتحقيق التواصل الفعال معهم والاستماع إليهم، والعمل على مساندتهم في مشكلاتهم.  
• العمل على تحفيز الموظفين لزيادة جهودهم وإنتاجيتهم، من خلال تعزيز الروح المعنوية الإيجابية وتهيئة بيئة عمل متوازنة تدعم الرفاهية النفسية والجسدية.
• الحرص على تطبيق معايير عادلة في تقييم أداء الموظفين، وضمان الالتزام الصارم بالقوانين واللوائح، مع رفض أي شكل من أشكال التمييز.
• التأكيد على أهمية تطوير المهارات الإدارية والتنظيم والأرشفة، واعتماد تقنيات الأتمتة لضمان فعالية العمل، مع الحفاظ على سرية المعلومات الشخصية للموظفين.
• دعم ثقافة التعليم المستمر وتوفير فرص متكاملة للتدريب والتطوير المهني، لتمكين الموظفين من اكتساب مهارات جديدة وتوسيع قدراتهم في مختلف المجالات.

ما هو برنامج إدارة شؤون الموظفين؟

برنامج إدارة شؤون الموظفين هو أداة تقنية متقدمة تهدف إلى تحسين وتسهيل إدارة الموظفين داخل الشركات والمؤسسات، وتُعنى هذه البرامج بتبسيط العمليات المتعلقة بالموارد البشرية من خلال الأتمتة التي تسهم في تقليل الجهد اليدوي والحد من الأخطاء البشرية، وبالتالي زيادة الكفاءة وتحسين الإنتاجية، ودمج العديد من المهام الروتينية في نظام موحد يُمكن الشركات من تتبع الموظفين، وحساب الرواتب، وتسجيل الحضور والانصراف، وتقييم الأداء بفعالية ودقة، ومن أهمها برنامج جسر الذي يعد نظام إدارة شؤون الموظفين الأفضل في المملكة العربية السعودية، إذ يقدم العديد من الميزات مثل:

• تخزين معلومات الموظفين بصورة منظمة يسهل الوصول إليها.
• تمكين الموظفين من إدارة بياناتهم الشخصية بأنفسهم، بفضل الخدمة الذاتية وتطبيق المحمول.
• تسجيل الحضور والانصراف لضمان تتبع دقيق وعادل لإنتاجية الموظفين.
• تقييم الأداء والتغذية الراجعة اللازمة لتحسينه.
• مسير الرواتب الذي يتكامل مع أدوات أخرى لتبسيط عملية إدارة الرواتب والمكافآت.

ما أهمية أتمتة مهام شؤون الموظفين؟

تقدم أتمتة مهام شؤون الموظفين العديد من الفوائد للشركات، منها:

• تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تقليل العمليات اليدوية الروتينية التي تستغرق وقتًا طويلًا.
• تقليل الأخطاء البشرية في إدخال البيانات وحساب الرواتب، وضمان الامتثال الدائم للقوانين.
• تحسين إدارة البيانات عبر جمع البيانات المتعلقة بالموظفين في منصة واحدة يسهل الوصول إليها وتحليلها.
• تعزيز تجربة الموظفين بالوصول السريع إلى معلوماتهم الشخصية والموارد الذاتية، ما يزيد من رضاهم ويعزز تفاعلهم مع الشركة.
• التكيف السريع مع التغييرات في السياسات أو القوانين، ودعم التوسع والنمو دون الحاجة لزيادة كبيرة في العاملين.