الوصف الوظيفي

يعد الوصف الوظيفي أداة أساسية في إدارة الموارد البشرية وبناء الهيكل التنظيمي، ويتضمن بيانات تفصيلية عن المهام والمسؤوليات الخاصة بكل وظيفة، وموقعها التنظيمي. ومن خلال فهم تعريفه وأهميته ومكوناته، يمكن للمؤسسات توظيف الأشخاص المناسبين، وتقييم أدائهم، وتخطيط برامج التدريب والتطوير، وتتيح للعاملين والمتقدمين فهم الأدوار المنوطة بهم وقدرتهم على توليها.

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح الوصف الوظيفي
• أسئلة شائعة مرتبطة بالمصطلح
  • ما هي بطاقة الوصف الوظيفي؟
  • ما أهمية الوصف الوظيفي؟
  • ما الفرق بين الوصف الوظيفي وبين التحيلي الوظيفي؟
  • ما قواعد كتابة نموذج الوصف الوظيفي؟
• حمّل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما هو الوصف الوظيفي Job Description؟

الوصف الوظيفي هو مستند تعريفي يتم إعداده مسبقًا لكل وظيفة على حدة، ويتضمن بيانات تفصيلية عن المهام والمسؤوليات المنوطة بكل وظيفة، موقع الوظيفة في الهيكل التنظيمي، بيان وظيفة المسؤول المباشر عن حامل الوظيفة، وعدد الموظفين التابعين له إن وجد، ونطاق المحاسبة والتقييم، وكذلك الدرجة الوظيفية المناسبة لحامل الوظيفة على هيكل الأجور.

ما هي بطاقة الوصف الوظيفي؟

تتضمن بطاقة الوصف الوظيفي كافة معلومات الوصف الوظيفي عن الوظيفة ومواصفات شاغلها، ومن أبرز مكونات الوصف الوظيفي:

• المسمى الوظيفي: مسمى الوظيفة المعتمد وفق هيكل التنظيم الإداري.
• وصف الشركة: توضيح عن بيئة العمل ومهمة الشركة وثقافتها وما يميزها عن غيرها.
• ملخص الوظيفة: نظرة عامة موجزة عن الوظيفة وأهدافها وعلاقتها بالوظائف الأخرى.
• المسؤوليات الرئيسية: قائمة بالمهام والواجبات الرئيسية التي يتوقع من الموظف القيام بها، بما في ذلك الأنشطة اليومية والدورية، والمسؤوليات الإشرافية والمالية.
• المؤهلات: تحديد المؤهلات التي يفترض أن يمتلكها المرشح المثالي، ومنها الشهادات العلمية، والخبرات الوظيفية السابقة، والمعرفة الفنية والتقنية والعلمية التي يشترط توافرها، وغالبًا ما تكون المؤهلات أساسية وضرورية للتوظيف.
• المهارات: المهارات والسمات الشخصية والكفاءات المطلوبة للنجاح في الوظيفة، ومنها ما هو ضروري لبدء العمل أو مرغوبة للمفاضلة بين المرشحين.
• التعويضات والمزايا: تعد جزءًا اختياريًا من الوصف الوظيفي. ومنها معلومات عن الرواتب والإجازات والمزايا الجانبية.

أهمية الوصف الوظيفي

يعد الوصف الوظيفي عملية محورية وحيوية في أي مؤسسة عبر التحديد الموضوعي المنظم لواجبات الوظيفة ومسؤولياتها وموقعها التنظيمي، ومعايير الأداء التي تحقق الأهداف العامة للشركة، وفي ضوء ما تتضمنه بطاقة الوصف الوظيفي يمكن إيجاز أهميتها بالنقاط التالية:

• التوظيف والاختيار: تعد بطاقة الوصف الوظيفي أساسًا لصياغة إعلانات طلب التوظيف، وتحديد معايير المفاضلة بين المتقدمين، وجذب أصحاب المهارات والمؤهلات المناسبة. وتمكّن الأوصاف الوظيفية الواضحة  مديري التوظيف من اختيار المرشحين المناسبين.
• التنظيم والوضوح: يعرّف الوصف الوظيفي الموظف بطبيعة عمله وواجباته ومسؤولياته، ما يساهم في تجنب التداخل في الأدوار ويقدم البيانات اللازمة لتكوين بناء تنظيمي فعّال.
• تقييم الوظائف: انطلاقًا من وصف كل وظيفة وتحديد معايير القيمة النسبية لكل منصب والدور الذي يؤديه شاغله، يمكن وضع سياسة عادلة لتحديد الأجور والحوافز استنادًا إلى أهمية الوظيفة ومستوى مهاراتها المطلوبة.
• إدارة الأداء: يشكل الوصف الوظيفي مرجعًا للتقييم المتكامل لأداء العاملين عبر قياس مدى تحقيق الموظف للأهداف والمهام المحددة له، وإسهام خصائصه الفردية في جودة أداء واجبات الوظيفة، وتخطيط المسار الوظيفي له بنقله أو ترقيته.
• تحديد الاحتياجات التدريبية: تحدد الأوصاف الوظيفية الاحتياجات التدريبية للموظفين من خلال مقارنة المهارات الحالية مع المهارات المطلوبة لكل وظيفة، ما يسمح للمؤسسات بتوفير فرص التدريب والتطوير المستهدفة لتعزيز أداء الموظفين ورضاهم.

الفرق بين الوصف الوظيفي والتحليل الوظيفي

التحليل الوظيفي هو عملية منهجية تهدف إلى جمع المعلومات الخاصة بكل وظيفة وتقييمها بقصد فهم طبيعتها وتفصيل مسؤولياتها ومتطلباتها، وتحديد المهارات والكفاءات المطلوبة للأداء السليم لمهامها.

ويعد التحليل الوظيفي الخطوة الأولى التي تساعد على جمع البيانات وتحليلها لتوفير أساس دقيق يمكن الاعتماد عليه في تطوير الوصف الوظيفي وسياسات الموارد البشرية الأخرى، بينما الوصف الوظيفي هو نتاج عملية التحليل الوظيفي والوثيقة التي يتم إعدادها بناء على تلك البيانات للتواصل مع المرشحين والموظفين حول متطلبات الوظيفة.

ومن أبرز الفروق بينهما:

• يهدف التحليل الوظيفي إلى تحليل العمل أو الهيكل العام لمهام الوظيفة وكيفية أدائها والأدوات المستخدمة والظروف المحيطة بذلك من قدرات وخصائص إنسانية مطلوبة، بينما يهدف الوصف الوظيفي إلى تقديم معلومات واضحة للموظفين والمتقدمين للوظائف حول ما هو متوقع منهم في الوظيفة بناءً على نتائج التحليل الوظيفي.
• يتضمن التحليل الوظيفي تفاصيل دقيقة تشمل المهام اليومية والعلاقات مع الوظائف الأخرى، والمعرفة والمهارات المطلوبة، في حين يقدم الوصف الوظيفي ملخصًا لمهام الوظيفة ومسؤولياتها الرئيسية، إضافة للشهادات التعليمية والمهارات والشروط الأساسية المطلوبة.
• يُستخدم التحليل الوظيفي أساسًا لتطوير الوصف الوظيفي، وبرامج التدريب، وأنظمة تقييم الأداء، والتخطيط الإستراتيجي للموارد البشرية، بالمقابل يعد الوصف الوظيفي أداة للتواصل مع الموظفين المرشحين والحاليين تحدد المعايير المطلوبة للتوظيف، وتوجههم في أداء مهامهم.

قواعد كتابة نموذج الوصف الوظيفي

تدوّن معلومات الوصف الوظيفي في نموذج نمطي وموحد لجميع الوظائف يسمى بطاقة الوصف الوظيفي، وبرغم اختلاف تصميم نموذج الوصف الوظيفي بين مؤسسة وأخرى وفقًا لطبيعة العمل والهيكل التنظيمي، إلّا أنه يجري عادة مراعاة العوامل التالية في التصميم:

• يصمم النموذج بصورة موحدة لجميع الوظائف داخل المؤسسة مع تقسيمها ضمن مجموعات متسلسلة وشاملة تؤمن سهولة تعبئة البيانات ومراجعتها وتعديلها.
• يبرز النموذج اسم الوظيفة وموقعها في الهيكل التنظيمي مع اتباع تسمية معيارية للمسميات الوظيفية تسمح للوظيفة بالظهور في عمليات البحث وتقلل من الارتباك بين المرشحين.
• يُتبع أسلوب موحد في كتابة أوصاف الوظائف المختلفة، خاصة أن المعلومات المجمعة يمكن أن تأتي من العديد من المصادر والأشخاص وبأساليب مختلفة، مع مراعاة وضوح اللغة والعبارات وانسجامها مع هدف الوحدة التنظيمية التي تنتمي لها الوظيفة.
• يحتوي النموذج على كافة المعلومات والبيانات المطلوبة في بطاقة الوصف الوظيفي، ضمن مساحات كافية لتعبئة البيانات، مع مراعاة عرض المهام والمسؤوليات بصورة دقيقة وواضحة ومختصرة دون تعقيد أو إطالة، ووفق تسلسل منطقي.
• يحدد تاريخ إعداد الوصف الوظيفي واسم وتوقيع المسؤول الذي اعتمده.