.jpg?width=580&height=688&name=643988e81cacf7121a1399a3_Group%202676%20(1).jpg)
نظام إدارة الرواتب
يُعد نظام إدارة الرواتب أداة حيوية في إدارة الموارد البشرية وجزءًا من التحول الرقمي فيها، فهو يوفر للشركات حلولًا متكاملة لتبسيط العمليات المالية وتحسين الكفاءة التشغيلية وضمان الامتثال للقوانين واللوائح المتغيرة باستمرار، بالإضافة إلى دوره الفاعل في توفير الوقت والجهد للموظفين والمديرين على حد سواء. فما هو برنامج إدارة الرواتب؟ وما أهميته في تحسين بيئة العمل وزيادة رضا الموظفين؟
موضوعات الصفحة:
- التعريف بمصطلح نظام إدارة الرواتب
- أسئلة شائعة حول المصطلح
- حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية
ما هو نظام إدارة الرواتب؟
برنامج إدارة الرواتب هو نظام برمجي متكامل يستخدم لتخزين بيانات الموظفين وإدارة عملية دفع الرواتب داخل المؤسسات، يقوم النظام بحساب الرواتب بناءً على نوع العقد وساعات العمل والمكافآت والاستقطاعات مثل الضرائب والتأمينات الاجتماعية، ثم تحويلها إلى الحسابات البنكية للموظفين.
يمكن أن يعمل النظام على السحابة لتقليل التكاليف وتعزيز الكفاءة، ويعد من الأدوات الهامة في إدارة الموارد البشرية بفضل قدرته على تقليل الهدر وتحسين دقة العمليات وضمان الامتثال القانوني.
ما أهمية استخدام نظام إدارة الرواتب والأجور في الشركات؟
يقدم نظام إدارة الرواتب والأجور العديد من الفوائد للشركات على اختلاف أنواعها وأعداد الموظفين فيها، ومن أبرز هذه الفوائد:
أتمتة العمل اليدوي وتوفير الوقت والجهد
يوفر النظام القدرة على أتمتة المهام الروتينية التي كانت تستهلك الكثير من الوقت والجهد، مثل جمع البيانات وحساب الرواتب وتوزيعها، ويتيح التنفيذ الآلي لكافة المهام المتعلقة بمسيرات الرواتب للموظفين المسؤولين التركيز على مهام أكثر أهمية، مثل التخطيط وتحسين الأداء وتطوير المهارات.
زيادة الدقة وتقليل الأخطاء
يقدم النظام حلًا شاملًا لمشكلات الأخطاء البشرية التي قد تحصل عند الاعتماد على الإجراءات اليدوية في إدارة الرواتب، من خلال ضمان الدقة في كل خطوة من خطوات عملية معالجة الرواتب، وتعزيز موثوقية العمليات الحسابية، ودقة تتبع الضرائب والمزايا والخصومات، ما يساهم في تفادي الإشكالات التي قد تنجم عن الفروقات غير المحسوبة في الرواتب أو الأخطاء في احتساب البدلات.
الامتثال الكامل للقوانين والتشريعات
يساعد نظام إدارة الرواتب على الامتثال للتشريعات والقوانين المتعلقة بالأجور والضرائب، إذ يمكن للنظام متابعة أي تغييرات في القوانين وتحديث العمليات وفقًا لذلك تلقائيًا، ما يحمي الشركة من المخاطر القانونية، ويضمن التزامها التام باللوائح والأنظمة.
مرونة التخصيص والربط مع الأنظمة الأخرى
يتميز نظام إدارة الرواتب بمرونة عالية في التخصيص وفقًا لاحتياجات العمل المختلفة، إذ يمكن للشركة تعديل النظام ليتناسب مع عدد الموظفين، ونوع المزايا والاستقطاعات، ومتطلبات العمل الخاصة، بالإضافة إلى ذلك، يمكن ربط النظام مع أنظمة أخرى داخل الشركة، مثل أنظمة الموارد البشرية وأجهزة البصمة، ونظام المحاسبة، ما يساعد في تحسين الأداء وتسهيل تبادل البيانات بين الأقسام المختلفة.
الحفاظ على الأمان وحماية البيانات
يوفر نظام إدارة الرواتب مستوى عالٍ من الأمان للحفاظ على بيانات الموظفين بعيدًا عن المخاطر مثل السرقة أو الضياع أو التلاعب، من خلال استخدام الحوسبة السحابية والأمان الرقمي، وإمكانية الوصول من قبل الموظفين المصرح لهم فقط، وتحمي هذه الميزة الشركة من المخاطر المرتبطة بحفظ السجلات اليدوية، وتضمن سرية المعلومات وتخزينها بطريقة منظمة وآمنة.
تحسين إدارة الموارد البشرية
يتيح نظام إدارة الرواتب والأجور للشركات تحسين إدارة مواردها البشرية من خلال القدرة على تتبع ساعات الدوام، وجدولة المهام بكفاءة، ومراجعة أداء الموظفين دوريًا، وتنظيم جداولهم بصورة أكثر فعالية ما يزيد من كفاءة العمل وإدارته بفاعلية.
دعم اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات
يمكن لنظام الرواتب إنشاء تقارير مفصلة ودقيقة تساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على بيانات موثوقة، مثل مقارنة نفقات الرواتب بين الفروع المختلفة أو تحليل تأثير زيادة الأجور على الأرباح، ما يقدم رؤى قيمة تساعد الشركات على اتخاذ قرارات مدروسة وتحسين إستراتيجياتها.
تعزيز سمعة الشركة في سوق العمل
الامتثال للتشريعات والقوانين المحلية يعزز من سمعة الشركة في سوق العمل بوصفها كيانًا موثوقًا وملتزمًا بتوفير حقوق موظفيه، فالشركات التي تدير رواتب موظفيها بدقة ووفقًا للمعايير القانونية تكون محط أنظار الباحثين عن بيئة عمل مستقرة وآمنة، ما يجعلها أكثر جاذبية للكفاءات والمواهب، ويقلل من معدل دوران الموظفين فيها.
متى يتم رفع مسيرات الرواتب؟
يعتمد توقيت رفع مسيرات الرواتب على عدة عوامل تختلف بناءً على سياسات الدفع الخاصة بالشركة، والعقود المبرمة مع الموظفين، والقوانين واللوائح المحلية، وبصورة عامة ترفع مسيرات الرواتب في الأوقات التالية:
- دورة دفع الرواتب: تحدد دورة دفع الرواتب موعد رفع مسيرات الرواتب، وغالبًا ما يتم دفع الرواتب على أساس شهري، وهو النظام الأكثر شيوعًا في المملكة العربية السعودية إذ يُحدد موعد صرف الرواتب في السابع والعشرين من كل شهر ميلادي، وإذا تزامن هذا اليوم مع عطلة رسمية، يتم تقديم أو تأخير الدفع يومًا واحدًا، وهو ما يتطلب من إدارة الموارد البشرية التأكد من تجهيز الكشوفات مسبقًا لضمان إتمام عملية صرف الرواتب في موعدها.
- العطلات أو المناسبات الخاصة: قد تحتاج الشركات إلى رفع مسيرات الرواتب قبل حلول العطلات أو المناسبات الخاصة، مثل الأعياد أو العطلات الرسمية، لتلبية احتياجات الموظفين وضمان قدرتهم على الاستفادة من رواتبهم في هذه الأوقات.
- المنح والمكافآت والحوافز: تتطلب المنح والمكافآت والحوافز عادةً إعداد مسير رواتب خاص لإدراج هذه المدفوعات، إذ تُصرف المنح وبعض المكافآت بصورة فورية بعد إقرارها، وهو ما يستدعي تحديث كشوف الرواتب بسرعة.
- تصفية حقوق العامل: عند مغادرة الموظف الشركة أو حصوله على إجازة طويلة، يجب على قسم الموارد البشرية رفع مسير رواتب خاص لتصفية حقوقه وتسليمه مستحقاته، من رواتب وتعويضات أو أي إجازات غير مستخدمة.
كيف يساهم نظام إدارة الرواتب في رفع كفاءة العاملين؟
تتطلب إدارة الرواتب دقة وتنظيمًا لضمان استقرار بيئة العمل وزيادة رضا الموظفين، ويلعب نظام إدارة الرواتب مثل برنامج جسر دورًا محوريًا في تحقيق هذا الهدف من خلال تقديم حلول مبتكرة تعزز كفاءة العاملين عبر:
- بناء الثقة بدقة الرواتب: عندما يتم إعداد مسيرات الرواتب بدقة وبدون أخطاء، تزداد ثقة الموظفين في الشركة بأن حقوقهم ومستحقاتهم تُعالج بصورة صحيحة وشفافة، ويمكّن نظام جسر من تحقيق دقة عالية في حساب الرواتب من خلال الأتمتة الكاملة للبيانات مثل سجلات الحضور والانصراف، وحسابات الوقت الإضافي.
- الالتزام بمواعيد صرف الرواتب: تعد الرواتب الدافع الأساسي لمعظم الموظفين للعمل، وتأخير صرفها قد يؤثر سلبًا على معنويات العاملين وإنتاجيتهم، ويضمن نظام جسر إيداع الرواتب في مواعيدها المحددة كل شهر، ما يعزز رضا الموظفين ويزيد من التزامهم وجودة عملهم.
- إدارة المكافآت والحوافز بسهولة: يساهم برنامج إدارة الرواتب في تحفيز الموظفين وزيادة إنتاجيتهم، إذ يُمكن تخصيص أي استحقاقات مالية إضافية مثل المكافآت أو الحوافز بمرونة كبيرة ضمن مسير الرواتب، وهو ما يوفره برنامج جسر لمسؤولي الموارد البشرية بإضافة المكافآت والحوافز المالية بكل سهولة وبأتمتة كاملة.
- سهولة تقديم الطلبات ومتابعتها: يمكن للموظفين عبر برنامج إدارة الرواتب تقديم طلباتهم المتعلقة بالرواتب مثل السلف والعمل الإضافي والمطالبات المالية مباشرة عبر التطبيق، كما يمكنهم متابعتها ومعرفة مراحل الموافقة عليها، ما يوفر الوقت والجهد وينعكس إيجابًا على كفاءة الموظفين وإنتاجيتهم، ويقدم جسر إضافة لذلك عبر نظام الخدمة الذاتية إمكانية إدارة الموظفين لجوانب متعددة من عملهم بأنفسهم دون الحاجة إلى تدخل مباشر من الموارد البشرية. مثل تسجيل الحضور والانصراف، والاطلاع على رصيد الإجازات.
كيف يتم تحويل رواتب الموظفين عبر نظام جسر لإدارة الرواتب؟
تم تحويل رواتب الموظفين في نظام إدارة الرواتب من جسر النظام الأمثل لإدارة الرواتب عبر عمليات مؤتمتة تشمل الخطوات التالية:
- يجمع البرنامج البيانات المطلوبة لاحتساب الرواتب، مثل بيانات الحضور والانصراف والإجازات أو أي طلبات أخرى قد تؤثر على الرواتب، مثل السلف والعمل الإضافي.
- يتم حساب الراتب الصافي بتطبيق الاستقطاعات المختلفة مثل الضرائب والضمان الاجتماعي.
- يقوم النظام بإعداد ملف الرواتب بما يتوافق مع طريقة الدفع سواء عبر التحويل البنكي، أو منصة مدد، ويحتوي هذا الملف يحتوي على جميع تفاصيل الرواتب وفقًا للمتطلبات النظامية.
- يرفع ملف الرواتب الذي تم تصديره من جسر على منصة مدد، أو بصيغة يتعرف عليها البنك ليصار إلى صرف الراتب المستحق، ويوفر مدد نظام حماية الأجور الذي يُعزّز من التزام المنشآت برفع ملفات أجور العاملين عبر توثيقها ورصد المخالفات ونِسب الالتزام ومعالجة التبريرات.
- يحصل الموظفون على إشعارات فور إيداع رواتبهم في حساباتهم عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف المحمول، بالإضافة إلى إمكانية استعراض بيانات الرواتب من خلال التطبيق الخاص بالموظفين من جسر.
