.jpg?width=580&height=688&name=643988e81cacf7121a1399a3_Group%202676%20(1).jpg)
الخدمة الذاتية للموظف
يعد نظام الخدمة الذاتية للموظف أداة أساسية لتعزيز الكفاءة وتسهيل العمليات الإدارية،، إذ يتيح للعاملين الوصول إلى معلوماتهم الشخصية والوظيفية وتحديثها بأنفسهم، ما يعزز من استقلاليتهم ويقلل العبء الإداري على فرق الموارد البشرية. فما هو نظام الخدمة الذاتية للموظف؟ وما هي أهميته؟ وما هي مميزات نظام الخدمة الذاتية من جسر؟
موضوعات الصفحة:
- التعريف بمصطلح الخدمة الذاتية للموظفين
- أسئلة شائعة حول المصطلح
- حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية
ما هي الخدمة الذاتية للموظف؟
تُعرف الخدمة الذاتية للموظف Employee Self Service بأنها نظام إلكتروني يتيح للموظفين الوصول إلى معلوماتهم الشخصية والوظيفية عبر منصات رقمية، والقيام ببعض العمليات الإدارية بأنفسهم دون الحاجة إلى تدخل مباشر من إدارة الموارد البشرية، تشمل هذه العمليات مجموعة متنوعة من المهام مثل تحديث المعلومات الشخصية وتقديم طلبات الإجازة والاطلاع على قسيمة الراتب وتقديم طلبات السلف والتحقق من تقييمات الأداء وغيرها من الإجراءات الإدارية.
وتعد الخدمة الذاتية للموظف إحدى مزايا أنظمة إدارة الموارد البشرية التي تمكن الموظف من الوصول إلى ملفه الشخصي على النظام وتعديله وتحديثه، وتتيح هذه الخدمة تقليل العبء الإداري على قسم الموارد البشرية وتوفير الوقت والجهد على الموظفين ما يؤدي في النهاية إلى تعزيز الكفاءة العامة للعمل داخل المنشأة.
ومن أهم ميزات نظام الخدمة الذاتية للموظفين:
- واجهة سهلة الاستخدام: يتميز النظام بواجهة مستخدم بسيطة وسهلة تتيح للموظفين الوصول السريع إلى البيانات وتنفيذ العمليات دون الحاجة إلى تدريب مكثف.
- التكامل مع الأنظمة الأخرى: يمكن للنظام أن يتكامل مع أنظمة إدارة الموارد البشرية الأخرى، مثل إدارة الرواتب والحضور والانصراف، ما يسهل جمع البيانات في مكان واحد.
- الحماية والأمان: يضمن النظام حماية البيانات الشخصية للمستخدمين سواء بمنع الدخول غير المصرح به، أو التحقق من الهوية باستخدام كلمات المرور والتأكيد عبر الهاتف المحمول والمصادقة الثنائية، كما يتضمن نظام أمان عالي التشفير.
- الوصول عبر الأجهزة المحمولة: إمكانية التصفح عبر الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية سواء عبر المتصفح أو التطبيق الخاص بالنظام، ما يمكّن الموظفين من الوصول إليه في أي وقت وأي مكان.
- الاعتماد على السحابة: يتم استضافة النظام على السحابة، ما يوفر إمكانية الوصول السريع وتحديث البيانات في الوقت الحقيقي، بالإضافة إلى تقليل الحاجة للبنية التحتية المحلية.
- الإشعارات الفورية: يتميز نظام الخدمة الذاتية للموظفين بإرسال إشعارات فورية للموظفين حول حالة طلباتهم أو أي تحديثات مهمة، ما يحسن التفاعل والردود السريعة ويمكّنهم من متابعة طلباتهم بسهولة.
- التقارير والتحليلات: تقدم بعض أنظمة الخدمة الذاتية للموظفين أدوات تحليل وتقارير مدمجة تتيح للإدارة متابعة أداء الموظفين وطلبات الموارد البشرية وتحليل البيانات بدقة.
ما أهمية الخدمة الذاتية للموظف في الشركات والمنظمات؟
في عالم العمل الحديث، أصبح استخدام التكنولوجيا لتعزيز الكفاءة التشغيلية وتبسيط العمليات اليومية أمرًا ضروريًا، ويعد نظام الخدمة الذاتية للموظفين أحد أهم هذه الأدوات لمواكبة التطورات المتسارعة في سوق العمل وتحقيق العديد من الفوائد مثل:
توفير الوقت وزيادة الكفاءة التشغيلية
بدلاً من إهدار الوقت في تقديم الطلبات أو زيارة قسم الموارد البشرية، يمكن للموظفين إدارة شؤونهم مباشرة عبر الخدمة الذاتية، ما يوفر وقت كل من العاملين والإدارة، ويعزز الكفاءة التشغيلية داخل المؤسسة، كما يسهم تقليل الاعتماد على العمليات اليدوية إلى تحسين سير العمل وتوجيه الجهود نحو الأنشطة التي تضيف قيمة أكبر.
تخفيف العبء الإداري على الموارد البشرية
من أبرز فوائد الخدمة الذاتية هو تخفيف العبء عن قسم الموارد البشرية، عبر أتمتة العمليات الروتينية مثل تقديم الإجازات أو تحديث البيانات الشخصية، ما يتيح لفريق الموارد البشرية التركيز على المهام الأكثر تعقيدًا وإستراتيجية مثل تطوير الموظفين وإدارة الأداء.
تحسين دقة المعلومات وتقليل الأخطاء
عندما يتمكن الموظفون من تحديث بياناتهم الشخصية بأنفسهم، يقلل ذلك من احتمالية حدوث الأخطاء الناتجة عن التحديثات اليدوية أو التواصل غير الدقيق، كما يسهم في تحسين دقة البيانات المخزنة، سواء كانت تتعلق بالرواتب أو العنوان أو المعلومات البنكية، ويوفر الجهود والتكاليف لتصحيح الأخطاء الناتجة عن المعاملات اليدوية.
تحسين إدارة البيانات
يُسهّل نظام الخدمة الذاتية عملية جمع البيانات وتحليلها، ويراكم المعلومات الدقيقة والموثوقة في مكان واحد يمكن لكل من الموظف والإدارة الاطلاع عليه عند الحاجة، ما يُساعد في اتخاذ قرارات وإنجاز المعاملات بدقة.
زيادة الرضا الوظيفي
منح الموظفين القدرة على إدارة معلوماتهم وبياناتهم الشخصية، وتسهيل إجراء العمليات الروتينية وتسريعها، وتوفير منصة لمتابعتها والتأكد من الإجابة عليها وعدم إهمالها، يعزز من شعور العامل بأهميته وسيطرته على شؤونه اليومية، فيصبح أكثر ارتباطًا ببيئة العمل وأكثر إنتاجية ورضا.
المساهمة في التحول الرقمي
تعد الخدمة الذاتية للموظفين جزءًا مهمًا من جهود التحول الرقمي في المؤسسات، فهي تدفع الشركات لاعتماد تقنيات حديثة تسهم في تحسين أداء العمليات اليومية، وتعزز من قدرة الشركات على المنافسة في سوق العمل الحديث.
تقديم قنوات تواصل فورية
تسهل الخدمة الذاتية التواصل بين الإدارة والموظفين عبر توفير قنوات واضحة ومباشرة للاستفسارات بدلاً من الاعتماد على البريد الإلكتروني أو الاجتماعات التقليدية، يمكن للموظفين توجيه أسئلتهم أو طلباتهم عبر النظام والحصول على إجابات سريعة وموثوقة، ما يحسن من جودة العمل ويعزز من سرعة الاستجابة.
ما هي أبرز عناصر الخدمة الذاتية للموظفين؟
تعمل أنظمة الخدمة الذاتية للموظفين على تسهيل العمليات الإدارية اليومية من خلال تقديم أدوات متعددة تتيح لهم إدارة شؤونهم مباشرة، ومن أبرز هذه العناصر:
- الوصول إلى البيانات الشخصية وتحديثها: مثل العنوان والمعلومات البنكية وتفاصيل الاتصال، فيمكن للموظف تحديث هذه المعلومات مباشرةً عبر النظام دون الحاجة إلى التواصل مع قسم الموارد البشرية، إضافة للقدرة على تحميل وطباعة الوثائق الرسمية مثل شهادات الخبرة وقسيمة الراتب وعقود العمل بسهولة وفي أي وقت.
- إدارة الإجازات: تقديم طلبات الإجازة ومعرفة الرصيد المتبقي بسهولة، إضافة لمتابعة حالة الطلب سواء تم الموافقة عليه أو رفضه، ما يجعل عملية إدارة الإجازات أكثر وضوحًا ويساعد في تحسين تخطيط الموارد البشرية.
- متابعة الرواتب والمستحقات المالية: الاطلاع على مسيرات الرواتب بما في ذلك البدلات والمكافآت، والخصوم، ما يعزز الشفافية ويقلل من الاستفسارات المتكررة، ويسهم في رفع مستوى الثقة بين الموظفين والإدارة.
- إدارة الحضور والانصراف: تسجيل الحضور والانصراف وفق السياج الجغرافي، ومتابعة سجل الحضور والغياب، ما يزيد من انضباط الموظف ويساعد الإدارة على متابعة الأداء اليومي.
- تقديم الطلبات ومتابعتها: مثل العمل الإضافي والسلف دون الحاجة إلى الإجراءات الورقية المعقدة، مع إمكانية متابعة الطلب ومعرفة القبول أو أسباب الرفض، وتوفر بعض الأنظمة إمكانية تقديم طلبات التسجيل في البرامج التدريبية المتاحة أو تشكيل سلسلة مخصصة من الطلبات على اختلاف أنواعها.
- الاطلاع على تقييمات الأداء: يمكن للموظفين الوصول إلى تقييمات الأداء الخاصة بهم عبر النظام وتقديم طلبات الاعتراض عليها، ما يساعدهم على فهم نقاط القوة والضعف لديهم وتطوير مهاراتهم بما يتماشى مع متطلبات الشركة.
كيف تؤثر الخدمة الذاتية للموظفين على الثقافة التنظيمية في المنشأة؟
لا يقتصر تأثير أنظمة الخدمة الذاتية على تحسين الكفاءة التشغيلية فحسب، بل يمتد ليشمل تعزيز ممارسات ثقافية جديدة داخل المؤسسة عبر تمكين الموظفين وإشراكهم بطرق مبتكرة، وإحداث تحولات جوهرية في طريقة تفاعل الأفراد مع بيئتهم العملية ومع بعضهم بعضًا، ومن أبرز النقاط التي يؤثر بها نظام الخدمة الذاتية على الثقافة المؤسساتية:
- تعزيز الاستقلالية والمسؤولية الشخصية: تمنح الخدمة الذاتية الموظفين القدرة على إدارة معلوماتهم الشخصية واتخاذ القرارات المتعلقة بطلباتهم، ما يعزز شعورهم بالاستقلالية وزيادة إحساسهم بالمسؤولية تجاه مهامهم وأهداف المؤسسة، وإعطائهم دورًا فعالًا في اتخاذ القرارات المتعلقة بمسارهم المهني وإدارة بياناتهم بصورة مستقلة.
- تحسين الشفافية: يوفر نظام الخدمة الذاتية الوصول المباشر للموظفين إلى معلوماتهم الوظيفية بشفافية ما يعزز من الثقة بين الموظفين والإدارة، إذ يشعر الموظفون بأنهم مطلعون على جميع المعلومات المهمة المتعلقة بوظائفهم دون الحاجة إلى وساطة، وهذا يحد من انتشار الشائعات وسوء الفهم، ويسهم في بيئة عمل أكثر وضوحًا.
- تشجيع الابتكار: عندما يشعر الموظفون بالتمكين من خلال الأنظمة الرقمية، يصبحون أكثر استعدادًا لتقديم أفكار جديدة ومبتكرة تساعد المؤسسات على تحسين بيئتها وتطوير أساليب العمل بما يتناسب مع التطورات الحديثة، ويعزز من مرونة المؤسسة وقدرتها على التكيف مع التغيرات.
- توجيه الموظفين نحو قبول ثقافة التغيير: على الرغم من الفوائد الكبيرة للخدمة الذاتية، إلا أن هناك تحديات تواجه المؤسسات في تنفيذ هذه الأنظمة تتمثل بتردد الموظفين في استخدامها بسبب مخاوفهم من التكنولوجيا أو صعوبة التعامل مع واجهات الاستخدام، ومع التدريب على استخدام نظام الخدمة الذاتية وشعور الموظف بالفوائد التي حققها يمكن تعزيز ثقافة التكيف مع المتغيرات وعدم الخوف من التغيير وتجربة الأفكار والتقنيات الجديدة.
- تقليل الاعتماد على الدعم المباشر: يبني نظام الخدمة الذاتية للموظفين نهجًا متوازنًا يجمع بين الخدمة الذاتية والدعم المباشر، ما يقلل من اعتماد الموظفين على التعامل المباشر مع الإدارة وانتظار الدعم المباشر منها لإتمام الأعمال.
ما هي ميزات نظام الخدمة الذاتية للموظفين من جسر لإدارة الموارد البشرية؟
نظام الخدمة الذاتية من جسر هو الحل المثالي لكل شركة تسعى لتعزيز الكفاءة وتبسيط إدارة الموارد البشرية، إذ يتميز التطبيق بتجربة سهلة وسلسة تُمكن الموظفين من إدارة شؤونهم الوظيفية بأنفسهم عبر الموقع أو هواتفهم المحمولة، بمجرد تسجيل الدخول، يصبح بإمكان الموظف تقديم طلبات الإجازة ومتابعة سجلات الحضور والانصراف والاطلاع على الرواتب وتحديث بياناته الشخصية بنقرة واحدة.
يُحدث النظام ثورة في بيئة العمل من خلال خاصية تسجيل الحضور بالموقع الجغرافي، ما يجعل التطبيق مثاليًا للفرق التي تعمل عن بُعد، كما يُقدم سلسلة موافقات تلقائية يتم من خلالها إرسال الطلبات للمسؤولين مباشرة مع إشعارات فورية حول حالة الطلب لتعزيز سرعة الرد وسهولة التواصل.
ويوفر نظام الخدمة الذاتية من جسر أيضًا تقارير تفصيلية عن أداء الموظفين وحضورهم، ما يزيد من فاعلية إدارة الموارد البشرية ويتيح للعامل الاطلاع على تقييم أدائه ومناقشته أو طلب إعادة تقييمه.
نظام الخدمة الذاتية من جسر هو الحل المتكامل الذي يعيد تعريف إدارة الموارد البشرية بطريقة مرنة وحديثة وفعالة، ما يجعل العمل أكثر سهولة وسلاسة لكل من الموظفين والإدارة، ولمزيد من المعلومات حول خدمات جسر يمكنك التواصل مع متخصصي جسر وطلب تجربة النظام.
