إنهاء خدمات موظف

إنهاء خدمات الموظف ليس مجرد إجراء إداري بسيط، بل يمثل نقطة تحول للموظف، تتطلب اتخاذ قرارات دقيقة ومبنية على أسس قانونية ومهنية، ضمن خطوات مدروسة، فماذا يعني إنهاء خدمات الموظف؟ ومتى يمكن إنهاء خدمات موظف أجنبي أو سعودي؟ وهل يحق للشركة إنهاء خدمات الموظف دون تعويض؟ وما هو قانون إنهاء خدمات موظف؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح إنهاء خدمات موظف
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  • ما أسباب إنهاء خدمات موظف؟
  • كيف تنهي خدمات موظف؟
  • ما هي الممارسات الواجب مراعاتها عند إنهاء خدمات موظف؟
  • متى يتم إنهاء عقد العمل وفق قانون العمل السعودي؟
  • متى يتم فصل الموظف في القطاع الخاص دون تعويض؟
  • متى يتم إنهاء خدمات موظف سعودي حكومي؟
  • ما هو خطاب إنهاء خدمات موظف؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ماذا يعني إنهاء خدمات موظف؟

إنهاء خدمات الموظف Ending employee services يعني انتهاء العلاقة بين صاحب العمل والموظف نتيجة قرار أحد الطرفين بإنهاء عقد العمل، سواء بإرادة الموظف أو بقرار من صاحب العمل. 

تنطوي عملية إنهاء خدمات الموظف على تصفية حقوقه، وإعادة أي ممتلكات تابعة للشركة، وقد تشمل إجراء مقابلة الخروج، أو نقلًا تدريجيًا للمعرفة من الموظف المغادر إلى موظف جديد.

ما أسباب إنهاء خدمات موظف؟

يتطلب إنهاء العلاقة الوظيفية بين الموظف وصاحب العمل توضيحًا للأسباب والدوافع الكامنة وراءها، ويمكن تصنيف الإنهاء الوظيفي إلى ثلاثة أنواع رئيسية:

• الإنهاء الطوعي: يقرر الموظف بمحض إرادته ترك وظيفته في الشركة وتقديم استقالته، وغالبًا ما يشير الإنهاء الطوعي من الموظف إلى وجود مشكلات تحتاج إلى حل داخل الشركة لتحسين بيئة العمل وتجربة الموظفين فيها، ومن أبرز هذه الأسباب:
  • أسباب مهنية مثل الحصول على وظيفة جديدة توفر فرصًا أفضل، أو تغيير المسار المهني، أو التقاعد بسبب السن.
  • أسباب شخصية مثل الانتقال إلى مكان آخر، أو متابعة الدراسة.
  • أسباب تتعلق ببيئة العمل مثل العلاقة السيئة مع الزملاء أو الإدارة، أو نقص فرص التطور الوظيفي، أو التعرض للمضايقة.
• الإنهاء غير الطوعي: يأتي قرار الإنهاء هنا من طرف الإدارة أو صاحب العمل ، عادةً ما يكون التسريح نتيجة لإجراءات تأديبية متخذة تجاه الموظف، أو بسبب التغيير المؤسسي، أو تخفيض الميزانية، ومن أبرز هذه الأسباب:
  • ضعف أداء الموظف رغم التنبيهات وخطط تحسين الأداء.
  • انتهاك سياسات الشركة مثل انتهاك معايير السلامة أو سوء استخدام ممتلكات الشركة، أو تعريض سمعة الشركة للخطر.
  • الغياب عن العمل لفترة طويلة دون إخطار أو تفسير.
  • إعادة الهيكلة أو تقليص حجم الشركة، مما يجعل الإنهاء ضروريًا حتى وإن كان أداء الموظف مرضيًا.
• الإنهاء المتفق عليه: يتفق الطرفان الموظف وصاحب العمل على إنهاء العلاقة العقدية بينهما، ويعد هذا النوع من الإنهاء أقل تعقيدًا لأنه يتم بناءً على اتفاق متبادل بين الطرفين، ومن أبرز أسبابه:
  • عدم ملاءمة العلاقة المهنية للطرفين.
  • إنهاء التعاقد مقابل تعويض الموظف ماليًا عن إنهاء العقد.
  • الاتفاق مع الموظف على البقاء في الوظيفة حتى يتم العثور على بديل أو تدريب موظف آخر.

كيف تنهي خدمات موظف؟

يتطلب إنهاء خدمة موظف التعامل بحذر واحترام مع عملية إنهاء عقد العمل، واتخاذ القرار بناء على أسس مهنية واضحة، وبخطوات وإجراءات قانونية دقيقة، مع تقديم الدعم للموظف خلال فترة الانتقال، ومن أبرز هذه الخطوات:

1. تحديد المشكلة: سواء كانت المشكلة تتعلق بأداء الموظف، أو سلوكه، أو انتهاك سياسات العمل، فإن تحديد المشكلة بدقة يضمن أن قرار الإنهاء يتم على أسس موضوعية وعادلة، ويساعد على تقليل النزاعات القانونية، وتحسين جودة الحياة في العمل، والحفاظ على سمعة الشركة.
2. جمع الوثائق: يجب على أي منظمة أو صاحب عمل يرغب في إنهاء خدمة موظف أن يجمع الوثائق والأدلة التي تدعم هذا القرار، ومنها:
   • تتبعات الأداء والتقييمات الشاملة: كافة الوثائق المتعلقة بأداء الموظف وسجلات سلوكه السابقة، وأي ملاحظات توضح مستوى أداء الموظف مقارنة بالمعايير المحددة، بما في ذلك تقارير الأداء السنوية، والملاحظات الشخصية من المشرفين أو الزملاء.
   • تقارير الحضور: سجلات الحضور والانصراف التي توضح مدى التزام الموظف بساعات العمل، وإجازاته المرضية أو غير المبررة، أو الإجازات المأجورة وغير المأجورة.
   • الإشعارات والمراسلات والمحادثات: جمع جميع الإشعارات والمراسلات التي تم تبادلها مع الموظف بخصوص أي انتهاكات لسياسات الشركة أو تحذيرات وجهت إليه، والاجتماعات التي تمت معه بشأن أدائه أو سلوكه.
   • السجلات المالية والإدارية: الوثائق المالية مثل مسيرات الرواتب والمكافآت، والوثائق الإدارية مثل الاتفاقيات المبرمة مع الموظف وسياسات الشركة.
     التقارير الطبية: التي توضح التاريخ المرضي الذي قدمه الموظف لتبرير إجازاته، أو ضعف أدائه، أو تأثير حالته الصحية على قدرته على العمل.
3. إجراء مناقشة مع الموظف: يتضمن هذا الإجراء عادة عدة خطوات تهدف إلى توفير الشفافية بإعطاء الموظف فرصة لفهم المشكلة، والعدالة لضمان إدراكه أسباب القرار، ومحاولة تطويره إن كان هناك مجال لذلك، وتشمل خطوات النقاش مع الموظف قبل إنهاء عمله:
   • تحضير المشرف أو المسؤول المعني بالمناقشة لكافة الوثائق ذات الصلة، مثل تقارير الأداء وأي شكاوى سابقة.
   • إنشاء بيئة آمنة ومحايدة، تتيح للموظف التعبير بحرية وبدون خوف من الانتقام.
   • توضيح أهداف النقاش مع التركيز على القضايا المحددة التي يتم مناقشتها والنتائج المتوقعة.
   • الاستماع الفعال للموظف دون انقطاع ودون تقييم مسبق.
   • التوضيح والتوجيه بشأن الخطوات التي سيتم اتخاذها بناءً على نتائج المناقشة والتدابير التأديبية المتبعة.
4. إعداد الوثائق والملفات: يتم تقديم إعلان رسمي للموظف بشأن إنهاء خدماته، متضمنًا شرحًا واضحًا للأسباب والخطوات التالية، وتوجيهه حول الإجراءات التي سيتم اتخاذها بشأن رواتبه أو أي إجراءات إضافية، ثم إعداد كافة الوثائق المتعلقة بإنهاء الخدمة بما فيها نماذج إنهاء العقد.

ما هي الممارسات الواجب مراعاتها عند إنهاء خدمات موظف؟

تعمل إدارة الموارد البشرية على إدارة عمليات إنهاء الخدمة بطريقة فعالة ومحترمة، ولتحقيق ذلك تراعي الاعتبارات التالية:

• التخطيط المسبق: من الضروري أن تكون الشركة مستعدة لعملية إنهاء الخدمة من خلال وضع خطة واضحة ومنظمة تشمل إعادة تقييم احتياجات الفريق وتحديد المهارات والخبرات المطلوبة للمرشح الجديد.
• الاتصال الفعال: يجب أن يتم الإعلان عن قرار إنهاء الخدمة بطريقة مهنية ومباشرة للموظف المعني، وتقديم خطاب إنهاء خدمة احترافي.
• معالجة المستحقات المالية: إعداد كافة مستحقات الموظف المالية بدقة وفي الوقت المناسب، بما في ذلك الراتب المتبقي، والتعويضات، والمكافآت إن وجدت.
• تقديم الدعم للموظف: يمكن تقديم الدعم للموظف المنتهي خدماته عبر توفير موارد مساعدة مثل المشورة حول البحث عن وظيفة جديدة، أو توجيهات حول التأمينات الصحية المستمرة بعد المغادرة.
• التأكد من الامتثال للشروط والالتزامات القانونية: ضمان الامتثال لجميع القوانين واللوائح المحلية والدولية المتعلقة بإنهاء الخدمة، بما في ذلك فترات الإشعار المحددة، والتعامل بعدل مع الموظفين ودون تمييز.
• حفظ سرية المعلومات: الحفاظ على سرية جميع المعلومات المتعلقة بعملية إنهاء الخدمة، بما في ذلك أسباب الإنهاء، والإجراءات المالية المتخذة.
• تقييم العملية دوريًا: من المهم أن تعمل الشركة على تقييم عملية إنهاء الخدمة لتحديد أي مجالات تحتاج إلى تحسين، وضمان الامتثال المستمر للسياسات والإجراءات.
• إجراء مقابلة خروج متقنة: الاستماع بعناية إلى ملاحظات الموظف وتقييم تجربته في الشركة، بما يشمل نقاط القوة والضعف، والمقترحات لتحسين العمليات، إذ يعزز ذلك من فرص الشركة في الاستفادة من الأفكار البناءة، وتحسين سمعتها كصاحب عمل مهتم برأي موظفيه.

إنهاء عقد العمل وفق قانون العمل السعودي

توضح المادة 74 من نظام العمل السعودي الحالات التي يمكن فيها إنهاء عقد العمل، وهي:

• اتفاق الطرفين بشرط أن تكون موافقة العامل كتابية، ما يضمن حقوقه ويمنع أي نوع من الإجبار.
• انتهاء مدة العقد دون تجديده.
• رغبة أحد الطرفين بإنهاء العقد غير محدد المدة شريطة الإشعار المُسبق للطرف الآخر بمدة زمنية محددة في العقد.
• بلوغ سن التقاعد وهو ستون سنة للعمال، وخمس وخمسون سنة للعاملات، ما لم يتفق الطرفان على الاستمرار في العمل بعد هذه السن.
• حدوث ظروف قاهرة تجعل من المستحيل استمرار العمل.
• إغلاق المنشأة بشكل نهائي.
• إنهاء النشاط الذي يعمل فيه العامل، دون أن يتم الاتفاق على نقل العامل إلى نشاط آخر داخل الشركة.

هل يمكن فصل الموظف في القطاع الخاص دون تعويض؟

تسمح المادة 80 من نظام العمل السعودي لصاحب العمل بفصل الموظف في القطاع الخاص دون مكافأة العامل، أو إشعاره، أو تعويضه، وبشرط أن تتاح له الفرصة لإبداء دفاعه وأسباب معارضته للفسخ، وذلك في الحالات التالية:

• الاعتداء على صاحب العمل، أو على مدير العمل، أو أحد رؤسائه خلال العمل، ما يستوجب إبلاغ الجهات المختصة.
• عدم أداء المهام الوظيفية على النحو المطلوب بعد توجيه إنذار كتابي له.
• ارتكاب فعل مشين يتعارض مع الأمانة والشرف المهني.
• إلحاق الضرر بالشركة عمدًا، بشرط أن يبلغ صاحب العمل الجهات المختصة بالحادث خلال أربع وعشرين ساعة من وقت علمه بوقوعه.
• تزوير أوراقه الثبوتية أو أي مستندات أخرى تُستخدم في العمل.
• استغلال مركزه الوظيفي بطريقة غير مشروعة للحصول على مكاسب شخصية.
• إفشاء الأسرار الصناعية أو التجارية الخاصة بالعمل.
• الغياب غير المبرر أكثر من ثلاثين يوماً خلال السنة، أو أكثر من خمسة عشر يوماً متتالية، على أن ينذر صاحب العمل العامل بعد غيابه عشرين يوماً في الحالة الأولى، وانقطاعه عشرة أيام في الحالة الثانية.
• إذا تضمن العقد بندًا حول فترة التجربة، فيمكن إنهاء العقد خلال تلك الفترة دون أي تعويضات مالية. 

متى يتم إنهاء خدمات موظف سعودي حكومي؟

وضع نظام الخدمة المدنية في القطاع الحكومي الإجراءات المتعلقة بإنهاء خدمة الموظفين في الحالات التالية:

• الاستقالة. 
• بلوغ السن النظامية للتقاعد ما لم تمدد خدمته بقرار من السلطة المختصة.
• طلب الإحالة على التقاعد قبل بلوغ السن النظامية وفقًا لنظام التقاعد.
• الانقطاع عن العمل مدة خمسة عشر يومًا متصلة، أو ثلاثين يومًا متفرقة خلال السنة.
• عدم تنفيذ الموظف قرار النقل دون عذر مشروع، خلال خمسة عشر يومًا من تاريخ إبلاغه بالقرار.
• فقد الموظف بعد مضي مدة يحددها مجلس الوزراء.
• حصوله على تقييم أداء غير مرضٍ لمدة ثلاث سنوات متتالية.
• الفصل لأسباب تأديبية، أو إدانته في قضايا تتعلق بالشرف أو الأمانة.
• العجز الصحي.
• إلغاء الوظيفة.
• سحب الجنسية أو إسقاطها.
• الوفاة.

ما هو خطاب إنهاء خدمات موظف؟

خطاب إنهاء خدمات الموظف هو مستند رسمي يصدره صاحب العمل أو الشركة تخطر فيه الموظف بقرار إنهاء خدماته وعقد عمله، وتحدد المادة 75 من نظام العمل السعودي بضرورة إرسال الإشعار الكتابي بإنهاء عقد العمل للطرف الآخر قبل 60 يومًا على الأقل من تاريخ الإنهاء، إذا كان يتم الدفع للعامل شهريًا، و30 يومًا لغيره.

وتختلف صيغة إنهاء خدمات موظف اعتمادًا على طبيعة العقد الأصلي وعلى أسباب الإنهاء، ويمكن تحديد العناصر الرئيسية لها بالنقاط التالية:

• معلومات الطرفين مثل اسم الموظف المنهي تعاقده، واسم الشركة وصاحب العمل.
• تفاصيل العقد الأصلي، مثل نوعه وغرضه وتاريخ سريانه.
• تاريخ الإنهاء لتوضيح الفترة التي يتعين فيها على الموظف الاستعداد لإنهاء خدمته.
• سبب الإنهاء أو الأسباب التي أدت إلى اتخاذ قرار الفصل.
• المستحقات المالية للموظف، مثل الراتب المتبقي، وبدل الإجازات، والمكافآت، وأي تعويضات مستحقة.
• الالتزامات والواجبات المتبقية على أي من الطرفين للوفاء بها قبل تاريخ الإنهاء.
• تفاصيل الإجراءات التي يجب أن يتخذها الموظف، مثل تسليم أي معدات مملوكة للشركة، أو إرشادات حول كيفية استلام حقوقه المالية.
• الإعفاء من أي مطالبات أو مسؤوليات مستقبلية بحق الشركة بعد تاريخ الإنهاء.
• بند السرية بعدم كشف أي معلومات حساسة تتعلق بالعمل.
• آلية حل النزاع في حالة حدوث خلاف أثناء عملية الإنهاء.
• القانون الساري الذي سيحكم اتفاقية الإنهاء.
• توقيع مسؤول الشركة أو صاحب العمل، بالإضافة إلى تاريخ إصدار الخطاب.