جدول دوام الموظفين

يُعد جدول دوام الموظفين أداة أساسية تساهم في تنظيم وإدارة أوقات العمل داخل المؤسسات، إذ يعكس التزام الموظفين بساعات العمل المحددة، ويساعد في تحقيق التوازن بين متطلبات العمل واحتياجات العاملين الشخصية، فما هي أهمية إنشاء جداول دوام العاملين؟ وما هي أنواعها المختلفة؟ وما أفضل النصائح لإعداد جدول فعّال؟

موضوعات الصفحة:

التعريف بمصطلح جدول دوام الموظفين
أسئلة شائعة حول المصطلح
حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما المقصود بجدول دوام الموظفين؟

جدول دوام الموظفين أو Work Schedule هو وثيقة أو خطة تنظيمية تُحدد ساعات العمل التي يجب على الموظفين الالتزام بها خلال فترة زمنية معينة، سواء كانت يومية أو أسبوعية أو شهرية، ويوضح الأوقات والتواريخ المحددة لتواجد الموظف في العمل، وكيفية توزيع ساعات العمل على الموظفين بطريقة تضمن تلبية احتياجات العمل مع مراعاة توازن راحة الموظفين.

ويتضمن جدول دوام الموظفين التفاصيل التالية لكل موظف:

أيام العمل التي يعمل فيها كل موظف.
بداية ونهاية ساعات العمل لكل موظف خلال اليوم.
فترات الراحة خلال ساعات العمل.
توزيع الورديات أو المناوبات في حالة العمل بنظام الشفتات أو المناوبات.
إجمالي عدد الساعات التي عملها الموظف في ذلك اليوم.

ما أهمية جدول دوام الموظفين؟

يساهم جدول تنسيق الدوام المنظم في تحسين مختلف جوانب العمل داخل المؤسسة، ويعد عاملًا أساسيًا لتحقيق النجاح والاستدامة على المدى الطويل عبر تقديم الفوائد التالية:

التتبع والرقابة: يسمح جدول دوام الموظفين بمراقبة حضور العاملين وملاحظة التأخيرات المستمرة والإجازات الطويلة، ويساعد على رصد ساعات العمل الفعلية، ومناقشة أية مشكلات تتعلق بالالتزام في الدوام.
تخطيط القوى العاملة: يسهم جدول الدوام في التخطيط والتنسيق بين الأقسام والفرق المختلفة داخل المنظمة، للتأكد من تغطية المهام والأنشطة بصورة فعالة، وتحديد العدد المناسب من الموظفين لإنجاز العمل، وضمان وجود عدد كافً منهم في الأوقات المناسبة، وتوزيع أعباء العمل على كافة أعضاء الفرق.
تقليل ساعات العمل الإضافية: استخدام تقنيات جدول الدوام الصحيحة تخفض الحاجة إلى ساعات عمل إضافية، وبالتالي تقلل من النفقات وإرهاق الموظفين.
تعزيز الإنتاجية: تتيح جدولة الدوام في تقسيم الأعباء بعدل بين الموظفين، وتحديد أفضل ساعات العمل وفقًا لمهارات الموظفين وأدائهم، ما يعزز من الإنتاجية والقدرة على تحقيق الأهداف.
إدارة الوقت وتحقيق التوازن: تمكين الموظفين من إدارة وقتهم بأفضل صورة، ما يساعد في تحقيق توازن بين العمل والحياة الشخصية، ويعزز من رضا الموظفين ويقلل معدلات التغيب.
ضمان الامتثال القانوني: يساعد جدول دوام العمال في الامتثال للمتطلبات القانونية المتعلقة بالدوام الكامل أو الجزئي أو بالساعة، ما يضمن حصول كل موظف على عدد الساعات المناسب كل أسبوع.

ما هي أنواع جداول دوام الموظفين؟

يختلف نموذج جدول دوام الموظفين وفق طبيعة العمل واحتياجات الدوام وأسلوب الإدارة، وتقسم جداول دوام الموظفين إلى:

جدول دوام كامل: يشمل عادةً العمل 40 ساعة في الأسبوع، ويوفر استقرارًا ماليًا وثباتًا في الرواتب، لكنه قد يكون متطلبًا للأفراد الذين لديهم التزامات أخرى.
جدول دوام جزئي: يعمل الموظف وفقه لساعات أقل غالبًا حوالي 4 ساعات، أو أقل من نصف عدد ساعات الدوام الكامل، ويمنح هذا الجدول مرونة أكبر للموظفين، لكن يتضمن مزايا مالية أقل.
جدول العمل الثابت: يحدد ساعات العمل والتواريخ بصورة ثابتة، مثل العمل من الاثنين إلى الجمعة من الساعة الثامنة صباحًا حتى الخامسة مساءً، وبرغم أنه يمنح استقرارًا وتنظيمًا للموظفين، لكنه قد يؤدي إلى شعور بالملل أو قلة الرضا.
جدول العمل المرن: يتيح للموظفين اختيار ساعات عملهم ضمن إطار زمني معين، يوفر هذا الجدول مرونة كبيرة ويساعد في تعزيز إنتاجية الموظفين.
جدول الدوام بنظام الورديات الدورية: يُستخدم جدول دوام الشفتات في الشركات التي تعمل على مدار الساعة، مثل الرعاية الصحية وخدمة العملاء، ويضمن تواجد العدد المناسب من الموظفين في الأوقات الصحيحة.
جدول الدوام المنقسم: يتيح تقسيم يوم العمل إلى فترتين أو أكثر، ما يسمح للموظفين بالعودة للعمل في أوقات مختلفة خلال اليوم، قد يكون هذا الجدول مفيدًا لزيادة الإنتاجية، لكنه قد يكون مرهقًا لبعض الموظفين.
جداول المناوبات: يعمل فيه الموظفون عددًا محددًا من الساعات، ولكن تختلف الأيام والأوقات من أسبوع لآخر، وبرغم أنه مفيد ومرن لعدم تقيد العامل بأيام عمل ثابتة إلّا أنه يمكن أن يكون مربكًا لتغير أيام وورديات العمل من أسبوع لأخر.
جدول الدوام غير المنتظم: يكون الموظف على استعداد للعمل عندما يطلب منه ذلك، دون جدول زمني محدد، وهو يناسب الأعمال التي تتطلب تواجدًا فوريًا، لكنه يسبب صعوبة في التخطيط الشخصي للموظفين.
الجداول الموسمية: يُستخدم للعمل الذي يعتمد على المواسم، مثل العمل في الصيف أو خلال العطلات، ويوفر هذا الجدول مرونة للشركات التي تحتاج لعمالة إضافية لفترة محدودة، لكنه قد يؤثر على تحفيز الموظفين.
الجداول المضغوطة: يسمح للموظفين بالعمل لساعات أطول خلال أيام أقل، مثل العمل 4 أيام في الأسبوع لمدة 10 ساعات يوميًا، ويوفر هذا الجدول يومًا إضافيًا للإجازة، لكنه قد يكون مرهقًا لبعض الموظفين.
الجدول البديل: يُشير إلى أي جدول عمل يوفر مرونة مقارنة بالجدول القياسي، مثل العمل عن بعد أو تقاسم الوظيفة. يناسب الموظفين الذين يحتاجون وقتًا لعائلاتهم أو الرعاية الطبية.
جدول العمل الإضافي: يتضمن دوام ساعات العمل الإضافية التي يتم تكليف الموظف بها خارج أوقات الدوام المعتادة، و يحصل الموظفون على أجر إضافي مقابل هذه الساعات.
جدول دوام اختياري: يتيح للموظفين تحديد أوقات عملهم بأنفسهم، مما يمنحهم حرية كبيرة، لكنه يجعل من الصعب على أصحاب العمل مراقبة الأداء والتقدم في العمل.

كيف أنظم جدول دوام الموظفين؟

لإنشاء جدول دوام موظفين فعال وناجح لابدّ من أن تتوافر فيه النقاط التالية:

التخطيط السليم: التخطيط المسبق لجداول الدوام بما يناسب احتياجات المنظمة والعمل والموظفين، ويتيح الوقت الكافي لإجراء التغييرات الضرورية وضمان تحقيق توازن جيد بين العمل والحياة للعاملين.
التواصل الواضح: ضمان تحديد ساعات العمل والتواريخ بوضوح، وتوصيل الجداول وفهمها بصورة صحيحة من قبل جميع الأطراف المعنية لتجنب أي ارباك لاحق.
التعيين المناسب للموظفين: التأكد من تعيين الموظف المناسب في الوقت المناسب لضمان سير العمل بفعالية.
العدالة في توزيع المهام والأوقات: يجب منح الموظفين فرصًا عادلة للعمل في الأوقات المفضلة لديهم، إضافة لتوزيع المهام والمسؤوليات بينهم بعدل.
سياسات واضحة للعمل الإضافي والإجازات: وضع سياسات واضحة للعمل الإضافي بما يخفض التكاليف ويحسن دخل العاملين ويجنبهم أي سوء فهم، إضافة لتحديد أوقات الراحة والإجازات بما يناسب العمل ويحقق الامتثال للقوانين والأنظمة.
عدم إرهاق الموظفين: الحفاظ على جداول دوام ثابتة ومتوازنة لتجنب إرهاق الموظفين وضمان كفاءتهم.
مراقبة الالتزام بالجدول الزمني: متابعة التزام الموظفين بالجدول الزمني بانتظام لضمان التنفيذ السليم.
استخدام النماذج الصحيحة والتكنولوجيا المناسبة: استخدام النماذج المناسبة لطبيعة الدوام، والبرامج والتطبيقات المساعدة لتسهيل إنشاء الجداول وضمان دقتها ومرونتها، ما يوفر الوقت والجهد ويزيد من كفاءة الجدول.

لتحميل الكتاب الإلكتروني

احصل على نسخة مجانية وشاملة لمصطلحات الموارد البشرية الشائعة بين المتخصصين، حمّل الكتاب الآن