الهيكل التنظيمي

الهيكل التنظيمي هو التخطيط الذي يتم من خلاله تحديد البناء الإداري للمؤسسة وتنظيم الأقسام وفرق العمل فيها، وتوضيح كيفية ترابط تلك العناصر معًا، وتوزيع الأدوار والمسؤوليات داخل المنظمة. فما المقصود بمصطلح الهيكل التنيظمي؟ وما خصائصه والهدف من بنائه؟ وما هي أشكاله المختلفة ليناسب مختلف أنواع الشركات وثقافاتها المختلفة؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح الهيكل التنظيمي
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  
  • ما خصائص الهيكل التنظيمي؟
  • ما هي أهمية الهيكل التنظيمي؟
  • ما أنواع الهيكل التنظيمي؟
  • كيف يتم بناء الهيكل التنظيمي؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما هو الهيكل التنظيمي؟

الهيكل التنظيمي-Organizational Chart هو البنية التي تُحدد تسلسل الوظائف وتوزيع الأدوار والمسؤوليات، وتنظيم كافة العلاقات بين العاملين داخل الشركة، وتحديد السلطات، والترتيب الوظيفي، والمهام المطلوبة من كل موظف، وكيفية ربط تلك المهام مع بعضها بعضًا، ما يسهل عملية التواصل وتبادل الأفكار، وتلقي القرارات وتنفيذها، ويعزز من تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة ويزيد معدلات النمو.

خصائص الهيكل التنظيمي

يعد الهيكل التنظيمي حجر الزاوية في إدارة أي مؤسسة، إذ يساعد على تنظيم العمل وتحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، ولتحقيق ذلك لا بدّ أن يتسم الهيكل التنظيمي بالخصائص التالية التي تعد أسس بناء الهيكل التنظيمي:

• التنظيم الدقيق: تحديد كافة الوظائف وتبعيتها وتوزيع الأقسام في المنظمة بدقة ووضوح، 
• التسلسل الهرمي: تنظيم المستويات الإدارية هرميًا بطريقة تساعد على فهم طبيعة العمل وحدود المسؤوليات لكل موظف، وتحديد رؤسائه ومرؤوسيه.
• التواصل المتسلسل: تواصل الموظفين مع بعضهم، ومع رؤسائهم المباشرين وفقًا للتسلسل الهرمي للوظائف.
• الرسمية والاحترافية: ترتيب الوظائف والأقسام وفقًا للمستويات الإدارية الصحيحة وضمن قواعد دقيقة، لضمان أن أي مستوى إداري لديه الصلاحيات اللازمة لتنفيذ مهامه بفعالية.
• التكيف مع التغيير: يتسم الهيكل التنظيمي بالمرونة ليستطيع التكيف مع التغييرات التي قد تحدث في بيئة العمل، وتعديل الأدوار والمسؤوليات بسهولة عند الحاجة.
• التخصص: تقسيم العمل بناءً على الوظائف ونوع العمل، وتجميع الوظائف المتشابهة في وحدات أو أقسام، لضمان أن كل فرد في المؤسسة مسؤول عن جزء محدد من العمل.

ما هي أهمية الهيكل التنظيمي؟

الهيكل التنظيمي هو البنية التي تُستخدم لتنظيم وتنسيق الأعمال داخل المؤسسة، ما يساعد في تحقيق الأهداف العامة بكفاءة وفعالية عبر تحقيق النقاط التالية:

• توضيح الأدوار والمسؤوليات: يرسم الهيكل التنظيمي توزيعًا دقيقًا لوظائف العمل وكيفية تقسيمها، ما يقلل من التداخل والارتباك في تنفيذ المهام، ويسهم في تحقيق الأهداف بشكل أكثر تنظيمًا.
• تحسين الاتصال والتنسيق ودعم اتخاذ القرار: يوفر الهيكل التنظيمي نظامًا فعالًا لتحديد السلطات وخطوط الاتصال بين الموظفين ومع المسؤولين عنهم أو التابعين لهم، ما يعزز من سرعة الاستجابة للمشكلات وتحسين تدفق المعلومات، وسرعة اتخاذ القرارات والامتثال لها.
• تعزيز الشفافية والمساءلة: يعمل هيكل التنظيم الإداري على زيادة الشفافية داخل المؤسسة، وتعزيز المساءلة، ويخلق جوًا من التعاون والمسؤولية، ويقلل من فرص الفساد أو الإهمال.
• زيادة الكفاءة التشغيلية: تنظيم الأنشطة والمهام بصورة منهجية تحسن استخدام الموارد وتقلل هدر الوقت والجهد، وتعمل على تعزيز الرقابة على الأداء وضمان الامتثال القانوني والتنظيمي.
• تخطيط عمليات التوظيف والتدريب والتعاقب بفاعلية: يساعد المخطط التنظيمي الموظفين الجدد على التعرف على هيكل الشركة ودورهم فيه، ما يسهل عليهم التأقلم والبدء في العمل، ويوضح الحاجات التدريبية اللازمة لهم للترقي، ويمكّن الشركة من تخطيط التعاقب داخل المؤسسة بفاعلية، إضافة لتحديد الأدوار الزائدة وتبسيط سير العمل.
• دعم النمو والتوسع: يمكن للهيكل التنظيمي أن يتكيف بمرونة مع التغييرات في الوظائف والتوسعات المستقبلية، ما يضمن استقرار المؤسسة ويجعلها قادرة على مواجهة التحديات الخارجية بكفاءة وفعالية.
• تشجيع الابتكار والتطوير: يخلق الهيكل التنظيمي بفضل التوزيع المدروس للأدوار بيئة مشجعة على تبادل الأفكار بحرية بين العاملين، ما يحفزهم على الإبداع والتطوير داخل المؤسسة لدعم القدرة التنافسية للمؤسسة في السوق وتعزيز استدامتها.

ما أنواع الهيكل التنظيمي؟

يختلف شكل الهيكل التنظيمي بناءً على حجم المؤسسة، ونوع أعمالها، وأهداف الإستراتيجية. ومن أبرز هذه الأنواع:

1. الهيكل الوظيفي

يتم تنظيم المؤسسة وفقًا للوظائف أو الأقسام، ويركز هذا النوع على التخصص والكفاءة، ويُستخدم غالبًا في الشركات الصغيرة والناشئة والمؤسسات الحكومية، كونه يعزز من الكفاءة التخصصية، لكنه أحيانًا يؤدي إلى عزلة الأقسام عن بعضها البعض.

2. الهيكل التقسيمي

تقسم فيه المؤسسة إلى وحدات أو أقسام بناءً على المنتجات أو المناطق الجغرافية أو الأسواق، فيتيح بذلك مرونة أكبر في التعامل مع احتياجات السوق المختلفة ومتطلبات العملاء، ويحتوي كل قسم على فرق عمل متخصصة لإتمام المهام، ويناسب المؤسسات التي تقدم منتجات أو خدمات متنوعة.

3. الهيكل الجغرافي

يوزع التقسيم الإداري بناءً على التوزيع الجغرافي لفروع المؤسسة لتلبية حاجات العملاء في مواقع مختلفة، ويتميز بكونه يمنح استقلالية أكبر للوحدات الجغرافية وقدرتها على معرفة متطلبات مناطقها، والتكيف وفقًا لاختلافات العملاء الثقافية والجغرافية، لكنه يتطلب تنسيقًا أكبر للجهود والتواصل.

4. الهيكل المصفوفي

يجمع بين الهيكل الوظيفي والهيكل التقسيمي، فتنظم فيه الفرق وفق الوظائف والمشاريع معًا، لإتاحة تنسيق أكبر بين الأقسام المختلفة، ومرونة في نقل المعلومات، والقدرة على العمل معًا على تحقيق أهداف متعددة، وتكون الإدارة فيه عمودية متخصصة في وظيفة معينة، بينما يتم توزيع الفرق على أساس أفقي لإنجاز مشاريع محددة، ولكنه قد يؤدي إلى تعقيد في الإدارة وتداخل في السلطات.

5. هيكل فرق العمل المتشابكة

شبكة من العلاقات بين الوحدات المستقلة التي تعمل معًا لتحقيق أهداف مشتركة، وهو شائع في الشركات التكنولوجية والإبداعية، إذ يتميز بمرونته في خلق مساحة للتعاون بين الفرق المختلفة لتعزيز الابتكار وسرعة حل المشكلات.

6. الهيكل الافتراضي

يعتمد على وجود مقر رئيسي واحد ثابت وأقسام افتراضية، وهو مخصص لشركات العمل عن بعد، ويتيح التوفير في التكاليف والنفقات التشغيلية، والتكيف السريع مع المتغيرات.

7. الهيكل الأفقي

يركز على تقليل الطبقات الإدارية وزيادة التواصل الأفقي بين الموظفين، لتقليل البيروقراطية وتعزيز التعاون، إذ يمكن للفرق العمل بشكل مستقل لتحقيق الأهداف المشتركة.

8. الهيكل الدائري

نموذج تنظيمي يستبدل الهرم التقليدي للسلطة بمجموعة دوائر متداخلة من الفرق والوحدات، تتوزع فيها السلطات والمسؤوليات على مجموعة من القادة، وترتبط فيها الفرق والوحدات المختلفة بصورة دائرية تركز على التعاون والتنسيق، ويعد مناسبًا للمؤسسات التي تعمل في بيئات ديناميكية وتحتاج إلى التكيف السريع مثل الشركات الناشئة والمنظمات المبتكرة.

كيف يتم بناء الهيكل التنظيمي؟

يتم إعداد هيكل تنظيمي منظم ويناسب طبيعة الأعمال وثقافة المنظمة، بالاعتماد على الخطوات التالية:

1. تحديد نطاق العمل: توضيح الغرض من إنشاء الهيكل التنظيمي، مثل وضع تصور هيكل الشركة، أو لتحديد مجالات التحسين، أو لعرضه على المستثمرين، فتحديد الهدف هو الخطوة الأولى لتنظيم المعلومات وصحة اختيار وتنفيذ الخطوات اللاحقة.
2. جمع المعلومات: يشمل ذلك تحديد الموظفين، وأدوارهم ومسؤولياتهم، وتحديد المسؤولين والرؤساء ومهامهم، وتوزيع المهام على الفرق بناءً على مؤهلاتهم وخبراتهم.
3. اختيار نوع الهيكل التنظيمي: تعتمد طريقة عمل هيكل تنظيمي لشركة على الاختيار الصحيح لشكل الهيكل، وفقًا لحجم الشركة، وطبيعة عملها، وثقافتها المؤسسية، والأهداف المحددة سابقًا من إعداد الهيكل.
4. إدخال المعلومات وتجميع الفرق: إضافة جميع الموظفين إلى المخطط، وتجميع الفرق معًا وفق الهيكل المعتمد، وتحديد العلاقات داخل الفرق وكيفية تواصل كل شخص مع الآخر في الهيكل العام.
   
5. تحديث المخطط بانتظام: التأكد من تحديث المخطط عند أي تغييرات، مثل انضمام أشخاص جدد، أو الانتقال إلى مواقع جديدة، أو مغادرة العمل.
6. تطوير الهيكل التنظيمي: وضع التحسينات المستمرة لضمان فعالية الهيكل، ويتم ذلك عبر:
   
   • تحليل أداء الأقسام والأفراد لتحديد نقاط القوة والضعف في الهيكل التنظيمي.
   • التدريب المستمر لتطوير مهارات الموظفين بما يوافق التغيرات في الهيكل التنظيمي.
   • استخدام التكنولوجيا الحديثة لتحسين التواصل والتنسيق بين الأقسام.
   • إعادة الهيكلة عند الضرورة لمواكبة التغيرات مثل التغييرات في السوق أو المتطلبات القانونية الجديدة.