دليل الموظفين

يعد دليل الموظفين أداة أساسية للموارد البشرية تساعد في الاحتفاظ بسجلات تفصيلية لمعلومات الموظفين، وتسهيل التواصل والتعاون بين الأقسام، ودعم أعمال الموارد البشرية في إنشاء  المخططات التنظيمية التي توضح هيكل الشركة والعلاقات بين الأدوار والأقسام المختلفة، فما هو دليل الموظفين؟ وما هي المعلومات التي يشملها دليل الموظف في القطاع الخاص؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح دليل الموظفين
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  
  • ما أهمية دليل الموظف في الشركات؟
  • ما هي البيانات التي يتضمنها دليل الموظف؟
  • ما هي صلاحيات الوصول إلى دليل الموظفين؟
  • ما هي خطوات إنشاء دليل الموظفين؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما هو دليل الموظفين؟

دليل الموظفين-Employee Directory هو قاعدة بيانات مركزية تحتوي على معلومات مهمة حول جميع الموظفين داخل المنظمة، مثل الأسماء، والمسميات الوظيفية، ومعلومات التواصل، ومواقع المكاتب، ويمكن أن يتضمن كتيب دليل الموظف تفاصيل شخصية مثل المهارات، والاهتمامات، والصور الشخصية، ما يعزز القدرة على التعرف على زملاء العمل والتواصل معهم بشأن قضايا العمل، ويعزز دور المديرين في الإشراف عليهم.

غالبًا ما يتم دمج أدلة الموظفين مع برامج إدارة الموارد البشرية، ما يسهل تحديث المعلومات، والبحث عن الموظفين، وإدارة مهام الموارد البشرية المختلفة، ويتيح الوصول إليها من أجهزة متعددة لضمان توفر المعلومات المطلوبة دائمًا.

ويوفر برنامج جسر لإدارة الموارد البشرية القدرة على إنشاء دليل رقمي للموظفين تحتفظ فيه بكل معلومات العاملين ضمن قاعدة بيانات احترافية، وتتبع التحديثات والبحث دون أي مستندات ورقية معرضة للفقدان والضياع، وبدون الحاجة لأي مساحات تخزين وأرشفة.

ما أهمية دليل الموظف في الشركات؟

يعد دليل الموظفين أداة أساسية تساهم في تحسين كفاءة العمل وتعزيز التواصل داخل المنظمة، عبر تحقيق الفوائد التالية:

• تبسيط عملية التوجيه للموظفين الجدد: يساعد الدليل الموظفين الجدد على التعرف بسرعة على الهيكل التنظيمي وزملائهم الآخرين، ويسّهل اندماج الموظفين الجدد في ثقافة الشركة بسرعة.
• تعزيز التعاون بين الفرق: يكسر دليل الموظفين أية حواجز بين الأقسام من خلال تمكين الموظفين من العثور بسهولة على زملائهم في الأدوار أو الأقسام الأخرى، والتواصل معهم بسلاسة وفاعلية لتعزيز التعاون في المشاريع.
• خلق ثقافة تنظيمية أكثر ودًا وترابطًا: بناء علاقات أقوى بين زملاء العمل عن طريق ربط الأسماء بالصور، وتعزيز شعور الموظفين بالانتماء من خلال إظهار الاهتمام بكل منهم، ما يعزز الرضا الوظيفي والاحتفاظ بالموظفين.
• توفير الوقت والجهد: سهولة الوصول إلى معلومات الاتصال مثل الأسماء، وأرقام الهواتف، وعناوين البريد الإلكتروني، ومواقع المكاتب، ما يوفر وقت البحث بالطريق التقليدية، ويسرع العمليات بين الأقسام، ويتيح التركيز على المسؤوليات الأساسية لزيادة الإنتاجية.
• تسهيل عمل إدارة الموارد البشرية: يسهل دليل الموظفين على أقسام الموارد البشرية إدارة معلومات الموظفين وإنشاء مخططات تنظيمية محدثة، وتتبع تحركات العاملين، وضمان دقة معلومات الاتصال، ما يدعم اتخاذ قرارات أفضل، وعمليات موارد بشرية أكثر كفاءة.

ما هي البيانات التي يتضمنها دليل الموظف؟

يتضمن دليل الموظفين مجموعة من المعلومات الأساسية والإضافية التي تساعد في تعريفهم وتسهيل التواصل بينهم، وهي:

• البيانات الأساسية: تتضمن الاسم الكامل لكل موظف، وشرح محدد للقسم أو الفريق الذي يعمل فيه، ومسماه الوظيفي، إضافة لمعلومات الاتصال مثل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.
• البيانات الإضافية: مثل موقع المكتب، والشهادات الحاصل عليها، وتاريخه المهني، وصورته الشخصية،  مع وصف للدور والمسؤوليات التي يتولاها، ويمكن وضع روابط صفحات شخصية على وسائل التواصل المهنية مثل لينكد إن.
• الهيكل التنظيمي: مثل مخططات الأقسام وتوزعها وارتباطها مع بعضها، لرؤية مكان الموظف في الهيكل التنظيمي العام.
• ميزات التصفح والبحث: مثل مربع البحث لتسهيل الوصول السريع إلى المعلومات، أو فهرس أبجدي لتنظيم الأسماء، ودليل الموظف الجديد لتوضيح الموظفين الجدد وتحديثات تغير الموظفين.
• الملف الشخصي للموظف: يتضمن معلومات شاملة مثل السيرة الذاتية، والمهارات، والاهتمامات، وتواريخ الميلاد والعمل، والمدير المباشر.

صلاحيات الوصول إلى دليل الموظفين

يمنح جميع الموظفين داخل المؤسسة إمكانية الوصول إلى دليل الموظفين لتحقيق الغاية منه بالتواصل الفعال، وبناء بيئة عمل يعرف فيها الموظف زملائه، ومع ذلك، يمكن توفير درجات من الصلاحية في الوصول، مثل:

• الوصول العام: يتمكن جميع الموظفين من الوصول إلى معلومات الاتصال الأساسية والملفات الشخصية، وتسلسل الموظفين.
• الوصول الإداري: يمنح المديرون صلاحية الوصول إلى معلومات مفصلة أكثر، مثل سجلات العمل والبيانات المتعلقة بالتقييمات أو الأداء، أو وسائل الاتصال الشخصية.
• وصول الموارد البشرية: يجب أن يكون لدى إدارة الموارد البشرية إمكانية الوصول الكامل إلى جميع بيانات الموظفين لأغراض إدارية وتنظيمية تتعلق بتسيير عمل الموارد البشرية، وسهولة التواصل واتخاذ القرار.

ما هي خطوات إنشاء دليل الموظفين؟

يمكن إنشاء دليل الموظفين وفق قوالب متعددة تناسب احتياجات المنظمة، وحجمها، وطبيعة نشاطها، وذلك باتباع الخطوات التالية:

• جمع المعلومات: الحصول على المعلومات الدقيقة والشاملة عن جميع الموظفين، مثل الأسماء الكاملة، وأرقام الهواتف، وعناوين البريد الإلكتروني، وتفاصيل الوظائف والأقسام، وأي معلومات شخصية أخرى مهمة مثل المهارات والاهتمامات.
• اختيار التطبيق المناسب: يجب اختيار المنصة المناسبة التي ستستضيف دليل الموظفين بعناية، وتوفر منصة جسر لإدارة الموارد البشرية حلولًا تتميز بسهولة الاستخدام، والتكلفة، وقابلية التوسع، وقدرة التحديث الفعال للمعلومات.
• تصميم التخطيط: تخطيط دليل الموظفين بشكل سهل الاستخدام وجذابٍ بصريًا، يوضح الأسماء ومعلومات التواصل، وقائمة بالمسميات الوظيفية، وتصنيفًا سلسًا للأقسام والملفات الشخصية.
• إدخال البيانات وتحديثها بانتظام: مراعاة الدقة في إدخال المعلومات وتحديثها بانتظام لضمان، واستخدام تقنيات التذكير التلقائي والتكامل مع أنظمة الموارد البشرية لتسهيل عملية التحديث.
• اعتبارات الخصوصية والأمان: يجب أن تتماشى عملية إدارة دليل الموظفين مع قوانين حماية البيانات من الوصول غير المصرح، ويمكن استخدام تقنيات تسجيل الدخول، أو التحقق المزدوج لضمان الخصوصية والأمان.