سجل الحضور والغياب

يعد سجل الحضور والغياب أداة موثوقة تساعد على تسجيل أوقات حضور وغياب الموظفين، وتحديد مدى التزامهم بساعات العمل، كما يسهم في الحفاظ على الانضباط وتحسين الأداء، فما هي مكوناته؟ وما أنواعه؟ ولماذا على الشركات الآن التوجه نحو الأنظمة الرقمية للحضور والغياب.

موضوعات الصفحة:

• التعريف بسجل الحضور والغياب
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  
  • ما أهمية وجود سجل دقيق للحضور والغياب؟
  • ما أنواع سجلات الحضور والغياب؟
  • ما هي فوائد أتمتة سجلات الحضور والغياب؟
  • كيف يساعد نظام الحضور والانصراف في برنامج جسر على إدارة سجل الحضور والغياب؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما هو سجل الحضور والغياب؟

سجل الحضور والغياب أو Attendance Record هو سجل رسمي ورقي أو رقمي يستخدمه أصحاب العمل لتوثيق وتتبع أوقات حضور وغياب الموظفين بهدف ضمان الانضباط والالتزام بساعات العمل، كما يعد أداة هامة في إدارة الموارد البشرية وتقييم الأداء، ويشمل السجل معلومات دقيقة عن مواعيد الحضور اليومية، والفترات التي يقضيها الموظف في العمل وأي حالات غياب أو تأخر.

يتكون السجل أعمدة وصفوف تشمل المعلومات التالية:

• التاريخ: أعمدة توضح كل يوم دوام في الأسبوع وتاريخه.
• الوقت: وقت بدء وانتهاء الدوام، أو وقت دخول الموظف وخروجه من العمل.
• الاسم: أسماء الموظفين الذين يتم تتبع حضورهم.
  
• الحالة: توضيح ما إذا كان الشخص حاضرًا أو غائبًا أو معذورًا.
• سبب الغياب: سواء غياب غير مبرر أو إجازة إدارية أو صحية أو أمومة أو بدون أجر.

يُلزم نظام العمل في المملكة العربية السعودية الشركات بتوثيق حضور موظفيها وغيابهم، لضمان الالتزام بساعات العمل والراحة المنصوص عليها وتعزيز الشفافية وتوفير مرجع للعقوبات والمراجعة عند أي شكوى أو نزاع.

ما أهمية وجود سجل دقيق للحضور والغياب؟

تعد متابعة حضور وغياب الموظفين إجراءً جوهريًا ولازمًا لنجاح العمل في أي منشأة، ويعد الهدف من سجل الحضور والغياب الفعّال هو تسجيل الحضور والانصراف، لكنه يعد مهمًا ومفيدًا في عدد كبير من النواحي، مثل:

تعزيز الانضباط والالتزام

عندما يتم تتبع حضور الموظفين بدقة باستخدام سجل الحضور والغياب يصبح من السهل معرفة مدى التزام كل موظف بساعات العمل المحددة، وعدد الإجازات والغيابات المبررة أو غير المبررة، ما يخلق بيئة عمل أكثر انضباطًا يتأكد فيها الموظفون أن غيابهم أو تأخرهم ملحوظ ومسجل بدقة، ما يعزز أيضًا ثقافة المساءلة ويقلل من التأثير السلبي على الفريق، ويضمن سوية عالية من الأداء الشخصي والجماعي.

تحديد السلوكيات غير المنضبطة

يمكن من خلال تحليل سجلات الحضور والغياب اكتشاف معدلات الغياب أو أنماط التأخير المتكرر، ما يساعد على تحديد الموظفين الذين يظهرون سلوكيات غير منضبطة، كما يمكن أن يكون التأخر أو الغياب علامة على ضعف الأداء أو الاحتراق الوظيفي، ما يتطلب تدخلًا إداريًا للتعرف على المشكلة ومعالجتها بفعالية. 

المرونة في العمل

مع اختلاف أوقات العمل بين نظام الدوام الكامل والجزئي أو ساعات العمل المرنة، يحقق سجل الحضور والغياب متابعة دقيقة لكافة الموظفين لضمان استمرارية العمليات وإنتاجية الفرق أيًّا كانت مواعيد الحضور والانصراف.

تحسين التواصل بين الإدارة والموظفين

تساعد سجلات الحضور والغياب على تقديم بيانات دقيقة وشفافة تمكّن الإدارة من مناقشة أداء الموظفين ومساعدتهم بناءً على معلومات موثوقة، ما يساهم في تقليل التوترات والنزاعات، ويحسن التواصل، ويوفر بيئة عمل أكثر شفافية وعدالة.

تحسين التخطيط الوظيفي

يعد سجل الحضور والغياب أداة قوية لتحليل احتياجات الشركة من القوى العاملة، يمكن عبر مراقبة ساعات العمل وإنتاجية الموظفين تحديد المجالات التي قد تحتاج إلى تعزيز سواء بالساعات الإضافية أو التوظيف، ما يحقق تخطيطًا أكثر فعالية للعمل وتوزيعًا عادلًا للمهام بين الموظفين.

الامتثال للقوانين العمالية

يتطلب نظام العمل السعودي تتبع ساعات العمل والغياب والحضور والانصراف بدقة، ويسهم سجل الحضور والغياب في الامتثال لهذه اللوائح، ما يقلل من المخاطر القانونية ويساعد الشركات على تفادي أي عقوبات أو نزاعات.

إدارة الرواتب والمزايا بدقة

تساعد سجلات الغياب والحضور في ضمان دقة حساب الرواتب والساعات الإضافية والتعويضات المختلفة، خاصة مع أنظمة التتبع الآلي التي ترتبط مباشرة مع نظم المحاسبة ومسيرات الرواتب.

ما أنواع سجلات الحضور والغياب؟

تشمل أنواع سجلات الحضور والغياب مجموعة متنوعة من الأساليب والأدوات التي تختلف بناءً على طبيعة العمل أو المنشأة، ومن أهمها:

1. سجل الحضور والغياب اليومي: يُستخدم لتوثيق حضور الموظفين يوميًا، ويتضمن تفاصيل مثل اسم الشخص وتوقيت الدخول والخروج، وله أهمية كبيرة في مراقبة الانضباط اليومي والتعرف على الأنماط السلبية.
2. سجل الحضور والغياب الشهري: يتم تجميع بيانات الحضور والغياب خلال شهر كامل لتقديم تقرير شامل يُستخدم في تقارير الأداء الشهري وتحليل أنماط الحضور وحساب الرواتب والتعويضات.
   
3. سجل الغياب المبرر وغير المبرر: يُقسم الغياب إلى مبرر وغير مبرر لتقييم الالتزام واتخاذ إجراءات تصحيحية عند الضرورة.
4. سجل الإجازات: يوثق الإجازات الرسمية وغير الرسمية مثل الإجازات السنوية والمرضية، للمساعدة في التخطيط للموارد البشرية وضمان توثيق مستحقات الإجازات.
5. سجل الحضور والغياب الرقمي: يعتمد على أنظمة إلكترونية لتتبع الحضور والانصراف وتسجيله آليًا، مثل نظام البصمة أو التسجيل بالهاتف المحمول أو عبر البطاقات، ويقدم هذا السجل دقة في التوثيق ونتائج فورية للحضور والغياب.

ما هي فوائد أتمتة سجلات الحضور والغياب؟

تقدم أنظمة إدارة الحضور والغياب الرقمية حلًا فعالًا لمتابعة الحضور لحظيًا ودون تعقيدات السجلات الورقية أو الأخطاء المحتملة في العمل اليدوي أو التحايل الذي يمكن أن يحصل فيه، ومن أبرز فوائد الاعتماد على النظم الرقمية في تسجيل الحضور والغياب:

• التتبع اللحظي والدقيق: تتيح التكنولوجيا الحديثة في سجلات الحضور والغياب الرقمي تتبعًا فوريًا للحضور والانصراف، ما يضمن دقة المعلومات وتوافرها لحظيًا. عبر أنظمة مثل البصمة أو التطبيقات الرقمية، كما يتم تسجيل دخول وخروج الموظفين بأمان وموثوقية لتقليل فرص التلاعب وتعزيز مصداقية السجلات.
• الحسابات التلقائية والدقيقة: القدرة على حساب ساعات العمل ونسب الغياب ومعدل الإجازات وغيرها بصورة تلقائية ودقيقة، ما يقلل من الأخطاء البشرية ويضمن الشفافية والعدالة ويوفر بيانات دقيقة لإعداد الرواتب والمكافآت.
• توفير الوقت والتكاليف: يوفر النظام الرقمي الكثير من الوقت والتكاليف، فالمهام التي كانت تستغرق ساعات لإتمامها يدويًا يمكن إتمامها بلمسة زر واحدة، وهو ما يسهم في تحسين كفاءة العمليات وتخفيض النفقات المرتبطة بالموارد البشرية.
• التكامل مع الأنظمة الأخرى: يمكن ربط سجلات الحضور والغياب الرقمية بسهولة مع أنظمة أخرى مثل مسير الرواتب أو نظام إدارة الموارد البشرية، ما يبسط العمليات ويرفع فاعلية تدفق البيانات، كما يمنح الإدارة أدوات أكثر شمولية لاتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة.
• تحسين الإنتاجية والامتثال: تتيح دقة المعلومات المسجلة والتقارير الدقيقة تحقيق مراقبة مستمرة للحضور والانصراف، ويمكن سجل الحضور والغياب الرقمي من رفع مستوى الانضباط وتقليل من الخلافات حول ساعات العمل، وبدوره يؤدي إلى تحسين الإنتاجية العامة في الشركة ويخلق بيئة عمل أكثر تنظيمًا.

كيف يساعد نظام الحضور والانصراف في برنامج جسر على إدارة سجل الحضور والغياب؟

يساعد نظام الحضور والانصراف في برنامج جسر لإدارة الموارد البشرية في إدارة سجل الحضور والغياب من خلال مجموعة من الميزات المتكاملة التي تسهّل عملية تتبع الحضور والانصراف وتسجيل كافة بياناتها، ومن أبرز هذه الخصائص:

دقة التتبع للحضور والغياب

يتم تسجيل أوقات الدخول والخروج آليًا، ما يقلل من الأخطاء البشرية التي قد تحدث عند التسجيل اليدوي، ويضمن توفر بيانات موثوقة يمكن الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات المتعلقة بالموارد البشرية، مثل حساب الرواتب والإجازات.

سرعة الوصول إلى المعلومات

يتميز جسر بواجهة مستخدم سهلة تمكّن المسؤولين من الاطلاع على سجلات الحضور الخاصة بكل موظف بصورة فورية ومراقبة الأنماط السلوكية مثل الغيابات المتكررة أو التأخيرات ما يساعد على اتخاذ الإجراءات المناسبة لتحسين الأداء.

تحليل البيانات والتقارير

يتميز نظام الحضور والانصراف في برنامج جسر بإمكانية توليد تقارير مفصلة حول الحضور والغياب يمكن للإدارة استخدامها لتحليل أداء الموظفين وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

التكامل مع مسير الرواتب

يرتبط نظام الحضور والانصراف مباشرة مع مسير الرواتب ما يضمن أن جميع بيانات سجل الحضور والغياب متاحة عند حساب الأجور والمكافآت، ويسهم في تجنب الأخطاء ويوفر الوقت والجهد.

تخصيص السياسات وفقًا للاحتياجات 

يمكن لنظام جسر تخصيص سجل الحضور والغياب بناءً على احتياجات المؤسسة، مثل تحديد أوقات العمل المرنة أو الإجازات، ما يساعد على تحسين رضا الموظفين ويعزز من إنتاجيتهم عندما يشعرون بأن لديهم مرونة أكبر في إدارة أوقات عملهم.