معدل التغيب

يعد معدل التغيب مقياسًا حيويًا لتقييم تكرار غياب الموظفين عن العمل خلال فترة زمنية محددة. يغطي هذا المعدل جميع الأسباب التي تؤدي إلى الغياب غير المخطط له، فما أهمية حساب نسبة الغياب، وما هي الآثار السلبية للغياب المتكرر؟ وما أساليب التعامل مع نسب الغياب المرتفعة؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح نسبة الغياب
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  
  • ما أسباب زيادة معدل التغيب؟
  • كيف أحسب نسبة غياب الموظفين؟
  • ما هي أهمية حساب نسبة الغياب؟
  • ما هي الآثار السلبية للغياب المتكرر؟
  • كيف يمكن التعامل مع نسب الغياب المرتفعة؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما هو معدل التغيب Absenteeism Rate؟

نسبة الغياب عن العمل هو مقياس يستخدم لقياس تكرار غياب الموظفين عن العمل خلال فترة محددة، ويشمل جميع الأسباب التي تؤدي إلى الغياب غير المخطط له، مثل المرض، الإجهاد، رعاية أحد أفراد العائلة المريض، أو حتى استخدام يوم مرضي مزيف، لكنه لا يشمل أبدًا أيام العطل الرسمية، أو الإجازات السنوية.

أسباب زيادة معدل التغيب

يعد ازدياد معدل التغيب من الظواهر السلبية التي تشكل تحديًا كبيرًا للشركات، وتتنوع أسباب الغياب لتشمل العديد من العوامل، مثل:

• شخصية: مثل حالات الطوارئ العائلية، أو الالتزامات الشخصية لحضور مناسبات عائلية أو خاصة.
• صحية: الأمراض الجسدية الطارئة، أو المزمنة، أو الاضطرابات النفسية مثل الاكتئاب أو القلق.
• تنظيمية: تتعلق بالعمل نفسه مثل الاحتراق الوظيفي، وعدم الرضا الذي يؤدي لانخفاض الدافع، أو ظروف العمل السيئة، وسوء الإدارة، وضغط العمل، والثقافة التنظيمية السامة.
• بيئية: تتضمن مشكلات التنقل والمواصلات، والعوامل الطبيعية مثل الظروف الجوية، والعوامل الاقتصادية مثل الضغوط المالية.
• قانونية: تؤثر السياسات الداخلية للشركة، والأنظمة المرعية على معدلات التغيب، مثل تخفيض عدد الإجازات المرضية المدفوعة ما يزيد من التغيب غير المبرر.

كيف أحسب نسبة غياب الموظفين؟

نسبة الغياب هي النسبة المئوية لساعات أو أيام العمل المفقودة بسبب غياب الموظفين مقارنة بساعات أو أيام العمل الإجمالية المتوقعة، ويمكن حساب نسبة الغياب للموظفين على المستوى الفردي أي نسبة غياب موظف واحد، أو على مستوى المنظمة بحساب نسبة غياب جميع الموظفين.

يتم حساب نسبة الغياب الشهري للموظفين عن طريق:

• تحديد إجمالي أيام الغياب لكل موظف خلال الشهر.
• تحديد عدد أيام العمل المتاحة خلال الشهر.
• حساب النسبة المئوية للغياب بقسمة إجمالي عدد الأيام المفقودة بسبب الغياب على إجمالي عدد أيام العمل المتاحة، ثم ضرب النتيجة في مائة.

أهمية حساب نسبة الغياب

يعد معدل التغيب مقياس مؤشرًا رئيسيًا لتحديد الأنماط وفهم عدد من المشكلات الأساسية للموظفين، إذ يدل على عدة عوامل منها:

• الصحة التنظيمية ورفاهية الموظفين: يشير المعدل المرتفع إلى أن الموظفين منهكون من تحمل الكثير من ضغط العمل والمسؤولية، أو يفتقرون إلى المشاركة في العمل.
• الانضباط والالتزام: تفيد متابعة كل من نسبة الغياب والحضور في تقييم الالتزام والانضباط العام للموظفين واتخاذ الإجراءات المناسبة لضبط الدوام بما فيها الإجراءات العقابية.
• فرص التقدم المهني: تساعد نسبة الغياب في تقييم أحقية الموظف للترقية والتطوير المهني، إذ غالبًا ما تعوق الغيابات المتكررة فرص التقدم الوظيفي والحصول على المكافآت والتعويضات.
• الرضا والولاء الوظيفي: يعد الغياب المتكرر مؤشرًا على نقص الرضا الوظيفي وضعف الولاء للمؤسسة، وإلى وجود مشكلات في بيئة العمل، مثل التوتر أو العلاقات السيئة مع الإدارة.
• الإنتاجية والأرباح: تعد مراقبة نسبة الغياب أداة مهمة لتحديد التأثير على الأرباح، واتخاذ التدابير اللازمة لزيادة الكفاءة الإنتاجية، وتعزيز الأداء المالي للشركة.

الآثار السلبية للغياب المتكرر

تشمل الآثار السلبية للغياب المتكرر جوانب واسعة على مستوى الفريق والمؤسسة بأكملها. ومن أهم هذه الآثار:

• تقليل الإنتاجية: تتسبب نسبة الغياب المرتفعة في اضطراب سير العمليات التشغيلية والإدارية، ويتعين على الموظفين الباقين تحمل أعباء العمل الإضافي، ما قد يؤدي إلى حدوث أخطاء أو تأخير في الوفاء بالمواعيد النهائية للعمل، وانخفاض في الإنتاجية العامة للشركة.
• انخفاض الروح المعنوية: يثقل التغيب المستمر كاهل الموظفين الآخرين، ويزيد من الاستياء والتوتر بسبب غياب زملائهم، ما يضعف معنوياتهم، ويزيد من إحساسهم بعدم الرضا، ويوثر على بيئة وثقافة العمل.
• تضرر سمعة المؤسسة: يتطلب الحفاظ على سمعة جيدة مستوى عاليًا من الالتزام والأداء المستمر، لذا يؤثر الغياب المستمر على صورة المنظمة وجودة منتجاتها، ما يجعل من الصعب جذب العملاء والمواهب والمستثمرين.
• زيادة التكاليف: يضطر أصحاب العمل إلى دفع ساعات عمل إضافية لتغطية أعمال الموظف الغائب، وقد يتطلب الأمر توظيف عمال مؤقتين أو بدلاء، ما يزيد من النفقات، ويرفع تكاليف الإنتاج، ويؤثر سلبًا على الربحية.

كيف يمكن التعامل مع نسب الغياب المرتفعة؟

يجب على الشركات تتبع نسبة الغياب بصورة دورية، وجمع البيانات المتعلقة بأسباب التغيب، وتواتره، وتحديد الأقسام أو الفترات الزمنية التي تعاني من نسبة غياب عالية، ثم تطوير سياسات وإجراءات واضحة للتعامل مع التغيب، مثل:

• وضع سياسات حضور واضحة: تشمل شروط الغياب وكم يحق للموظف الغياب في الشهر، وكيفية تقديم طلبات الإجازة، والعقوبات المترتبة على الغياب غير المبرر مثل خصم الغياب من الراتب، أو فسخ عقد العمل إذا تغيب العامل عن عمله دون سبب مشروع أكثر من ثلاثين يومًا منفصلة على مدار السنة، أو لأكثر من خمسة عشر يومًا متصلة، وفق المادة الثمانون من نظام العمل السعودي.
• تحسين بيئة العمل: تقلل بيئة العمل الجيدة من نسبة الغياب، وتعمل الشركات على توفير بيئة عمل داعمة ومريحة تشمل مزايا مثل المرونة في ساعات العمل، الفرص التدريبية، والتطوير المهني.
• التواصل الفعال مع الموظفين: التعرف على مشكلاتهم واحتياجاتهم، وتنظيم اجتماعات دورية للتأكد من رضا العاملين وتقديم الدعم اللازم لحل أي مشكلات تؤثر على حضورهم.
• تقديم حوافز للموظفين: منح مكافآت مالية وإجازات إضافية للموظفين الذين يحافظون على حضور منتظم، إذ  يمكن أن يكون ذلك حافزًا لهم للاستمرار في الالتزام.