مصفوفة الصلاحيات

تعد مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات أداة تنظيمية فعالة في إدارة المشاريع والعمليات، وتُستخدم لتحديد الأدوار والمسؤوليات وتوضيحها للأفراد والجهات المعنية لضمان إنجاز المهام بنجاح وتحقيق الأهداف بفاعلية، فما هي مصفوفة RACI؟ وما مكوناتها وأهمية استخدامها؟ وما هي خطوات بنائها وتحديات تطبيقها؟

موضوعات الصفحة:

التعريف بمصطلح مصفوفة الصلاحيات
أسئلة شائعة حول المصطلح
حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما هي مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات؟

مصفوفة الصلاحيات RCIA Matrix هي أداة تنظيمية تستخدم في إدارة المشاريع والعمليات لتحديد وتوضيح الأدوار والمسؤوليات للأفراد والجهات المعنية في إنجاز المهام وتحقيق الأهداف. يتكون اسم RACI من الأحرف الأولى لأربعة أدوار رئيسية:

المسؤول (Responsible)

الشخص المكلف بتنفيذ المهام المطلوبة لإتمام المشروع، ويقوم بالعمل الفعلي ويضمن إتمامه وفقًا للمعايير المطلوبة، عادةً ما يكون هناك شخص واحد يتحمل هذا الدور لكل هدف محدد، وفي حال تعدد المسؤولين عن المهمة فيجب ضمان وضوح المسؤوليات وتجنب التداخل في المهام.

المُحاسب (Accountable)

الشخص الذي يتحمل المسؤولية النهائية عن نجاح المهمة، ويتخذ القرارات الخاصة بها، ويوافق على النتائج قبل اعتمادها، يعد المشرف أو المحاسب الشخص الذي يُسأل عن النجاح أو الفشل في تحقيق الأهداف، وغالبًا ما يكون قائد الفريق أو المدير المسؤول عن المشروع، وهو الذي يسند المهام إلى الأفراد ويضمن توافق الأعمال مع الخطط الموضوعة.

المستشار (Consulted)

يُستشار للحصول على الملاحظات أو الخبرات المتعلقة بالمهمة، وغالبًا ما يكون هؤلاء الأشخاص خبراء في مجالهم، ممن يمكنهم تقديم إرشادات ونصائح قيمة تساعد في اتخاذ القرارات الصحيحة، وتضمن مشاركتهم في العمل استفادة المشروع من المعارف والخبرات المتوفرة لتحسين جودة النتائج وتقليل احتمالية الأخطاء.

المُطلع (Informed)

من يتم اطلاعه على التطورات والمستجدات المتعلقة بالمشروع، وهو لا يشارك بصورة مباشرة في عملية اتخاذ القرار أو تنفيذ المهام، ولكنه بحاجة إلى أن يكون على علم بما يجري لضمان تنسيق الجهود وتوفير المعلومات اللازمة لأصحاب المصلحة الآخرين، ويساعد توفير المعلومات بانتظام للمطلعين في الحفاظ على الشفافية وتجنب سوء الفهم أو نقص المعلومات.

وتُستخدم مصفوفة RACI في هيكل جدولي يحتوي على صفوف تمثل المهام أو الأنشطة مع وصف مختصر لكل مهمة، وأربعة أعمدة تحتوي على الحروف R وA وC وI لتحديد الأشخاص المعنيين بكل مهمة، وللمصفوفة دور هام في تعزيز التنسيق والشفافية داخل الفريق، وتجنب التداخلات والالتباس في الأدوار والمسؤوليات، ما يؤدي بالنتيجة إلى إنجاز المشاريع بكفاءة وتحقيق النتائج المرجوة.

ما أهمية مصفوفة توزيع المسؤوليات RACI في العمل؟

تُعد مصفوفة الصلاحيات RACI أداة قوية وفعالة في إدارة الموارد البشرية، إذ تساهم في تنظيم العمل وتوزيعه بوضوح داخل الفريق أو المشروع، ما يحقق للمنظمة الفوائد التالية:

وضوح الأدوار والمسؤوليات: تساعد مصفوفة RACI في تحديد المسؤول عن كل مهمة بوضوح، ما يقلل من الالتباس، ويضمن أن كل فرد يعرف دوره المحدد دون تداخل أو تعارض في المهام، ويعزز الفهم المشترك والتعاون بين أفراد الفريق، ويساعد في وضع توقعات واضحة للمهام والمسؤوليات.
تحسين الاتصال والتنسيق: يساهم تحديد الأشخاص المستشارين والمطلعين لكل مهمة على تبادل المعلومات بآنية وفاعلية، ويحسن من التنسيق بين مختلف أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
تعزيز المساءلة: يحدد نموذج RACI من هو المسؤول عن اتخاذ القرارات ومن هو المسؤول عن تنفيذ المهام، ما يدفع الأفراد لتحمل مسؤولية أعمالهم وأدائهم، ويسهل عمليات التتبع والتقييم والتقدم، ويمكن من تحديد نقاط الضعف والتعرف على الجوانب التي تحتاج إلى تحسين أو تدريب إضافي.
زيادة الكفاءة والإنتاجية: يعمل التوزيع الواضح للمهام والمسؤوليات على تمكين الأفراد من التركيز على مهامهم المحددة، ويقلل من الوقت الضائع، ما يزيد من الإنتاجية وجودة العمل، ويسرع في إنجاز المهام، ويسهم في التحسين المستمر للأداء والجودة.
تحسين إدارة المخاطر: توضح المصفوفة من هو المسؤول عن تحديد المخاطر وتقييمها والتعامل معها، ما يساعد في تحديد التهديدات مبكرًا والتعامل معها قبل أن تصبح مشكلات كبيرة، ووضع خطط بديلة لتقليل تأثيرها المحتمل.
تسهيل اتخاذ القرار: رسم إطار واضح لصلاحيات اتخاذ القرارات، وتوفير البيانات والمعلومات التي التي تتخذ القرارات على أساسها، إضافة لتقليل الوقت المستغرق في عملية دراسة القرار واعتماده.
تقليل النزاعات: وضوح المسؤوليات وعدم ازدواجيتها يقلل من التوترات والصراعات بين أعضاء الفريق، وبين الموظفين والإدارة، ويساعد على حل أي مشكلات تتعلق بتنفيذ العمل.
تعزيز الرضا والثقة والاحترام: توضح المصفوفة أن جميع أعضاء الفريق لديهم أدوارهم المهمة، ما يعزز من الثقة والاحترام بين أعضاء الفريق، ويزيد من رضا الموظفين عن وظائفهم بسبب وضوح المسؤوليات والتوقعات.

خطوات بناء مصفوفة الصلاحيات

يسهم بناء مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات في تحسين الكفاءة التنظيمية وتوضيح الأدوار، لكنه يتطلب جهدًا وتخطيطًا منهجيًا باتباع الخطوات التالية:

1. تحليل الهيكل التنظيمي

قبل الشروع في بناء مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات، يجب فهم الهيكل التنظيمي الحالي للمنظمة وتحليله لتحديد الأقسام الرئيسية والفرعية والعلاقات بينها.

2. تحديد المهام والعمليات

بيان جميع المهام والعمليات الرئيسية والمساندة المتعلقة بالمشروع أو العملية، ثم تقسيمها إلى خطوات صغيرة يمكن إدارتها، والتحقق من عدم إغفال أي مهمة لضمان شمولية المصفوفة.

3. توضيح الأدوار والمسؤوليات

جمع معلومات دقيقة حول الأدوار والمسؤوليات الحالية لكل منصب داخل المنظمة، بالتحدث مباشرة مع الموظفين لمعرفة مهامهم اليومية ومسؤولياتهم، أو الاطلاع على أوصاف الوظائف المكتوبة واستخدامها مرجعًا لذلك، ثم تنظيمها بطريقة تتيح سهولة الوصول والفهم، مع مراعاة توزيع الأدوار بما يتناسب مع قدرات الأفراد وخبراتهم.

4. بيان الصلاحيات

تحديد السلطات الممنوحة للموظفين لاتخاذ القرارات أو تنفيذ المهام، ويمكن تصنيف الصلاحيات إلى عدة مستويات مثل:

المستقل: يُسمح للموظف باتخاذ قرارات دون الرجوع للمدير.
التعاوني: يتخذ الموظف القرار بالتشاور مع الآخرين.
التنفيذي: ينفذ الموظف قرارات تم اتخاذها من قبل الإدارة العليا.

5. بناء المصفوفة وإدراج البيانات

يجب تصميم المصفوفة بطريقة تسهّل فهم الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات، ويتم استخدام الجداول لإظهار العلاقات بين المناصب المختلفة وتوزيع المهام، وغالبًا ما يتم تصميم المصفوفة وفق الأسلوب التالي:

تحديد الأعمدة: يتم وضع الأدوار الرئيسية في أعمدة المصفوفة، باستخدام الحروف R وA وC وI لتعبر عن القائمين على المهام والمسؤولين عنها.
تحديد الصفوف: توضع المهام والعمليات المحددة في الصفوف، على أن تكون مرتبة بصورة منطقية وفق التسلسل الزمني أو الأولويات، ومقسمة إلى مهام صغيرة مع توضيح كل منها بقدر من التفصيل لضمان فهم الجميع لدورهم في تنفيذها.

6. مراجعة وتأكيد المصفوفة

بعد بناء المصفوفة، يجب مراجعتها بدقة للتأكد من صحتها، ويمكن إجراء تعديلات عليها بناءً على مراجعتها مع جميع الأطراف المعنية لضمان دقتها وشموليتها، والتأكد من توافق الأدوار والمسؤوليات مع أهداف المؤسسة، ثم اعتماد النسخة النهائية منها وتوثيقها ونشرها داخل الشركة لتكون متاحة لجميع الموظفين المعنيين.

7. تطبيق المصفوفة

بدء العمل بالمصفوفة مع تنظيم جلسات تدريبية لتعريف الموظفين بها وبأهميتها، وتدريبهم على استخدامها وضمان فهمهم للأدوار والصلاحيات الجديدة.

8. المتابعة والتقييم

لا تنتهي عملية بناء مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات عند نشرها وتطبيقها، بل يجب تقييم فعاليتها بانتظام وجمع التغذية الراجعة من الموظفين وتحليلها لتحسين المصفوفة، وتعديل الأدوار والمسؤوليات حسب الحاجة وبما يتكيف مع التغيرات التنظيمية والتكنولوجية.

من يحتاج إلى مصفوفة RACI؟

مصفوفة RACI المكونة من مسؤول، ومشرف، ومستشار، ومطلع هي أداة إدارية تستخدم لتعريف وتوضيح الأدوار والمسؤوليات في المشروع، فتفيد بالتالي كافة الجهات في العمل، مثل:

الشركات والمؤسسات التجارية: تحتاج الشركات والمؤسسات التجارية إلى مصفوفة RACI لتعزيز إدارة المشاريع وتوضيح المسؤوليات المختلفة للموظفين وتقليل التداخل بين المهام وتحسين الشفافية، ويمكن استخدامها في كافة المجالات مثل التصنيع، والتسويق، والمبيعات، والموارد البشرية.
الفرق المكلفة بالمشاريع: توفر المصفوفة إطارًا يساهم في توزيع المهام بوضوح، ما يسهّل تتبع التقدم وتحديد أي تأخيرات محتملة. سواء كانت المشاريع صغيرة أو كبيرة.
فرق العمليات: توفر مصفوفة الصلاحيات تنظيمًا يساعد الفرق على تحقيق أهدافها بفعالية، سواء في المؤسسات الصناعية، أو الخدمية، أو التعليمية، أو الصحية، إذ تساعد على تنظيم العمل وضمان تنفيذ المهام بتناسق وفعالية.
فرق اتخاذ القرارات: تحتاج فرق اتخاذ القرارات الإستراتيجية إلى مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات لتحديد من يتحمل المسؤولية النهائية ومن يتخذ القرارات، ومن يوفر البيانات التي يبنى عليها القرار، ما يضمن إشراك الأشخاص المناسبين ويعزز من فعالية عملية اتخاذ القرار.
الإدارة العليا: تستخدم الإدارة العليا مصفوفة RACI لتوجيه الفرق وتحديد المساءلة، إذ تقدم المصفوفة نظرة شاملة على من هو المسؤول، وعن أي جزء من العمليات، ما يسهل عملية الإدارة ويحسن الأداء العام للمؤسسة.
المديرون والمشرفون: توفر وضوحًا في توزيع المسؤوليات، وتتبع إنجاز المهام، ما يسهل إدارة الموارد البشرية والمادية بكفاءة أكبر، ويحقق تواصلًا أكثر فاعلية مع الفرق المختلفة، بالإضافة إلى ذلك، تساعد المصفوفة المديرين في تقييم الأداء الفردي والجماعي، وتحسين الأداء العام للفريق.
المستشارون: تتيح لهم فهمًا واضحًا لتركيبة الفريق وأدوار الأفراد داخل المشروع، ما يساعدهم على تقديم مشورة أكثر دقة وفعالية بناءً على الأدوار والمسؤوليات المحددة، وتوفر لهم وسيلة لتحديد نقاط القوة والضعف في الهيكل التنظيمي، وتمكينهم من اقتراح تحسينات إستراتيجية.
الموظفون الجدد: يمكن للموظفين الجدد استخدام مصفوفة RACI لفهم الأدوار والمسؤوليات بصورة أفضل، ما يسرع من اندماجهم في الفريق ويقلل من فترة التكيف، ويضمن توجيهًا أفضل في بيئة العمل الجديدة.

ما التحديات التي قد تواجهها عند تطبيق مصفوفة الصلاحيات وكيف يمكن التغلب عليها؟

تواجه الشركات والفرق بعض التحديات عند تطبيق مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات، مثل:

عدم وضوح الأدوار والمسؤوليات: قد يكون من الصعب تحديد الأدوار والمسؤوليات بدقة لكل فرد في الفريق، ما يؤدي إلى التداخل والتكرار. ويمكن التغلب على هذا التحدي باستخدام ورش العمل والمناقشات الجماعية للوصول إلى اتفاق مشترك وتوزيع الأدوار بوضوح.
مقاومة التغيير: يقاوم الموظفون أحيانًا تغيير الطريقة التي اعتادوا العمل بها، خاصة إذا كان توزيع المهام والصلاحيات وفق المصفوفة جديدًا عليهم، لذا لا بدّ من تقديم التدريب المناسب لهم لتوضيح الغاية من مصفوفة الصلاحيات، وكيفية تنفيذ مخططها.
تعقيد العمليات: قد تؤدي مصفوفة RACI إلى تعقيد العمليات خاصة إذا كانت الأدوار متداخلة بصورة كبيرة، أو إذا كان الفريق كبيرًا، لذا يُفضل البدء بمصفوفة بسيطة وتطويرها تدريجيًا.
التواصل غير الفعال: قد يحدث تواصل غير فعال بين الأفراد المعنيين بالمصفوفة، ما يؤدي إلى سوء الفهم والتأخير في العمل، لذا يجب وضع آليات واضحة للتواصل بين جميع الأطراف، وتحديد قنوات الاتصال المناسبة لكل نوع من أنواع المهام.
عدم التزام الإدارة العليا: يجب إشراك الإدارة العليا في عملية بناء المصفوفة، وتقديم تقارير دورية حول تقدم العمل عليها وفوائد تطبيقها، بهدف كسب دعم الإدارة وضمان التزامها بالعمل وفقها.
عدم مراجعة المصفوفة وتحديثها بانتظام: إن عدم تطوير مصفوفة الصلاحيات يجعلها غير فعالة، لذا لا بدّ من تحديد جدول زمني للمراجعة والتحديث الدوري لضمان استمرار فعالية مصفوفة الصلاحيات ومناسبتها للوضع الحالي.

لتحميل الكتاب الإلكتروني

احصل على نسخة مجانية وشاملة لمصطلحات الموارد البشرية الشائعة بين المتخصصين، حمّل الكتاب الآن