إدارة المعرفة

تهدف إدارة المعرفة إلى تمكين الأفراد من الحصول على المعلومات الضرورية لأداء أعمالهم بفعالية، وتحسين صنع القرار وتعزيز الابتكار، عبر مشاركة المعلومات والمعارف والخبرات بسهولة وأمان بين الموظفين، فما هو مفهوم إدارة المعرفة  كمدخل للميزة التنافسية في المنظمات المعاصرة؟ وما أثرها في الأداء التنظيمي؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح إدارة المعرفة
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  
  • ما هي عناصر إدارة المعرفة؟
  • ما أهداف إدارة المعرفة؟
  • ما هي أهمية إدارة المعرفة في المؤسسات؟
  • ما هي أنواع إدارة المعرفة؟
  • ما هي العمليات الأساسية لإدارة المعرفة؟
  • ما هي متطلبات إدارة المعرفة؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما هو مفهوم إدارة المعرفة؟

إدارة المعرفة Knowledge Management هي مجموعة الأنشطة والأنظمة المتكاملة التي تشمل البحث عن المعارف، وجمعها، وتنظيمها، وحفظها، واسترجاعها، وتوزيعها، بهدف تمكين الأفراد داخل المنظمة من الحصول على المعلومات المناسبة لهم وتداولها، لإتمام العمليات المختلفة، وتطوير مهاراتهم، وتحسين صنع القرار، وتعزيز الابتكار.

عناصر إدارة المعرفة 

تشمل إدارة المعرفة مجموعة من المكونات لضمان بناء نظام إدارة معرفة فعّال يساهم في تحقيق أهداف العمل، ومن أهم عناصر إدارة المعرفة:

• الإستراتيجية: النهج المتبع لتحديد الفجوات المعرفية داخل المنظمة ومعالجتها، وإنشاء فرق عمل لتعقب المعارف المطلوبة والحصول عليها.
• العملية: خطوات واضحة ومحددة لتحديد المعرفة، وتنظيمها، ومراجعتها، ومشاركتها، وتطبيقها، بهدف ضمان دقة المعلومات وسلامة توزيعها.
• التكنولوجيا: الأنظمة والبرمجيات التي تتيح للموظفين الوصول الآمن والسهل للمعلومات، إضافة إلى تقنيات معالجة الوثائق وتحليل البيانات وتسهيل عمليات جمع وتخزين المعرفة.
• العنصر البشري: الأفراد المكلفون بعمليات إدارة المعرفة، سواء اكتشاف المعارف، وتقييم المُدخلات، وتنظيمها، وحفظها في الأنظمة التقنية.
• التحسين المستمر: إدارة المعرفة عملية مستمرة تعد جزءًا من ثقافة المنظمة، وهو ما يتطلب مراجعة وتعديلًا مستمرين للإستراتيجيات والإجراءات لضمان تحقيق الأهداف المحددة.

أهداف إدارة المعرفة 

تسعى إدارة المعرفة إلى تحقيق الفعالية والكفاءة في استخدام المعلومات والبيانات والمعارف داخل المؤسسات من خلال عدة أهداف رئيسية:

• التقاط المعرفة: إنشاء منصات لتخزين الوثائق المنظمة، تسهل على أفراد المؤسسة الوصول إليها والبحث فيها، والحفاظ على المعارف المتراكمة في المؤسسة.
• تحسين وصول المعرفة: تيسير عمليات نقل المعرفة بين الأفراد داخل المؤسسة ومع الشركات الأخرى، وضمان وصول المعلومات بطريقة سليمة وآمنة وتكاملها في العمليات اليومية.
• تعزيز بيئة المعرفة: بناء ثقافة عمل تشجع على إنشاء المعرفة ومشاركتها واستخدامها بصورة فعالة.
• إدارة المعرفة بوصفها موردًا استراتيجيًا: استثمار رأس المال الفكري، والأصول المعرفية، لتحقيق أهداف الشركة بصورة مستدامة.

أهمية إدارة المعرفة في المؤسسات

تعد إدارة المعرفة من أهم العوامل التي تساهم في نجاح المنظمات عبر توفير البيانات والمعلومات والخبرات الضرورية لتحقيق الأهداف على مختلف الأصعدة، وتبرز أهميتها في النقاط التالية:

تحسين الأداء التنظيمي

توفير المعلومات الضرورية للموظفين بسرعة وفعالية، ما يمكّن المنظمات من تقليل الأخطاء، وتوفير الوقت الذي يُهدر في البحث عن البيانات، إضافة إلى تحسين التواصل والتعاون بين الأقسام المختلفة، لتعزيز الإنتاجية والكفاءة.

تعزيز الابتكار

توفير بيئة تشجع على تبادل المعرفة والأفكار، لتطوير المنتجات والخدمات، وتوليد الأفكار الجديدة، إضافة إلى دعم ثقافة التعلم لتعزيز مهارات الموظفين وقدرتهم على الإبداع.

تنمية الموارد البشرية

توفير فرص التعلم والتطوير المستمر للموظفين لتحسين مهاراتهم ومعارفهم وأدائهم الوظيفي، ما يعزز من رضا العاملين والتزامهم بالمنظمة.

تحقيق الميزة التنافسية

استخدام المعرفة لتحسين العمليات، واتخاذ قرارات أفضل، وتطوير منتجات وخدمات مبتكرة، والتفاعل بسرعة مع التغيرات في السوق، يحقق للمنظمة التفوق على المنافسين، ويعظم الأرياح ويضمن حصة سوقية جيدة.

تحسين رضا العملاء

توفير الوصول السريع إلى معلومات العملاء والمعرفة المتعلقة باحتياجاتهم، يعزز من رضاهم، ويزيد من ولائهم للعلامة التجارية.

دعم اتخاذ القرارات

توفير قاعدة معرفية غنية تساعد القادة في اتخاذ قرارات مستنيرة ومبنية على معلومات دقيقة، ما ينعكس إيجابًا على الأداء التنظيمي وتحقيق الأهداف الإستراتيجية للمنظمة.

تعزيز ثقافة التعاون

يسهم تبادل المعلومات والخبرات في تعزيز العمل الجماعي، وخلق بيئة عمل داعمة ومتعاونة، تسمح بتحقيق نتائج أفضل، وتطوير حلول مبتكرة للمشكلات.

ما هي أنواع إدارة المعرفة؟

تمكّن نظم إدارة المعرفة من الاستفادة القصوى من المعلومات والمهارات المتاحة لتحقيق النجاح، عبر تنظيم وتوزيع المعرفة بفعالية داخل المؤسسة، ومن أهم أنواع إدارة المعرفة:

نظم إدارة المعرفة على مستوى المؤسسة

تخدم الغرض العام للشركة بأكملها، إذ تقوم بجمع وتخزين ونشر واستخدام البيانات والمعرفة الرقمية، وصياغتها بصورة يمكن الوصول إليها، ثم مشاركتها داخل المؤسسة، باستخدام أدوات مثل البوابات الإلكترونية، ومحركات البحث، وأدوات التعاون، وأنظمة إدارة التعلم (LMS).

نظم العمل المعرفي

تعد أكثر تخصصًا، وتوفر دليلًا يمكن للمستخدمين البحث فيه عن موظفي الشركة القادرين على تزويدهم بالمعلومات الدقيقة التي يحتاجون إليها، وكيفية تنفيذ المهام باستخدام أفضل الممارسات، إضافة لتسهيل عمليات البحث عن المعلومات والخبرات داخل المؤسسة.

التقنيات الذكية

تجمع بين التقاط المعرفة وتخزينها والحفاظ عليها، مع برمجيات الذكاء الاصطناعي، لتحويل البيانات غير المهيكلة إلى نظم إدارة معرفة مفيدة، ما يساعد في تنفيذ المهام بفعالية وكفاءة باستخدام طرق التعلم العميق، والتعلم الآلي، وتحليل البيانات الضخمة.

ما هي العمليات الأساسية لإدارة المعرفة؟

تمر مراحل إدارة المعرفة بالعمليات الأساسية التالية لضمان الاستفادة القصوى من المعرفة داخل المنظمة، والتأكد من استخدامها بشكل فعال ومستدام:

1. اكتشاف المعرفة: يمكن اكتساب المعارف بعدة طرق مثل التفاعل العفوي، أو من خلال المناقشات المنظمة، أو عبر التعليم المنهجي، أو الاختبارات، وغيرها.
2. تحديد المعرفة: ضمان أن المعرفة فريدة ولم يتم توثيقها مسبقًا في المنظمة، وأنها مفيدة للعمل وتساهم في تحقيق أهداف المنظمة.
3. توثيق المعرفة: تسجيل المعلومات بأدق التفاصيل، والتأكد من صحة نقل البيانات والمعارف.
4. الإبلاغ: تقديم قادة الفريق للمعرفة الجديدة وتوضيح التأثيرات المتوقعة للمعلومات الجديدة، مع إظهار التقدير للأفراد المساهمين في المعارف المكتشفة.
5. التنظيم والتخزين: تخزين المعلومات على منصة آمنة بتنسيق يمكن فهمه والوصول إليه بسهولة.
6. المشاركة: توزيع المعلومات عند طلبها على الأشخاص الذين يحتاجون إليها لاستخدامها أو الاطلاع عليها بناءً على التصريح الأمني والوصول المناسب.
7. الاستفادة: استخدام المعرفة المكتسبة لاتخاذ قرارات مستنيرة وتنفيذ الإجراءات اللازمة بدقة وكفاءة، أو تجنب الأخطاء المكررة وتحسين العمليات.

ما هي متطلبات إدارة المعرفة؟

تتطلب إدارة المعرفة توفير عدة متطلبات أساسية متكاملة لضمان فعاليتها ونجاحها داخل المؤسسات، ومن أهمها:

• القيادة والتوجيه: وعي القادة بأهمية إدارة المعرفة وتخصيص الموارد اللازمة.
• الإستراتيجية: وجود خطة واضحة ومتناسقة مع أهداف المنظمة لتوجيه عمليات إدارة المعرفة.
• الهيكل التنظيمي: لتحديد الأدوار والمسؤوليات في إدارة المعرفة.
• الأنظمة والتقنيات: برمجيات موثوقة وسهلة الاستخدام تدعم جمع المعلومات وتخزينها وأمانها ومشاركتها.
• الثقافة التنظيمية: ثقافة عمل داعمة تشجع على مشاركة المعرفة والابتكار داخل المؤسسة.
• المهارات والكفاءات: امتلاك الموظفين المعنيين للمهارات اللازمة بإدارة وتبادل المعرفة.
• الدافع والحافز: تحفيز الموظفين للمشاركة في إدارة المعرفة بالمكافآت والتقدير.