التدشين وتهيئة الموظف الجديد

تهدف عملية تهيئة الموظف الجديد إلى تعريفه ببيئة العمل، وتسهيل اندماجه فيها، وتوفير كافة الأدوات والمعلومات التي يحتاجها لبدء مهامه بكفاءة، فما هي أهمية إعداد وتهيئة الموظف الجديد؟ وكيف يتم استقبال الموظفين الجدد؟

موضوعات الصفحة:

• التعريف بمصطلح تهيئة الموظف الجديد
• أسئلة شائعة حول المصطلح
  
  • ما الهدف من برنامج تهيئة الموظف الجديد؟
  • كيف يتم تهيئة الموظف الجديد؟
  • كيف يمكن تطوير طرق تهيئة الموظف الجديد للعمل؟
• حمل كتاب مصطلحات الموارد البشرية

ما المقصود بتهيئة الموظف الجديد؟

تهيئة الموظف الجديد Onboarding هي تقديم الموظف الجديد إلى الشركة بهدف دمجه فيها وتعريفه بثقافتها وسياساتها وهيكلها، بالإضافة إلى مساعدته على فهم دوره الجديد ومتطلبات وظيفته، وتزويده بالأدوات والمعلومات اللازمة لبدء مهامه بكفاءة، وخلق بيئة يشعر فيها بالراحة الكافية للتفاعل بحرية مع زملائه وإقامة علاقات اجتماعية في مكان العمل.

ما الهدف من برنامج تهيئة الموظف الجديد؟

تُعد عملية تهيئة الموظفين الجدد أو برنامج التدشين من العوامل الأساسية لتحقيق النجاح والاستقرار في أي مؤسسة، إذ تبرز أهميتها في النقاط التالية:

• زيادة الرضا الوظيفي: يعمل الترحيب بالموظفين الجدد، وتقديم الدعم لهم من بداية عملهم على تقوية شعورهم بالانتماء للشركة، ويزيد من رضاهم عن وظائفهم، وقبولهم لها، والتزامهم بها.
• تحسين فهم توقعات الدور: يعمل التوجيه الواضح من اليوم الأول للعمل على معرفة متطلبات العمل والمخرجات المتوقعة من الموظف، ما يقلل من الالتباس ويزيد من فعالية الأداء ومعدل الاحتفاظ.
  
• تسريع الإنتاجية: تساهم عملية التهيئة الفعالة في تقليل الوقت الذي يستغرقه الموظف للتأقلم مع العمل الجديد، ويسرّع الوصول إلى مستوى الإنتاجية المتوقع عبر تقديم مساهمات قيّمة في وقت قصير.
• فهم ثقافة الشركة: يعزز تعريف الموظفين الجدد بثقافة الشركة وقيمها توافقه مع رؤية العمل ورسالته، ويساهم في تقديم أداء متميز يتماشى مع أهداف الشركة.
• تحسين العمل الجماعي: دفع الموظف الجديد للاندماج الاجتماعي مع زملائه، وخلق فرق عمل متناغمة وداعمة تعمل معًا لتقديم أفضل أداء.
• ضمان الامتثال القانوني والتنظيمي: تعريف الموظفين الجدد بسياسات العمل يضمن علمهم التام بالإجراءات القانونية والتنظيمية المتبعة، ما يقلل من المخاطر القانونية أو مخالفة اللوائح والأنظمة.
• التعريف بالبنية التكنولوجية للشركة: تساعد التهيئة في تعريف الموظف الجديد بالأدوات والتقنيات المستخدمة في العمل، ما يخفف عنه مصاعب البدء بوظيفته الجديدة، ويساعده على الانخراط بمهامه بصورة أسرع.

كيف يتم تهيئة الموظف الجديد؟

تتطلب خطوات تهيئة الموظف الجديد تخطيطًا دقيقًا لضمان اندماجه بسلاسة في بيئة العمل، وتعزيز شعوره بالترحيب في الفريق، ويمكنك اتباع خطة تهيئة الموظف الجديد التالية:

1. أرسل للموظف رسالة ترحيبية عبر البريد الإلكتروني تهنئه بانضمامه وتوضح موعد أول يوم عمل، تتضمن الرسالة عناصر مثل التهنئة، والتأكيد على موعد بدء العمل، وإعلامه بضرورة متابعة بريده الإلكتروني لمزيد من المعلومات الهامة من فريق الموارد البشرية.
2. استقبل الموظف الجديد بحرارة عند وصوله، ونظم له جولة في مقر الشركة، وقدم تعريفًا عن المنظمة، وتاريخها، ورؤيتها، ورسالتها، وقيمها.
3. تأكد من تجهيز مكتب الموظف الجديد بكل ما يحتاجه من أدوات ومعدات، ونظم اجتماعًا مع الفريق التقني لتعريف الموظف الجديد بالأدوات التقنية المستخدمة في مهامه الوظيفية.
4. أعلن لفريق العمل عن قدوم الموظف الجديد وعرفهم عليه، وقدم له زملائه المباشرين، وأدوارهم الوظيفية، بهدف تحضير الفريق للعمل مع الموظف الجديد وتعزيز شعوره بالترحيب.
5. أضف الموظف الجديد إلى قنوات التواصل الداخلية مثل البريد الإلكتروني وأدوات إدارة المشاريع، وعرّفه بكيفية استخدام هذه البرمجيات، وأهمية التواصل من خلالها.
6. قدم للموظف الجديد وثائق واضحة تحتوي على مسؤولياته وتوقعات الشركة منه وتفاصيل المهام المطلوبة، لتجنب أي لبس ولضمان فهمه لدوره بصورة واضحة.
7. رتب خطة تدريبية مبكرة تتضمن كافة المعلومات والمهارات والآليات المطلوبة لضمان بدء العمل بسلاسة وفاعلية، إضافة لتقديم دليل السياسات والإجراءات المتعلقة بالموظفين ليلم بحقوقه وواجباته.
8. امنح الموظف كل الصلاحيات التي يحتاجها، سواء بريده الإلكتروني، أو اسم المستخدم الخاص به للعمل على برامج الشركة وفق الوصول الممنوح له.
   رتب اجتماعات دورية بين الموظف الجديد ومديره لمناقشة مهام العمل، التحديات التي يواجهها، وتقديم الملاحظات والتحفيز المستمر.
9. اطلب بعد إعداد وتهيئة الموظف الجديد تقييم تجربته، سواء عبر الأسئلة المباشرة أو التقييم وفق النقاط، أو استبيان يتضمن ملاحظاته وشعوره بمدى التوافق مع القيم التنظيمية للشركة.

كيف يمكن تطوير طرق تهيئة الموظف الجديد للعمل؟

تتطلب تهيئة العامل الجديد اهتمامًا بالتفاصيل ونهجًا مخصصًا لكل منظمة، ولإنشاء تجربة تهيئة متميزة تلبي تطلعات الشركة واحتياجاتها الفعلية، يمكن مراعاة النقاط التالية:

• وضع الأهداف: توجّه الأهداف الواضحة والذكية الجهود نحو النتائج المرجوة، وتحدد الإجراءات اللازمة لتحقيقها، وتشمل ما يتوقع أن يتحقق من نتائج التهيئة للموظف الجديد، مثل تأهيله لفهم الثقافة المؤسسية ومسؤولياته الوظيفية. 
• تشكيل فريق التهيئة: يعد تشكيل فريق متخصص في التهيئة خطوة أساسية لضمان توزيع الأدوار خلال عملية التهيئة، ما يسمح بدعم وتوجيه الموظف الجديد بصورة أكثر تنسيقًا وفعالية، ويسهم في تقديم تجربة موحدة وإيجابية لكل موظف جديد ينضم إلى المنظمة.
• إنشاء خطة واضحة: تساعد خطة التهيئة الواضحة على تحديد المراحل والمهام اللازمة لتنفيذ التهيئة بنجاح، وتتضمن جدولًا زمنيًا محددًا لكل نشاط ومرحلة، ومعايير واضحة لقياس التقدم، ما يضمن تقليل الارتباك وضمان تنفيذ كل خطوة في الوقت المناسب وبأفضل صورة.
• اعتماد طرق التهيئة عن بعد: تسمح التهيئة عن بعد بتوفير تجربة شاملة ومرنة للموظفين الجدد، بالتزامن مع توفير الدعم والتواصل الفعّال عبر الأدوات الرقمية، وتوفير تجربة استقبال وإدماج مميزة.
• مراقبة دائمة وإعادة تقييم: مراقبة عملية التهيئة باستمرار، وإعادة التقييم المنتظم لها، من خلال مراجعة الأداء وجمع الملاحظات المستمرة، والاستفادة من الأخطاء السابقة لتحديث عمليات التهيئة وتطويرها بما يتلاءم مع تطلعات الشركة، وتحسين تجربة الموظفين الجدد.