تسجيل الدخول اطلب عرض تجريبي الآن
AR
اطلب عرضك الخاص الآن
AR

إعداد الموازنة الصفرية

إعداد-الموازنة-الصفرية

تواجه المؤسسات تحديات متزايدة في تحقيق التوازن بين تقليل التكاليف وتعظيم الكفاءة ما يتطلب آليات مبتكرة لإدارة الموارد المالية بفعالية، وتبرز الموازنة الصفرية بوصفها أحد أنواع الموازنات الحديثة في الإدارة المالية التي تركز على تقييم بنود الإنفاق من نقطة الصفر في كل دورة مالية بدلاً من الاعتماد على الميزانية السابقة، ما يجعلها أداة حيوية لتحقيق التوازن بين الأهداف والموارد، ونبحث في السطور التالية أهمية الموازنة الصفرية وأهدافها، إضافة لمزاياها وعيوبها، وخطوات إعدادها.

موضوعات الصفحة:

ماذا تعني الموازنة الصفرية؟

الموازنة الصفرية أو Zero-Based Budgeting هي آلية حديثة لإعداد الموازنات تعتمد على تقييم جميع الأنشطة والخطط من نقطة الصفر دون الاعتماد على الموازنات السابقة، وتهدف هذه الآلية إلى تبرير وتوضيح جميع النفقات، مع تحليل كل نشاط أو إجراء تخطط المؤسسة لتنفيذه، بما في ذلك التكاليف والاحتياجات المرتبطة به، ثم توضع الميزانيات بناء على ما تحتاجه الفترة القادمة، بغض النظر عما إذا كانت كل ميزانية أكبر أم أصغر من الميزانية السابقة لها.

تعتمد الموازنة الصفرية على افتراض أن جميع ميزانيات الأقسام تبدأ من الصفر، ما يتطلب إعادة بنائها بالكامل من البداية، مع التركيز على تغطية النفقات الضرورية فقط لضمان سير العمل، وتجنب أي نفقات غير مبررة، مثل تقليل التكاليف التقديرية دون المساس بتكاليف التشغيل الأساسية لمواجهة انكماش اقتصادي أو عند حالات إعادة الهيكلة المالية.

ما هي فوائد إعداد الموازنة الصفرية؟

تتطلب الإدارة المالية أساليب دقيقة تمكن المؤسسات من تحسين استخدام مواردها ومواجهة التحديات الاقتصادية بمرونة، لذا يتم الاستعانة بالموازنة الصفرية التي توفر منهجية مبتكرة لتحقيق هذا الهدف من خلال تحقيق الفوائد التالية:

  • تحسين عملية اتخاذ القرارات: تعتمد الموازنة الصفرية على تقديم تقارير دقيقة وشاملة حول كل نشاط أو مشروع، ما يضمن اتخاذ قرارات مستنيرة وموثوقة تسهم في خفض المخاطر المالية وزيادة الكفاءة، إضافة إلى إشراك الأقسام والفرق في عملية اتخاذ القرار ما يعزز من التعاون بينها.
  • تخفيض التكاليف غير الضرورية: يسهم تحليل النفقات بعمق خلال إعداد الموازنة الصفرية في التخلص من المصاريف الزائدة عبر مقارنة البدائل واختيار الأكثر كفاءة، ما يؤدي إلى تحسين الأداء الوظيفي وتقليل الهدر وتوفير الوقت والمال.
  • تعزيز الشفافية والمساءلة: تفرض الموازنة الصفرية على كل قسم تقديم مبررات تفصيلية لكل بند من بنود الإنفاق، ما يعزز الشفافية ويزيد من المساءلة ويبني الثقة بين الأقسام والإدارة العليا، كما يضمن مراقبة دقيقة للنفقات والأنشطة.
  • إعادة توزيع الموارد لتحقيق الأولويات الإستراتيجية توجيه الموارد نحو المجالات الأكثر أهمية بناءً على الاحتياجات الحالية للمؤسسة وأهدافها الإستراتيجية، مثل زيادة الإنتاج أو تحسين التسويق.
  • تقليل التكاليف والحد من تضخم الموازنة: التعرف على التكاليف غير الضرورية واستبعاد الأنشطة التي لا تضيف قيمة، كما يسمح تحليل البنود الفردية بالتخلص من الإنفاق الزائد أو المكرر ما يساهم في تقليل تضخم الموازنة وتحقيق وفورات مالية.
  • تعزيز المرونة في الأزمات الاقتصادية: تُعد الموازنة الصفرية أداة فعالة للتكيف مع الأزمات الاقتصادية عبر التركيز على النفقات الأساسية فقط، ما يمكّن المنظمات من تعديل خططها المالية بما يتناسب مع التحديات الطارئة وضمان استمرارية العمل بأقل التكاليف.
  • تشجيع الابتكار وتحفيز التغيير: تحفز الموازنة الصفرية الفرق الإدارية على البحث عن حلول جديدة لتحسين العمليات، وتطوير أساليب مبتكرة تعزز الكفاءة وتقلل التكاليف، مثل تطبيق تقنيات تصنيع حديثة لتحسين جودة المنتجات.

ما هي مزايا الموازنة الصفرية؟

تعد الموازنة الصفرية أداة فعالة تعزز الإدارة المالية من خلال إعادة تقييم شامل لكل بند من بنود الإنفاق لتجنب الهدر وضمان توجيه الموارد نحو الأولويات الإستراتيجية. تعتمد هذه الطريقة على عدد من المبادئ التي تميزها، ومنها:

  • البداية من الصفر: تقوم الموازنة الصفرية بإعادة تقييم جميع الأنشطة دون النظر إلى الميزانيات السابقة، ما يمنع التكرار أو الاعتماد على مصاريف قد لا تكون ضرورية، وتسهم هذه الطريقة في التركيز على الاحتياجات الحالية لتحقيق الأهداف الإستراتيجية، ما يحد من تضخم الموازنة ويعزز كفاءة استخدام الموارد.
  • التبرير الشامل: تعتمد الموازنة الصفرية على مبدأ التبرير لكل نشاط أو خدمة بدلاً من الاعتماد على أنماط إنفاق تاريخية، وتجعل هذه الميزة القرارات أكثر استناداً إلى البيانات وتقلل من النفقات الزائدة أو غير المبررة.
  • التفصيل والدقة: تعتمد الموازنة الصفرية على تحليل مفصل ودقيق لكل نشاط أو خدمة لضمان أن الموارد تُستخدم لتحقيق الأهداف المرجوة من خلال التخطيط الدقيق للأنشطة والموارد​ ومراجعة جميع النفقات بعمق وتقليل أية مصروفات غير ضرورية.
  • الشفافية والمساءلة: تُلزم الموازنة الصفرية كل قسم بتوضيح مبررات واضحة لتخصيص الموارد لكل نشاط أو مشروع، ما يعزز الثقة داخل المؤسسة ويضمن وضوح القرارات المالية ويزيد من المسؤولية الفردية والجماعية، وتدعم الشفافية التواصل المفتوح بين الأقسام والإدارة العليا للكشف عن أي تجاوزات أو قصور.
  • المرونة: توفر الموازنة الصفرية ميزة إعادة تخصيص الموارد لتتناسب مع الظروف الطارئة والأولويات المتغيرة، ما يجعلها أداة مهمة في التعامل مع الأزمات الاقتصادية مثل انخفاض الإيرادات أو زيادة النفقات المفاجئة بأقل التكاليف.

ما هي عيوب الموازنة الصفرية؟

رغم فعالية الموازنة الصفرية بوصفها أداةً ماليةً مبتكرة، إلاّ أنها تعاني من بعض العيوب والتحديات التي تؤثر على كفاءتها في بعض الحالات، مثل:

  • الاستهلاك الكبير للوقت والجهد: يتطلب إعداد الموازنة الصفرية مراجعة شاملة لكل بند إنفاق وتبريره من الصفر، ما يستغرق وقتاً طويلاً ويستنزف جهود الإدارات والموظفين ويزيد من تعقيد العمليات ويؤخر اتخاذ بعض القرارات المالية.
  • صعوبة التقييم الموضوعي: تواجه المؤسسات صعوبة في تقييم البنود التي لها عوائد نوعية أو طويلة الأجل مثل التدريب أو البحث والتطوير، ما قد يؤدي إلى اتخاذ قرارات تركز على الفوائد قصيرة الأجل وتَغفل عن تأثيرات الإنفاق في تحقيق الأهداف بعيدة المدى.
  • مقاومة التغيير: غالباً ما تواجه الموازنة الصفرية مقاومة من الموظفين والمديرين بسبب المخاوف من نتائج التغيير أو الاعتماد المفرط على الروتين الإداري، وربما تتسبب هذه المقاومة في خلق بيئة عمل متوترة تقلل من القدرة على الابتكار والتكيف مع متطلبات الموازنة الجديدة.
  • التركيز المفرط على المدى القصير: قد يؤدي تصميم الموازنة الصفرية إلى تقليل الموارد المخصصة للاستثمارات المستقبلية بسبب التركيز على تقليص التكاليف الحالية، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى التضحية بالمشاريع التوسعية والبرامج الإستراتيجية التي تعزز النمو على المدى الطويل.
  • صعوبة التنفيذ في بيئات ديناميكية: تعاني الموازنة الصفرية من تحديات كبيرة في البيئات التي تتطلب استجابة سريعة للتغيرات المستمرة بسبب الإجراءات الإدارية الطويلة التي تتطلبها لتعديل بنود الإنفاق، وتؤدي هذه الإجراءات إلى بطء في اتخاذ القرارات الحاسمة خلال الأزمات أو التحولات السريعة، ما يعرّض المؤسسة لمخاطر تشغيلية ومالية غير متوقعة.
  • عدم التناسق بين الأقسام: في بعض الأحيان قد تؤدي القوائم المالية الصفرية إلى تضارب بين الأقسام المختلفة بسبب التنافس على الموارد وتحديد الأولويات المتناقضة، ما قد يعرقل تنفيذ إستراتيجيات المؤسسة بفاعلية.

ما أهم التوصيات التي يجب اتباعها عند إعداد الموازنة الصفرية؟

لتعزيز فعالية تطبيق الموازنة الصفرية في المؤسسات ومعالجة التحديات المرتبطة بها، يمكن اتباع التوصيات التالية:

التخطيط المسبق والإعداد الدقيق

يجب تصميم خطة تنفيذية شاملة تُحدد الأهداف والأدوار والمسؤوليات بوضوح، مع تحديد الجدول الزمني وآليات التنفيذ، إذ يساعد ذلك في تقليل العقبات الإدارية وضمان تحقيق التناغم بين الإدارات المختلفة.

توفير التدريب اللازم

يساعد تدريب الموظفين على أسس الموازنة الصفرية في بناء الوعي بأهميتها وزيادة فهم العاملين لدورهم في العملية والتخفيف من المخاوف المتعلقة بالمقاومة الداخلية، لذا يُوصى بعقد ورش عمل ودورات تدريبية متخصصة في هذا المجال.

تعزيز المرونة التشغيلية

يتطلب تصميم الموازنة الصفرية مراعاة متغيرات السوق والظروف الاقتصادية الطارئة، لذا يجب توفير آليات لتحديث الموازنة وإعادة تخصيص الموارد بسرعة لمواجهة التحديات غير المتوقعة.

دمج الموازنة الصفرية مع إستراتيجيات تخطيط أخرى

يُنصح باستخدام أدوات إضافية مثل التحليل المالي الإستراتيجي وتقييم الأداء والتخطيط طويل الأجل لضمان توافق القرارات المالية مع رؤية المؤسسة المستقبلية، ويساعد ذلك في تقليل القرارات قصيرة الأجل التي قد تؤثر سلباً على الاستدامة.

تبني التكنولوجيا والأتمتة

استخدام الأنظمة المحاسبية والتقنيات المتقدمة يمكن أن يسهل عملية جمع البيانات وتحليلها، ما يقلل من الوقت والجهد المطلوبين لإعداد الموازنة، ويوفر رؤية أعمق للنفقات والموارد المتاحة.

تعزيز التواصل والشفافية

يُوصى بإشراك جميع الأطراف المعنية في عملية إعداد الموازنة لضمان وضوح الأهداف وتجنب الصراعات بين الإدارات، لذا يجب توفير قنوات اتصال مفتوحة لمناقشة الأولويات والمساهمة في اتخاذ قرارات فعالة.

ما هي خطوات إعداد الموازنة الصفرية؟

تركز الموازنة الصفرية على تحليل كل بند من بنود الإنفاق بصورة مستقلة بدلاً من الاعتماد على الميزانية السابقة أساساً للتخطيط، ورغم فوائدها، إلا أنها تتطلب خطوات مدروسة لضمان فعاليتها، ويمكن إيجاز خطواتها بالنقاط التالية:

  • تحديد الأهداف الإستراتيجية: تحديد الأهداف طويلة وقصيرة الأجل للمنظمة وربطها بالأنشطة والبرامج المقترحة لضمان توافقها مع رؤية المؤسسة.
  • تشكيل فريق عمل متعدد التخصصات: تكوين فريق يضم ممثلين من الإدارات المختلفة لضمان تنوع الرؤى والخبرات في تحليل الأنشطة والبرامج.
  • تحليل الأنشطة والبرامج الحالية: تقييم كل نشاط وبرنامج لقياس مساهمته في تحقيق الأهداف، ومقارنة النتائج الفعلية مع التوقعات وتحديد الفجوات لتحسين الأداء.
  • تطوير مقاييس الأداء: اختيار مؤشرات قابلة للقياس والتتبع لقياس نجاح الأنشطة وضمان توافقها مع الأهداف.
  • جمع وتحليل البيانات: جمع بيانات دقيقة وشاملة عن النفقات والإيرادات، وتصنيف النفقات لتسهيل تحليل الأولويات والبحث عن فرص تحسين الكفاءة.
  • اقتراح وتقييم البدائل: تقديم بدائل للأنشطة والبرامج المكلفة وتحليل فوائدها وتكاليفها، ثم اختيار البدائل التي تحقق توازناً بين الكفاءة والجودة.
  • إعداد الموازنة وتخصيص الموارد: تخصيص الموارد المالية وفقاً للأولويات المحددة مع ضمان التوافق بين الإيرادات والنفقات لتحقيق التوازن المالي.
  • المراجعة والاعتماد: مراجعة الإدارة العليا للموازنة والحصول على موافقتها لضمان الالتزام.
  • المتابعة والتحليل المستمر: مراقبة الأداء مقابل الأهداف المحددة، وتحديد الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.

لتحميل الكتاب الإلكتروني

احصل على نسخة مجانية وشاملة لمصطلحات الموارد البشرية الشائعة بين المتخصصين، حمّل الكتاب الآن

قاموس-مصطلحات-الموارد-البشرية